Depuis son origine, le projet SGBm a été encouragé et suivi par l’Association des directeurs de bibliothèques uersitaires (ADBU). Ambitieux, fédérateur, conforme à la tradition collective du réseau des directeurs de bibliothèques universitaires, ce projet de ré-informatisation à l’échelle du territoire national traduisait une approche volontariste portée par l’Abes et plébiscitée par les établissements.

Membre du comité national de pilotage du projet, le président de l’ADBU porte la voix des établissements, qui s’exprime par divers canaux, notamment auprès de la commission Signalement et Système d’information (SSI). Depuis la conception du projet et le lancement du dialogue compétitif, cette commission suit avec un intérêt déclaré l’avancée des travaux, menant l’exercice parfois difficile d’un dialogue constant entre le réseau des bibliothèques et les partenaires du projet, établissements pilotes et Abes. Conserver la cohérence entre les visées d’efficacité collective du projet et l’évolution des services et systèmes de l’Abes est son objectif premier : l’enjeu majeur et prioritaire du signalement partagé des ressources électroniques, les innovations technologiques nécessaires pour assurer la synchronisation des échanges de données entre les SGBm et le réacteur de l’ABES, la garantie d’un calendrier opérationnel en phase avec les urgences des établissements et les contraintes financières sont autant de points de vigilance permanents de l’ADBU.

Dans cette dynamique, l’ADBU apporte depuis l’origine une contribution multiforme : de la présentation publique et table ronde lors des journées Abes ou de journée thématique à la BULAC, aux côtés des sites pilotes lors de la commande d’études spécifiques, telle celle de coût SGBm d’octobre 2015. Elle s’attache ainsi à accompagner les établissements dans leur choix en promouvant un niveau d’information adapté et suffisant.

Des attentes claires

Ce lien entre l’Abes et le réseau doit permettre une modernisation homogène des systèmes d’information au niveau du territoire national avec un enjeu double :

• établir un triplé gagnant : homogénéisation, performance et innovation. Si la ré-informatisation des bibliothèques universitaires s’impose avant tout comme un projet d’établissement, l’ADBU approuve l’Abes dans son rôle d’Agence bibliographique nationale pour permettre l’opportunité rare d’homogénéiser et améliorer les pratiques de signalement et de développer de nouveaux services, notamment sur les ressources électroniques, enjeux majeurs au cœur de cette dynamique. Garante du développement de standards (en lien avec la BnF et d’autres organismes internationaux) et de leur interopérabilité à l’échelle du réseau, l’Abes doit jouer un rôle central dans la performance collective de ce réseau en cours de rénovation.

• respecter la situation actuelle des bibliothèques universitaires et le rythme de leurs évolutions respectives ainsi que les contraintes des autres partenaires publics de l’Abes, aux calendriers et priorités différenciées.

Aux premiers rangs des attentes, le SGBm est né de la volonté d’intégrer nativement la gestion des ressources électroniques dans une chaîne collective de signalement. L’ambition est de ne pas renier la qualité qui démarque les données produites par le réseau de celles contenues dans des bases de connaissance commerciales, sans pour autant ignorer leur nécessaire prise en considération. Tout l’enjeu est de tirer le meilleur de ces réservoirs de données tout en maîtrisant l’enrichissement que nous en ferons collectivement. Dans un environnement très compétitif de la production, de la diffusion et de l’exploitation de la donnée, au cœur de nos métiers, l’action de l’Abes est fortement attendue par le réseau et l’ADBU sur cette dynamique délicate, avec la confiance accordée à l’Agence qui a su créer le catalogue collectif Sudoc, dont la qualité n’est plus à démontrer.

Avec ce projet, un autre défi majeur, un risque collatéral pour ainsi dire, est apparu : celui de préserver un réseau national, riche de ses différences, et une communauté de pratiques à l’épreuve du temps jusqu’à présent. Ce réseau protéiforme s’est construit autour de la réussite du Sudoc, outil de signalement collectif et partagé. La nouveauté (toute relative) des supports numériques ne saurait provoquer un changement de paradigme non souhaité, fondé sur une incohérence non maitrisée et entraîner l’atomisation de ce réseau malgré lui. Paradoxalement, en France, notre défi réside davantage dans les modalités de préservation d’un réseau qui a su conjuguer solidité et diversité, porté par des professionnels identifiés et reconnus que de sa construction à l’occasion du projet SGBm. Le cœur du projet porte donc sur une transformation conjointe de l’Abes et du réseau plus que sur un changement de positionnement, du local vers le national. Proposer et moderniser les services existants (Sudoc, thèses.fr, etc.) tout en innovant pour un réseau qui s’inscrit désormais dans un système d’échange de données à l’échelle internationale, telle est la difficulté actuelle que l’ADBU tient à souligner.

