Calames commence dans votre bureau : après lecture attentive du mode d’emploi, configuration de l’ordinateur et appel du bon numéro s’ouvre la plateforme de formation à distance de l’ABES, où apparaissent peu à peu les autres stagiaires (« Bonjour, bienvenue sur la plateforme de formation. » « Allo, on m’entend, là ? » « Bonjour, euh, en fait on est trois pour un seul téléphone »). Un diaporama nous présente l’histoire du réseau Calames et son fonctionnement institutionnel, ainsi qu’une visite guidée de l’interface professionnelle, bref, un apéritif constitué de tout ce qui ne nécessite pas d’exercice d’application, ce qui permet de gagner un peu de temps sur les journées de formation sur place.
Une semaine plus tard, direction Montpellier, où un tramway azur semé d’hirondelles d’argent nous dépose quelque part en bord de route dans un endroit un peu indéterminé. Quelques minutes plus tard, nous voilà au 227 avenue Professeur-Jean-Louis-Viala, face à un gros cube flambant neuf (« C’est quand même un peu bizarre que l’entrée piéton traverse le local poubelles, tu trouves pas ? »). Sept tours du bâtiment plus tard, en l’absence de trompettes, nous avisons une sonnette qui nous permet d’entrer dans le hall.
L’ABES, pour qui n’y est jamais venu, c’est cette organisation indispensable à la vie des bibliothèques universitaires, qui gère un nombre incroyable de choses (le Sudoc, les thèses électroniques, les centres régionaux pour les périodiques…) sans qu’on sache forcément combien de personnes se cachent derrière les adresses génériques qui répondent (presque) jour et nuit à toutes les questions, des plus quotidiennes aux plus complexes. La première surprise est donc de découvrir que c’est bien plus grand que ce qu’on imaginait. Et qu’il a l’air d’y faire bon travailler, tongs aux pieds sous le soleil de Montpellier.
Nous voilà donc dans une salle de formation en forme de salle de formation (un écran, un vidéoprojecteur qui démarre du premier coup, des ordinateurs à foison, une moquette grise, deux formateurs, du café et une dizaine de stagiaires) pour attaquer le plat de résistance : l’utilisation professionnelle de Calames. Après avoir enchaîné les stages prérequis (formation EAD, et formation XML comme prérequis du prérequis), on est heureux de voir enfin à quoi ressemble l’objet pour lequel on a victorieusement traversé tous les degrés d’initiation depuis près d’un an.
L’émerveillement est à la hauteur des attentes : Calames balaye à la fois l’inquiétude consubstantielle à XML (« Palsambleu pourquoi mon document n’est-il pas valide ? Où diable se cache cette #$*§µ ! de balise pas fermée ? ») et les angoisses métaphysiques de l’EAD (« Ai-je vraiment le droit d’utiliser un attribut TYPE dans la balise <date> ? »). Pour chaque élément EAD apparaît uniquement la liste des éléments qu’il peut contenir et les attributs qu’il supporte. Outre cela, l’interface est claire, s’adapte aux verres de lunettes les plus épais, et permet de passer facilement de la consultation à la modification. « Et de plus, c’est en couleurs ! ».
C’est donc avec enthousiasme que les stagiaires se jettent sur les premiers exercices d’application à partir de la correspondance de Charles Grando conservée à la BU de Perpignan. On se réjouit au passage de la possibilité de travailler et de se tromper uniquement dans la base de formation, puis de basculer son travail une fois abouti dans la base de production. L’interface permet également de contempler avec émotion la grande famille Calames puisque l’archiviste à balises peut visiter à sa guise toutes les branches d’une seule et même arborescence pour tous les fonds du réseau, pour s’inspirer des sages pratiques de ses prédécesseurs.
Peu à peu, les subtilités de l’édition partielle, des niveaux de l’arborescence, du travail simultané et de la récupération des éventuelles données perdues en cas de panne-électrique-généralisée-sur-le-campus-au-moment-de-la-sauvegarde perdent leur mystère, à mesure que les stagiaires sont accommodés à l’étouffée dans une salle aux fenêtres récalcitrantes. L’après midi est dédié aux autorités, avec une visite guidée (en avant-première) de l’application Autorités Sudoc, qui permet à la fois de récupérer les autorités existantes pour les inventaires Calames, et d’alimenter la base avec des termes n’y figurant pas encore, ou d’en modifier les notices. La journée se termine à temps pour laisser les stagiaires chausser leurs lunettes de soleil et compter les coquilles Saint-Jacques dans les rues piétonnes du centre-ville. Le lendemain nous apporte les rudiments de l’arboriculture archivistique : élagage, bouturage et greffage de l’arborescence permettant de déplacer, copier ou supprimer les différents niveaux, ainsi que de lier entre eux les fichiers des différents inventaires d’un même établissement. Il faut ensuite ouvrir le jardin aux visiteurs : plusieurs étapes pour valider son travail, supprimer les erreurs qui s’y sont fatalement glissées puis le publier pour qu’il soit (enfin !) consultable par le public.
Le stage touche à sa fin et chacun repart la tête un peu pleine de <archdesc>, de formes retenues et de schémas arborescents, mais surtout avec l’envie d’utiliser très vite ce nouvel outil.
