Le centre régional « Sciences juridiques, économiques et politiques » du Système universitaire de documentation pour les publications en série (le CR 27 du Sudoc-PS) gère un ensemble de 58 bibliothèques ou centres de documentation (dont 19 non déployés dans le Système universitaire de documentation), spécialisés dans les disciplines dominantes de la bibliothèque Cujas. Depuis l’été 2008, au sein du département des périodiques de la bibliothèque, un conservateur (à raison de 20 % de son temps) et deux bibliothécaires adjoints spécialisés (à raison de 30 % de leur temps) s’investissent pour mettre à jour ce réseau.

Priorité aux « non déployées »

Pour relancer le réseau, la priorité a été de renouer le contact avec l’ensemble des bibliothèques non déployées, par de nombreuses démarches (appels téléphoniques, courriels, déplacements) afin de bien analyser leur degré d’implication, les soucis qu’elles ont pu rencontrer pour constituer leurs états de collection, mais aussi leur volonté ou non de demeurer dans le réseau du Sudoc-PS. Ce fut l’occasion d’informer à nouveau les participants du rôle joué pour eux par le centre régional, de signer de nouvelles conventions, de compléter leur notice RCR (Répertoire des centres de ressources présents dans le Sudoc) et, peu à peu, d’entamer un processus de mise à jour de leurs localisations dans le Sudoc.

Pour parachever la relance du CR 27 tout en élargissant sa stratégie de communication, une première journée réseau fut organisée le 26 janvier 2010 (9 h 30 – 13 h 30). Seules les bibliothèques non déployées y étaient conviées. Si nous maintenons un contact important avec les bibliothèques déployées, notamment en ce qui concerne le contrôle de leurs dossiers ISSN (International Standard Serial Number), notre travail principal est actuellement de valoriser notre réseau non universitaire et de prospecter en Île-de-France de nouveaux centres à intégrer. C’est une démarche que nous souhaitons formaliser par le biais d’un « plan de développement » conventionné avec l’ABES. De plus, il semblait important de réunir pour la première fois autour d’une table, des représentants d’établissements extrêmement divers afin qu’ils prennent conscience, malgré leurs différences, d’appartenir à un même réseau en lien avec l’université.

Les 19 bibliothèques concernées (moins une, excusée) se sont montrées très demandeuses d’une telle manifestation. Plusieurs d’entre elles se trouvaient représentées par deux personnes, preuve de leur intérêt pour la journée. Elles avaient été contactées par courriels, puis par une invitation sous forme de courrier accompagnée d’un programme, plusieurs semaines à l’avance, afin de s’assurer de leur disponibilité. En outre, des représentantes de deux bibliothèques en voie d’adhésion (bibliothèque du Conseil d’État et centre juridique de l’AFD, l’Agence française de développement) se trouvaient, elles aussi, invitées, ainsi qu’un collègue responsable du CR 25. Il est en effet assez intéressant de pouvoir faire intervenir un autre responsable de CR pour illustrer la diversité des centres régionaux du Sudoc-PS, réalité qui échappe souvent aux bibliothèques membres. Le public comptait ainsi une assistance de 27 personnes.

Sous le signe de l’information et du débat

• La réunion s’est tenue à la bibliothèque Cujas et fut introduite par son directeur, Jean-Émile Tosello‑Bancal, qui rappela l’apport d’un centre régional du Sudoc-PS au sein d’une bibliothèque CADIST (centre d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique), mais aussi la volonté de partenariat de la bibliothèque Cujas avec les bibliothèques participantes à ce réseau pour des projets communs : cartographie documentaire à l’échelle régionale, guide du chercheur, etc. Dès l’introduction, les prémices de ce qui pourrait se révéler des chantiers d’avenir pour le CR 27 ont ainsi été évoquées, sensibilisant l’auditoire à des thématiques interbibliothèques. Le chef du département des périodiques présenta ensuite l’organisation interne du service, le circuit du document tel qu’il y est traité depuis la commande jusqu’à sa reliure et les forces consacrées à l’activité du CR 27, démontrant ainsi l’intérêt que peut représenter, pour le département, l’expertise catalographique acquise dans le cadre du CR. Puis, le responsable du CR 27 entreprit de décrire l’activité du centre au cours des 18 mois écoulés. Cette présentation se voulait pédagogique en insistant sur le positionnement du réseau dans le contexte national. En effet, tous les membres participants ne sont pas forcément au fait, ni au même degré, du rôle de l’ABES et de l’évolution du catalogue du Sudoc, ni de l’historique du catalogage des publications en série – du Catalogue collectif national au Système universitaire de documentation (du CCN-PS au Sudoc-PS).

