La réutilisation par la Bibliothèque nationale de France (BNF) des données fournies par les éditeurs est au cœur des préoccupations de l’établissement, pour faciliter la gestion du dépôt légal, accroître la visibilité des nouveautés éditoriales sur le web et établir les notices de la Bibliographie nationale française.
Depuis 2009, tout éditeur de livres est encouragé à s’inscrire sur le site Extranet du dépôt légal des éditeurs1 pour y remplir ses déclarations de dépôt : date de parution prévue, titre, tirage, statut éditorial (nouveauté ou nouvelle édition) sont des données obligatoires ; les informations sur les auteurs (nom, date de naissance, pseudonyme, etc.), le format du document, le façonnage, l’imprimeur, la collection éditoriale sont optionnelles. L’éditeur peut joindre à sa déclaration électronique les fichiers contenant les visuels des première et/ ou quatrième de couverture. Il est incité à faire ces saisies dans l’Extranet en amont de la publication du document, puisqu’il ne valide sa déclaration de dépôt que lors de l’envoi des exemplaires au département du Dépôt légal. Certaines informations de la déclaration de dépôt génèrent automatiquement une annonce descriptive, sur laquelle la BNF n’intervient pas. Depuis 2011, quand l’éditeur donne son accord, elle apparaît sous forme d’annonce accompagnée des visuels sur le site Nouveautés Éditeurs2. L’annonce y est publiée 3 mois avant la parution du livre et reste visible 3 mois après.
Alors que l’Extranet du dépôt légal des éditeurs est un site sécurisé dont l’accès est réservé aux éditeurs sur authentification, le site Nouveautés Éditeurs est consultable par tous ceux qui veulent s’informer sur les nouveautés de l’édition française. Ce site est mis à jour quotidiennement : au fur et à mesure que le livre « annoncé » chemine dans les chaînes de traitement de l’éditeur puis de la BNF, les qualificatifs de l’annonce évoluent de « Annoncé par l’éditeur » à « Reçu par la BNF ». Dès que les données fournies par l’éditeur ont été enrichies, livre en main, par les catalogueurs de la BNF, pour produire les notices bibliographique et d’autorité dans le Catalogue général, un lien est automatiquement généré dans les enregistrements de l’Extranet et de Nouveautés Éditeurs vers la notice bibliographique complète.
Les notices de référence de livres ainsi établies sont exposées dans différents réservoirs de données, assurant à la production éditoriale française une bonne visibilité sur le web : le Catalogue général de la BNF, la Bibliographie nationale française, data.bnf.fr, les entrepôts OAI de l’établissement, etc. Elles sont largement réutilisées dans d’autres catalogues sur le web, en France, en Europe, et dans le monde.
L’Extranet est aussi utile aux éditeurs qu’à la BNF : c’est par là que transitent et que sont archivés les déclarations et récépissés de dépôts, les circulaires ISSN, etc. Aujourd’hui, 35 % des déclarations de dépôts de livres passent par l’Extranet. Pour amener plus d’éditeurs à utiliser ce service, des pistes d’amélioration sont en cours d’instruction : étendre le processus à tous les types de documents soumis au dépôt légal, récupérer les données directement dans les systèmes de gestion des éditeurs pour les dispenser de toute saisie redondante, fournir aux éditeurs les notices de référence établies par la BNF dans un format qui leur convienne et qui leur permette de les exploiter dans leurs propres circuits d’information.
Nouveautés Éditeurs compte aujourd’hui en moyenne 6 000 annonces en ligne, dont près d’une centaine de nouveautés par jour. Cette vitrine de l’Extranet s’enrichira des annonces des nouveaux types de documents, et de nouveaux types d’abonnement aux nouveautés du site sont à l’étude.
La mise en place de ces deux applications représente bien plus qu’une simple rationalisation des circuits : elle favorise les échanges entre bibliothécaires et éditeurs et préfigure l’entrée des documents numériques par dépôt légal.