Le SGBm, un catalyseur de changements

Souvent présenté comme un changement de système d’information, avec la complexité inhérente à ce type de projet, le SGBm constitue aussi une opportunité de repenser les circuits de travail, optimiser les process et ouvrir une réflexion-action sur la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEEC) par le biais d’un projet « coeur de métier ». Le SGBm apporte un cas d’école séduisant pour substituer aux développements théoriques sur la transition entre formation continue des personnels et GPEEC la réalité d’une demande concrète et immédiate.

Nouveaux process, nouvelles compétences, nouveaux services : par la mise à disposition ou le développement d’API, de widgets ou de webservices, l’accompagnement de nouveaux services se poursuit dans le sens d’une meilleure intégration dans les environnements web des étudiants comme des enseignants-chercheurs. Le SGBm doit permettre d’accompagner l’agilité nouvelle attendue tant en termes de pédagogie que de recherche. Comme tout autre SI métier, le SGBm a vocation à s’inviter également dans l’urbanisation des SI des établissements, facilitant un interfaçage utile et nécessaire avec les SI RH, finances, recherche etc. dans un souci de fluidité et fiabilité des informations échangées et dans la recherche d’une potentielle économie en coût consolidé : mode Saas, mutualisation de compétences, accélération et simplification des transferts d’information financière (via EDI) et de ressources humaines, mise à jour des données et services etc.

Être de la partie, au sein des établissements et au cœur des territoires

Le projet SGBm s’est construit autour d’établissements pilotes qui disposaient d’un système d’information documentaire à moderniser à court terme ou d’une organisation en pleine transformation. Pour eux comme pour les établissements qui ont signé l’accord-cadre national auprès de l’Abes, il a fallu un travail de persuasion long et récurrent des instances de gouvernance des établissements, travail essentiel pour la réussite du projet.

Parce qu’il oblige à repenser ses pratiques, le SGBm est un levier d’accompagnement au changement pour s’adapter à une chaîne logistique, administrative et fonctionnelle qui a beaucoup évolué avec le développement des pratiques, du web et des solutions logicielles. Ce constat dépasse nos métiers : les applications de gestion administrative sont aussi en pleine transformation. En prenant les devants, au cœur d’une réflexion large sur l’urbanisation des systèmes d’information au sein des établissements de l’ESR, les bibliothèques peuvent en devenir acteur, en faisant valoir leur culture de la validité de la donnée et de son interopérabilité. C’est aussi la simultanéité d’une ré-informatisation métier largement partagée sur un territoire et pilotée par une Agence nationale qui donne aux bibliothèques l’opportunité de participer d’une évolution générale pour y inscrire leur métier plutôt que de la subir.

Un suivi sur mesure pour un projet national

Au-delà de la documentation et de l’IST, c’est la problématique plus générale de l’évolution des métiers et des organisations que le SGBm permet de toucher du doigt : en favorisant l’interfaçage avec les autres SI métiers par un biais basiquement informatique, en invitant à s’interroger sur les périmètres respectifs des SCD et autres bibliothèques de l’ESR avec les directions de la recherche, de la vie étudiante etc., en rapprochant les filières administratives, bibliothèque et ITRF, le SGBm invite à interroger l’étanchéité actuelle des métiers et des organisations au sein des établissements, à oser parfois des néologismes comme le nécessaire « désilotage » des métiers.

Fondé sur un socle de notre métier, la qualité des données, et sur l’évidence d’un réseau de professionnels investis et emmenés par l’Abes, le SGBm se présente comme un projet de service plus que comme un simple projet de ré-informatisation, aux enjeux majeurs de positionnement dans les établissements ou au sein d’un territoire, d’inscription volontariste dans un schéma désormais international d’échange des données, d’évolution de métiers et d’organisation. Sous réserve d’une ambition active et partagée par le réseau dans toute sa diversité et l’Abes, mais respectueuse des calendriers et contraintes de chacun.

The Adam Forepaugh and Sells Brothers - America’s greatest shows consolidated, c 1898.

Source : Library of Congress Prints and Photographs Division