• Dans un deuxième temps, un bilan fut dressé de l’état d’avancement des chantiers mis en place : relance des conventions, des notices RCR, mise à jour des états de collection. Pour ce dernier point, un tableau inspiré du module Webstats et projeté sur grand écran, récapitulait l’évolution des états de collection du CR 27 dans le Sudoc, bibliothèque par bibliothèque et de deux mois en deux mois (pour un total de 16 323 localisations en janvier 2010). Dans la mesure où le cas de chacune des bibliothèques fut évoqué, cela contribua à susciter un échange entre les divers représentants sur leur manière de faire, et entre eux et l’équipe du CR sur l’avancement de ce travail, leurs difficultés à fournir des listes, la forme à leur donner ou bien la manière pour le centre de les traiter. Ce fut le moyen choisi pour sensibiliser les participants au travail minutieux réalisé par les deux bibliothécaires adjoints spécialisés selon les normes catalographiques en vigueur.

• Dans un troisième volet, la procédure de la constitution des dossiers ISSN fut rappelée, pas à pas, avec exemple à l’appui de l’une ou l’autre bibliothèque présente ; notamment, dans le cas des vingt-quatre Journaux officiels allemands créés pour la bibliothèque administrative de la Ville de Paris.

• Pour finir, certains projets furent évoqués. À moyen terme, la possibilité de devenir entrée secondaire (accès à une interface professionnelle réduite de WinIBW pour modifier ses localisations) ou d’accéder à l’interface WebPeb. Sur ce dernier point, à la demande de quelques-unes des bibliothèques présentes, l’ABES a été relancée pour fournir un texte de convention propre aux centres non déployés, le texte existant pouvant prêter à confusion. À plus long terme, certains produits documentaires pourraient voir le jour, à l’instar du Guide POP (Publications officielles parlementaires) réalisé en 2008 conjointement par la bibliothèque Cujas et les bibliothèques du Sénat et de l’Assemblée nationale (Cf. site de la bibliothèque Cujas, section des guides). Un petit débat s’est aussi enclenché au sujet de la conservation partagée pour les périodiques juridiques, idée neuve pour la plupart des participants. Ce fut l’occasion, de manière informelle, de présenter l’état de ce dossier auquel la bibliothèque Cujas commençait tout juste à réfléchir.

• Enfin, deux représentants des bibliothèques présentes prirent à leur tour la parole pour présenter leurs collections et leurs spécificités mais aussi leurs relations avec le CR. Il s’agit de la bibliothèque du ministère des affaires étrangères, récemment installée à La Courneuve et dotée d’un fonds ancien, très riche et spécialisé en diplomatie, histoire, science et droit, passée de 72 à 1 768 localisations à ce jour. L’implication du responsable fut grande pour qu’au moment de l’ouverture officielle du site, la majorité des titres soient visibles dans le Sudoc. Puis ce fut le tour de la bibliothèque du centre d’études, de documentation, d’information et d’action sociale (CEDIAS), créée en 1894 et consacrée à l’information et à la réflexion sur les questions sociales, et plus spécifiquement aux problèmes de l’action sociale, passée de 65 localisations à 592 à ce jour, avec une prévision totale de 1 500. C’est une bibliothèque dotée d’un riche fonds mais en sous-effectif, que le CR 27 aide avant qu’elle puisse adopter elle-même son rythme de croisière comme entrée secondaire. Pour ces deux bibliothèques, des dossiers ISSN de créations de titres sont en cours. Ce fut, là encore, l’occasion d’échanges entre participants sur la diversité des organismes représentés dans le réseau. Une visite très appréciée de la bibliothèque Cujas a conclu la réunion. Une pause café avait aussi été l’occasion de discussions plus informelles.

GROTIUS, Hugo

Rendez-vous en 2011

L’esprit de cette journée fut avant tout d’informer les participants du rôle du réseau, de leur apport particulier au sein d’un organisme national et de les laisser réagir à tout ce qui leur était présenté. Les réactions ont été très positives, manifestant un grand intérêt. À la suite de la réunion, certains documents jusque-là manquants ont été renvoyés : dernières conventions, ultimes notices RCR à jour et compléments de listes d’états de collection. Deux demandes pour devenir entrée secondaire ont aussi été émises, ainsi que le souhait d’une (re)formation à la saisie des états de collection de la part d’une bibliothèque déjà entrée secondaire. Un autre centre a souhaité un audit sur ses collections de périodiques. Un dossier avait été constitué avec quelques informations essentielles, tandis qu’une nouvelle page consacrée au CR était ouverte sur le portail de la bibliothèque Cujas. Cela a permis de mettre en ligne le diaporama projeté ainsi que le compte rendu de la journée. Une liste de diffusion, après cette journée, a elle aussi été constituée.

Date a été prise, à l’été 2011, pour une nouvelle journée, sans doute à La Courneuve, à la bibliothèque des Affaires étrangères. Il est prévu d’y associer les bibliothèques déployées, ainsi que des intervenants extérieurs, notamment l’ABES. Progressivement, ces réunions ont pour vocation de prendre de l’ampleur et de devenir un lieu d’information, de projets et de débats. Ce sera un moyen d’associer le réseau du CR 27 à des chantiers documentaires plus importants, à l’échelle de l’Île-de-France, ou même à l’échelle nationale, avec comme but principal d’améliorer toujours davantage la couverture documentaire des ressources continues et de faciliter l’accès aux collections, au bénéfice de la communauté scientifique.