Grâce à une subvention de CollEx-Persée, les plans de conservation partagée, qu’accompagne le CTLes, ont pu être étendus au-delà du périmètre initial de l’Île-de-France et couvrir de nouveaux domaines.
Expérimentée avec profit depuis 2005 par les
bibliothèques universitaires médicales d’Île-de-France aux espaces de stockage saturés et confrontées
à l’expansion des abonnements électroniques à financer, la
mutualisation de la gestion des périodiques imprimés de l’enseignement
supérieur dans des plans thématiques de conservation partagée (PCP)
progresse grâce au soutien ministériel et l’intermédiaire du GIS
CollEx-Persée. C’est ainsi que la subvention attribuée à ce programme
par le GIS est passée de 200 000 euros en 2016 à 419 000 euros en
2022. Cette augmentation, même répartie sur un grand nombre de
bibliothèques, permet l’extension géographique au-delà du périmètre
initial de l’Île-de-France et la couverture de nouveaux domaines, avec
désormais 17 PCP dont les deux derniers ouverts en 2020,
l’économie-gestion et les sciences du numérique.
L’objectif est de susciter, puis soutenir, des réseaux de partenariats thématiques entre établissements volontaires à l’occasion d’appels à projets ouverts régulièrement, pour le compte du GIS, par le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLes), opérateur national en matière de soutien à la conservation partagée depuis 2014, en plus de sa mission première de bibliothèque régionale de dépôt en Île-de-France.
Chaque plan est porté par un établissement pilote scientifique. Les partenaires, avec la collaboration d’enseignants-chercheurs, définissent d’abord une liste de périodiques de niveau recherche, représentant un corpus de référence dont la conservation pérenne est jugée nécessaire. Un premier travail de fond s’engage ensuite, incontournable à cause du volume et de l’ancienneté des collections : l’amélioration du signalement catalographique (avec ajout d’ISSN, des indexations-matière, des liens de filiation, etc.) et surtout la réalisation des états de collection exacts et détaillés. Il répond directement aux objectifs du GIS d’améliorer les services aux chercheurs appuyés sur les collections, dont le signalement scientifique et précis est un prérequis à la valorisation. Il conditionne évidemment la gestion physique des collections à l’intérieur d’un PCP.
Parallèlement, un à deux établissements doivent se déclarer pôles de conservation pour chacun des titres. Cette rationalisation permet sur l’ensemble du réseau thématique un désherbage concerté qui libère de l’espace, pour de nouvelles acquisitions ou pour une reconversion totale d’un local, avec des transferts vers les pôles de conservation qui complètent ainsi leurs collections par rapport à la liste de référence prédéfinie. Des abonnements papier peuvent aussi être arrêtés, en fonction de chaque situation locale.
L’Agence bibliographique de l’enseignement
supérieur (Abes), avec ses outils catalographiques nationaux et
l’interface de visualisation des états de collection Périscope, représente un
partenaire essentiel à l’avancée du programme. Le CTLes fournit,
quant à lui, des outils informatiques dédiés à la gestion des PCP,
ainsi qu’un support méthodologique (notamment via des formations) et logistique (avec
une navette mensuelle pour les transferts entre établissements en
Île-de-France).
Les pôles de conservation ne s’engagent pas seulement à conserver les titres mais aussi à y donner accès. La cartographie constituée doit ainsi diminuer l’éparpillement de la documentation et améliorer son signalement et son accessibilité. Elle permet d’identifier des collections redondantes candidates au programme de numérisation concertée du GIS, mis en œuvre par Persée depuis 2020, qui se développe en s’appuyant sur les réseaux collaboratifs disciplinaires établis dans le cadre du programme des PCP. À terme, une partie de cette documentation sera accessible en ligne.
Le GIS souhaite également développer la transmission électronique d’articles directement auprès du chercheur ou étudiant demandeur. Un appel à manifestation d’intérêt a été ouvert en décembre 2020. D’octobre 2021 à février 2022, les établissements gros fournisseurs rejoignent progressivement une plateforme collective de transmission spécialement développée, conforme à la règlementation qui impose toujours de sécuriser la seule transmission d’une copie papier à l’usager final dans le cas d’un document sous droits.