La fusion des universités de Lorraine est à la fois un défi et une chance pour les quatre services communs de la documentation de :
- l’Institut national polytechnique de Lorraine (INPL), présidé par François Laurent ;
- l’université de Metz – Université Paul- Verlaine (UPVM), présidée par Luc Johann ;
- l’université Nancy-I – Université Henri- Poincaré (UHP), présidée par Jean- Pierre Finance ;
- l’université Nancy-II, présidée par Martial Delignon.
Un défi car il faut penser un service commun de la documentation unique dans un cadre encore en construction ; une chance car cela oblige à porter un regard plus distant sur les fonctionnements actuels.
Vers un SCD unique
La fusion des quatre universités lorraines en une structure unique, « université de Lorraine », implique de considérables bouleversements structurels, organisationnels et fonctionnels. Courant 2012, il n’existera donc plus qu’un seul SCD lorrain regroupant environ 250 agents, assurant près de 3,5 millions d’euros de dépenses documentaires et comprenant 20 bibliothèques intégrées réparties sur 10 villes de Lorraine… Bien qu’entretenant des liens forts depuis longtemps, les quatre SCD actuels ont cependant des modes de fonctionnement et d’organisation très différents. En plus des groupes de travail thématiques, un groupe « Gouvernance du SCD lorrain » a été constitué afin d’établir un état de l’existant mais également et surtout de proposer un futur système de fonctionnement opérationnel et efficient, à la fois pour les usagers et pour les personnels. Cette démarche complexe mais passionnante est portée par les directeurs et directeurs- adjoints des SCD et accompagnée par une consultante interne, spécialisée en gestion du changement et qualité. Elle devrait aboutir à l’automne 2011 sur une proposition d’organisation originale et innovante.
OPAC lorrain
Un groupe de travail a été constitué avec des représentants des SCD et des centres de ressources en informatique (CRI) ; il est à noter que l’implication et la participation des CRI ou des technologies de l’information et de la communication pour l’enseignement (TICE) dans les différents projets des SCD est quasi systématique depuis plusieurs années. Le groupe de travail a une mission qui est l’étape préalable à la mise en place d’un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) commun. Ainsi deux hypothèses ont été envisagées :
- utiliser le plus robuste des 4 SIGB existants comme SIGB commun,
- mettre en place un OPAC (Online Public Access Catalog) déporté.
C’est cette dernière solution qui a été retenue.
Cette solution présente l’avantage d’être hébergée et peu coûteuse. Elle répond correctement aux exigences techniques et aux améliorations préconisées au départ, et satisfait les quatre SCD par le peu d’investissement humain et financier qu’elle nécessite.
La proposition repose sur une brique logicielle pour la recherche fédérée (Pazpar2) et une interface de consultation développée en fonction de nos besoins. Cette interface de consultation est composée de pages statiques et de pages dynamiques entièrement paramétrables et dont nous acquérons la maîtrise de mise à jour. La partie « recherche fédérée » est également paramétrable afin de permettre de réaliser des opérations de tri, de fusion, de classement, de génération de facettes ; elle est capable d’interroger plusieurs centaines de cibles simultanément. Elle a la particularité d’être intégrable dans des outils existants. Elle dispose de connecteurs permettant d’interroger des sources de natures différentes comme une archive ouverte, des bases SQL (Structured Query Language)...
Cette solution hébergée (pas de maintenance logicielle) permet toute la flexibilité nécessaire pour faire la transition entre la situation actuelle et une réinformatisation de grande ampleur au niveau de l’UDL.
Elle a le mérite de ne pas exiger d’investissement humain autre que celui de la conception initiale et des éventuelles modifications (les CRI ne sont pas sollicités !), et le mérite d’être un investissement financier raisonnable et accessible.
La mise en place est en cours à l’adresse suivante : http://lorraine.tamil.fr.
Vers un SIGB unique
À ce jour les quatre établissements utilisent trois SIGB distincts. L’objectif du groupe de travail est d’étudier la migration de tous vers un SIGB unique.
La première phase des travaux consiste en l’étude des systèmes d’information documentaire et des organisations respectives. Ce travail préalable primordial est au cœur de tous les échanges.
La seconde phase, actuellement en cours, consiste en la réalisation d’un « cahier des souhaits pondérés » visant à mettre en évidence les fonctionnalités attendues par le futur SIGB.
La troisième phase consistera à définir un choix stratégique parmi les options suivantes :
- utilisation d’un des 3 SIGB existants,
- tilisation d’un autre SIGB propriétaire,
- utilisation d’un SIGB répondant aux spécificités des logiciels libres.
Ce choix sera fortement influencé par la qualité des offres actuellement disponibles. La dernière phase consistera bien évidemment à migrer les SIGB actuels vers le SIGB retenu. Une attention toute particulière sera accordée à la formation des agents des différentes structures.
