Le besoin de se connaître soi-même

Tant que l’UPSaclay était une Comue (Communauté d’universités et établissements), la définition du pay­sage de la recherche était un exercice indispensable, mais délicat puisque chaque établissement membre conservait toute son autonomie. D’abord cantonnée à la définition de communautés disciplinaires au sein de la Comue, la bibliométrie avait pour cadre une construction, nécessairement scrutée, de synergies entre institutions. Des « départements » disciplinaires et trans-institutionnels venaient structurer un groupe d’institutions transdisciplinaires. Ainsi, la bibliométrie avait pour objectifs d’abord d’étudier les forces et faiblesses des groupements prévus, puis d’identifier l’impact potentiel des stratégies de fusion envisagées. Cette structuration transversale impliquait des défis techniques : la Comue puis EPE (Établissement public expérimental) ont regroupé et regroupent des parties d’ONR (Organismes nationaux de recherche) et de grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec et l’Institut d’Optique Graduate School ont chacun des campus et centres de recherche hors d’Ile-de-France, qui ne sont pas intégrés à l’UPSaclay). Les institutions qui participaient aux départements n’étaient donc pas monolithiques. Qui plus est, chaque unité de recherche pouvant participer à plusieurs départements, il a été nécessaire de passer par des limites disciplinaires de périmètres au sein de chaque laboratoire participant à plusieurs dépar­tements, l’autonomie des établissements rendant inutilisable un découpage administratif par équipes.

Ce graphique représente la répartition des documents de l’université Paris-Saclay sur Scopus et HAL sur la base du DOI, par rapport au ratio d’accès ouvert.

Ce défi technique a été relevé grâce à l’outil interne de suivi des publications, Bibliolabs

Voir : Vincent Thébault, « BiblioLabs, un outil au service du pilotage de l’université Paris-Saclay », Arabesques 96 | 2020. https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=1478

, qui gère des référentiels d’établissements, de laboratoires, de disciplines, reliés entre eux et à une base bibliogra­phique constituée des publications dont la signature mentionne un des laboratoires du référentiel. Le découpage disciplinaire a nécessité des échanges nourris avec les responsables des entités interrogées, afin que la définition bibliométrique corresponde au mieux à la réalité organisationnelle. Ainsi, chaque communauté peut utiliser les indicateurs produits pour montrer sa place réelle ou préfigurée en addi­tionnant les différentes équipes thématiques réparties dans les laboratoires de l’université.

Lors de la fusion entre la Comue et l’université Paris-Sud, donnant lieu à la création de l’UPSaclay, de nombreuses structures de recherche ont été réor­ganisées. Un important travail de mise en conformité du référentiel des laboratoires a été nécessaire, non seulement dans BiblioLabs, mais aussi dans IdRef et dans HAL, l’UPSaclay préparant l’ouverture de son portail HAL tout en maintenant d’autres référentiels. Le suivi bibliométrique a donc nécessité la gestion des changements de noms et de tutelles dans Bibliolabs.

Même ainsi, des limites communes à toute activité bibliométrique empêchent d’appréhender la totalité des publications concernées

Des pratiques de signatures dans certaines disciplines privilégient les activités non universitaires (fonctions hospitalières, avocats) et ne mentionnent donc pas l’appartenance à l’université. De plus, les sources actuelles de BiblioLabs couvrent mal certains champs disciplinaires.

. Afin de combler cer­taines de ces lacunes, l’utilisation de l’annuaire a été rendue possible par la fusion de la Comue et de l’université Paris-Sud pour une partie des personnels

https://fr.slideshare.net/ lbellier/aligner-ses-autorits-avec-viaf-et-idref

, mais la couverture reste encore imparfaite.

