La normalisation : son rôle, son fonctionnement

La normalisation est définie par le décret n° 2009-697 du 16 juin 2009. Elle sert à fournir des documents de référence élaborés de façon consensuelle par toutes les parties intéressées, relatifs aussi bien à des produits, des services, des méthodes, des processus ou des organisations. Un document est reconnu comme une norme à partir du moment où les caractéristiques qui y sont définies obtiennent le consensus de l’ensemble des acteurs du secteur et qu’il est établi par un organisme de normalisation reconnu.

La norme permet à la fois de s’entendre sur un langage commun et d’harmoniser des pratiques. Elle est aussi un facteur permettant de faciliter la compatibilité technique de matériels et l’interopérabilité de systèmes. Elle fournit des modes de preuve de conformité à la réglementation et donne ainsi confiance aux utilisateurs, aux consommateurs, aux pouvoirs publics. La norme propose des solutions aux questions techniques, commerciales et sociétales. Elle représente donc l’état de l’art à un moment donné. En règle générale, une norme n’est pas obligatoire, son application résulte d’un choix volontaire. Mais pour des raisons d’ordre public, de santé, de sécurité, etc., elle peut être rendue obligatoire par les pouvoirs publics1.

L’organisation de la normalisation

L’ISO2, Organisation internationale de normalisation, créée en 1947 afin de « faciliter la coordination et l’unification on internationales des normes industrielles », est l’organisme chargé d’établir les normes internationales. Seuls les organismes de normalisation nationaux peuvent participer à l’ISO.

Les normes ISO sont élaborées au sein de comités techniques (TC : Technical Committee) et de sous-comités constitués d’experts représentants des délégations nationales et non pas les établissements pour lesquels ils travaillent.

Normes Internationales : reprises volontaires

En France, l’AFNOR3, placée sous la tutelle du ministère chargé de l’Industrie, est d’une part responsable de la coordination des activités de normalisation au niveau national, et elle est d’autre part chargée de l’élaboration de normes dans les secteurs transversaux, dont celui de l’information et de la documentation (la normalisation dans des secteurs ciblés étant prise en charge par des bureaux de normalisation sectoriels - BN).

Le rôle des organismes de normalisation nationaux est d’animer et de coordonner les travaux, de servir d’appui et de conseil aux experts en leur fournissant leur connaissance du système normatif. De leur côté, les experts apportent leur compétence technique et leur connaissance des enjeux du secteur, défendent leur position, participent à la prise de décisions et représentent la France dans les travaux de normalisation internationaux.

Processus d’élaboration d’une norme AFNOR

Nous partirons de l’exemple d’une norme française homologuée (dont le processus d’élaboration diffère légèrement de celui d’une norme ISO). Lorsqu’un besoin est identifié et après s’être assuré que le besoin était partagé par un ensemble d’acteurs représentatif, les membres de la commission de normalisation rédigent un projet de norme, en recherchant le consensus sur tous les aspects du projet. Une fois ce dernier validé par la commission, il est soumis à une enquête publique, en général de deux mois, au cours de laquelle toute personne peut participer et donner son avis. La norme est ensuite publiée en tant que norme française homologuée (« NF »). Par ailleurs une norme n’est jamais figée. Elle est en effet soumise automatiquement à une révision quinquennale, lors de laquelle la commission peut décider de réviser cette norme si besoin, ce qui lui permet d’être toujours en phase avec l’actualité.

Constitution du ISO/TC 46 et suivi par les commissions AFNOR/CG 46

ISO/TC 46 - Information et documentation	AFNOR/CG 46 - Information et documentation
WG 2 Codes des noms de pays	GE2 Code pays
WG 3 Conversion des langues écrites
WG 5 Boîtes à archives (dissous en 2010)	CG 46/CN 10 - Conservation des documents
WG 6 Stockage pour matériaux d’archives
TC 46/SC 4 - Interopérabilité technique	CG 46/CN 4 - Interopérabilité technique
TC 46/SC 8 - Qualité - Statistiques et évaluation des résultats	CG 46/CN 8 - Évaluation des résultats
TC 46/SC 9 - Identification et description	CG 46/CN 6 - Numérotation et identification
	CG 46/CN 357 - Modélisation, production et accès aux documents
TC 46/SC 11 - Records Management	CG 46/CN 11 - Gestion des informations et documents d’activité

En information et documentation

À l’ISO, l’élaboration de normes dans le domaine de l’information, de la documentation et de l’archivage se fait principalement au niveau du comité technique ISO/TC 46 « Information et documentation ». Le TC 46 a pour objet la normalisation des pratiques relatives notamment aux bibliothèques, aux centres de documentation et d’information, à l’édition, aux archives, à la gestion des informations et documents d’activité, aux sciences de l’information4. Le TC est composé de sous-comités, constitués eux-mêmes de groupes de travail. En fonction de leur objet, certains groupes de travail sont directement rattachés au TC.

La France (AFNOR) détient actuellement le secrétariat du TC 46, et a proposé à la présidence en 2009 Françoise Pellé, directrice de l’ISSN, nomination validée jusqu’en 2014. Une position qui s’avère stratégique s’il en est pour faire reconnaître les intérêts français dans ce domaine.

D’autres comités techniques intéressent aussi le monde de l’information, de la documentation et de l’archivage : le TC 171 « Applications en gestion des documents » (contrôle qualité et intégrité des documents), le TC 176 « Management et assurance de la qualité », ainsi que le comité technique conjoint ISO/CEI JTC 1 « Technologie de l’information ».

Au plan français, le miroir du comité technique ISO/TC 46 « Information et documentation » est la commission générale CG 465 « Information et documentation », qui coordonne un ensemble de commissions nationales, dont certaines constituées en groupes d’experts, le secrétariat étant assuré par l’AFNOR. Les commissions nationales relevant de la CG 46 ont la responsabilité de produire les normes françaises applicables au secteur de l’information et de la documentation, de contribuer à l’élaboration des normes internationales ainsi que de fournir les versions françaises de ces dernières. Les grands axes qui y sont poursuivis sont de plusieurs ordres : la terminologie, la description documentaire, la production de documents numériques et de leurs métadonnées, l’accès à l’information, la préservation et la gestion des droits de la propriété intellectuelle, l’échange des données bibliographiques, la conservation des documents, l’organisation, la gestion et l’évaluation de son activité.

Les experts participant à ces commissions nationales viennent d’horizon divers : bibliothécaires, archivistes, documentalistes, mais aussi éditeurs, sociétés de gestion de droits, industriels, chacun venant faire valoir ses intérêts mais aussi faire avancer le processus normatif en information et documentation.