Archive ouverte Thèses électroniques
Les réflexions sur la valorisation de la production scientifique des universités lorraines ont abouti en 2010 avec l’installation et le paramétrage du logiciel ORI-OAI (Open Archives Initiative) qui devient l’outil principal de traitement des thèses de doctorat des quatre universités mais aussi des thèses d’exercice et, progressivement, des mémoires (master, ingénieurs, et filières médicales).
Baptisée PÉTALE1 (Publication et travaux académiques de Lorraine), la plateforme de diffusion des thèses et mémoires de l’UDL a été officiellement lancée le 11 février 2011, offrant pour commencer un total de près de 2 000 documents librement accessibles en ligne. Ce premier jalon dans la diffusion de la production universitaire devrait être suivi dans les prochains mois par la mise en place d’un outil de dépôt et de diffusion des publications scientifiques. Cette nouvelle étape, préparée par un groupe de travail allant au-delà des SCD, s’inspire de l’exemple de l’université de Liège. À ce titre, l’archive ouverte de l’université de Lorraine visera à recueillir l’ensemble des publications des enseignants-chercheurs (articles, communications...) de l’UDL. La politique de dépôt envisagée rappelle en outre le principe d’un dépôt unique et l’impératif d’une connexion forte du futur outil avec la plateforme de dépôt HAL (Hyper article en ligne). La mise en production est prévue dans le courant de l’année 2012.
Documentation électronique
Un travail est mené sur la documentation électronique, afin de rationaliser des abonnements et des achats concernant désormais le public des quatre SCD. La documentation électronique fait déjà l’objet d’une concertation entre les SCD des universités de Nancy, et certains abonnements, qui intéressent plusieurs SCD, ont été pris conjointement par les universités. La fusion des universités de Lorraine impose de repenser à la fois le contenu et le périmètre des abonnements et des achats de documentation électronique, au vu des besoins et de l’usage actuel en la matière. Ce travail d’analyse s’accompagne en outre d’une étude de l’impact financier du changement de périmètre de la documentation électronique.
« L’université de Lorraine »
Le projet de décret créant cette future université lui prévoit un statut de grand établissement.
http://vers.univ-lorraine.fr
Par ailleurs, et pour permettre une exploitation optimale de ces ressources, une réflexion est menée sur deux services : d’une part l’installation d’un résolveur de liens pour l’ensemble de la documentation électronique du SCD de la future université de Lorraine, en remplacement de l’outil du SCD de l’université de Metz et de l’outil commun des SCD des universités de Nancy, et d’autre part l’adoption d’une solution commune pour l’accès à distance aux ressources numériques ; là encore, le travail d’harmonisation des solutions techniques déjà accompli (le même outil est utilisé en commun par les SCD des universités de Nancy, et équipe également le SCD de l’université de Metz) nous donnera un point de départ solide.
La formation des doctorants
Le plan de formation proposé, qui a démarré dès les premières semaines de l’année 2011, s’appuie sur les dispositifs précédemment en place dans les différentes universités et se veut le plus modulaire possible. Le doctorant peut choisir, en fonction de son temps et de ses besoins, dans un panel de quinze séances courtes, allant d’une heure à une journée au maximum. Ces séances sont regroupées en huit compétences, parmi lesquelles :
- optimiser sa recherche sur Internet,
- trouver des articles scientifiques en ligne,
- trouver des brevets en ligne,
- gérer sa documentation,
- connaître l’environnement de la publication scientifique…
Des parcours transversaux sont également proposés. Le second semestre de l’année universitaire 2010-2011 constituera un galop d’essai de ce nouvel outil. Hasard du calendrier, cette première édition d’un plan de formation commun bénéficiera de la mise en place de Platine, une base de données UDL sur la formation des doctorants visant à coordonner et promouvoir les offres existantes.
Réflexion qualité
Le groupe de travail Qualité vise à promouvoir et développer la réflexion des SCD, qui porte sur les usagers, l’adéquation des services rendus et l’opportunité de services nouveaux.
- L’enquête LibQUAL+ est le premier levier. Elle nous permettra de disposer d’une évaluation de nos services. De plus, nous en attendons une ouverture aux perceptions des usagers, afin de mieux les satisfaire. L’objectif est aussi de disposer avant la fusion d’une photographie de nos publics dans leurs diversités. Cela nous permettra d’effectuer des comparaisons à la suite de la fusion.
- Le second levier du groupe de travail consiste à proposer des solutions en termes organisationnels. Dans la perspective de la fusion, il est nécessaire d’identifier clairement nos atouts et nos faiblesses respectifs, ce afin de réussir l’harmonisation de nos pratiques et de nos valeurs. Si l’un des enjeux majeurs, en interne comme en externe, de la réussite de la fusion réside dans notre capacité à produire de l’information de qualité, le groupe de travail Qualité entend y contribuer.
L’ensemble des réflexions menées depuis la création de ces différents groupes de travail et la validation prochaine des solutions qu’ils auront préconisées feront du futur service commun de la documentation de l’université de Lorraine un organisme d’emblée opérationnel, doté d’outils performants, à l’heure pour l’échéance de janvier 2012, prêt à faire face aux défi du monde universitaire à venir.