Le besoin de piloter la recherche

La classification disciplinaire ne va pas sans défis. Les communautés ont un vocabulaire propre qui ne correspond à aucune classification normée, mais recouvre des réalités spécifiques à la recherche locale. Il a donc été nécessaire de présenter à chaque responsable d’unité de recherche le fonctionnement des classifications disciplinaires fondées sur les revues qu’utilisent les plateformes les plus communes (Web of Science et Scopus), les recoupements qu’elles impliquent et les biais qu’elles induisent. Un tel exercice, même s’il doit être répété lorsque les entités évoluent et que les interlocuteurs changent, est néces­saire pour que la bibliométrie serve la communauté et que celle-ci se reconnaisse dans les données produites sur elle. Ainsi, chaque communauté peut utiliser les indicateurs produits non seulement pour montrer sa place, mais aussi pour évoluer et confirmer ses forces ou corriger ses points faibles à partir de données qu’elle a pu s’approprier et comprendre.

Cette appropriation est la différence la plus importante entre une bibliométrie de pilotage et une bibliomé­trie de promotion. Les communautés de recherche souhaitent naturellement comprendre et analyser l’impact de leurs travaux sur leurs pairs. C’est ce que permet la bibliométrie de pilotage, où sont analysées des communautés au sein d’un même ensemble pour comprendre les dynamiques à l’œuvre, ce qui réduit l’impact des biais de l’évaluation scientifique. Bibliolabs est ainsi régulièrement utilisé, notamment par la direction de la recherche, afin d’identifier les équipes travaillant sur une thématique et ainsi de susciter des réponses à des appels à projets ou de favoriser des réponses communes à ces AAP. Dans ce cadre, la bibliométrie ne se limite pas à la mesure de l’impact, mais permet la gestion des compé­tences au service d’une stratégie d’établissement, servant directement différentes missions assurées par d’autres directions de l’université.

La somme des données accumulées à des fins de pilotage et de stratégie permet enfin de construire, dans le même outil, des services qui concourent à d’autres missions.

Le besoin de piloter la politique de science ouverte

L’université collectant les métadonnées de ses publi­cations via Bibliolabs, quand l’université de Lorraine

https://scienceouverte.univ-lorraine.fr/barometre-lorrain-de-la-science-ouverte

a publié son baromètre de la science ouverte, cet outil a été utilisé en complément des données collec­tées afin de proposer les résultats pour notre propre institution

https://www.universite-paris-saclay.fr/le-barometre-de-la-science-ouverte-de-luniversite-paris-saclay

. Par ailleurs, Bibliolabs prévoyait dès son origine de faciliter le suivi de la science ouverte, par des métriques et des graphiques dédiés.

Ces indicateurs, comme ceux de la bibliométrie tradi­tionnelle, participent à l’évaluation et doivent composer avec d’importantes différences disciplinaires, liées aux cultures académiques mais aussi à des sources lacunaires et imprécises dans certains domaines. Leur suivi permet de mesurer l’efficacité des politiques et stratégies mises en œuvre afin d’encourager la science ouverte.

Par ailleurs, la bibliométrie s’appuie de plus en plus sur des outils libres et interconnectés : CrossRef, HAL, IdRef et Orcid sont autant de briques vers une biblio­métrie non dépendante des données commerciales. Ainsi la bibliométrie, en utilisant des données ouvertes et en soutenant les politiques de sciences ouverte, s’intègre dans le mouvement global de l’ouverture des données et des sciences.

On l’a vu, le suivi bibliométrique à l’UPSaclay s’appuie presque exclusivement sur Bibliolabs. La direction des bibliothèques consacre pour son fonctionnement 2 à 3 ETP, répartis sur 5 à 6 personnes environ, qui assurent des missions de développement et maintenance, de suivi des évolutions fonctionnelles, et de mise à jour ou enrichissement des différents référentiels sur lesquels il s’appuie.

Cependant, les possibilités offertes par une base de données collectant des données bibliométriques reliées aux structures de l’établissement dépassent la simple évaluation d’impact, même si cette évaluation reste appréciée par la communauté. Aussi l’effort financier (abonnements et développement des outils) et RH consenti pour développer cette activité s’est-il trouvé rapidement justifié vis-à-vis des tutelles et de plusieurs directions qui ont été les premières à utiliser l’outil bibliométrique pour le suivi d’activités connexes. La bibliométrie a permis de positionner la direction des bibliothèques comme un acteur central par sa capa­cité à produire des services et des données utiles et stratégiques dans le pilotage de l’institution, tout en facilitant le développement de missions traditionnelles, comme le dépôt sur HAL.