ESGBU et ASIBU ?

300 champs à renseigner pour des données sur une année

DOI : 10.35562/arabesques.2055

p. 7-8

Text

L’enquête statistique générale sur les bibliothèques universitaires (ESGBU) est une enquête annuelle adressée aux bibliothèques des établissements d’enseignement supérieur par la MISTRD (Mission de l’information scientifique et technique et du réseau documentaire)1. Les statistiques recueillies par le biais de cette enquête favorisent un suivi régulier de l’état et de l’activité des bibliothèques de l’enseignement supérieur. Elles constituent en outre un réservoir de données chiffrées, au service d’une démarche d’évaluation globale incarnée dans la procédure contractuelle.

L’enquête, jusqu’en 2008, concernait exclusivement les organismes documentaires placés sous la tutelle de la direction générale de l’enseignement supérieur.

Organismes documentaires placés sous la tutelle de la direction générale de l’enseignement supérieur (2008)

• les bibliothèques et services de documentation des universités (70 en province et 27 en Île-de-France)

• les vingt et une bibliothèques des grands établissements et des cinq instituts nationaux de sciences appliquées (INSA)

• les trente et une bibliothèques des instituts universitaires de formation des maîtres (IUFM).

C’est donc 154 établissements2 qui répondent chaque année à l’ESGBU, traditionnellement entre le mois de mars et le mois de mai. En outre, les bibliothèques CADIST (Centres d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique) font l’objet de questions particulières dans le cadre de leurs principales missions : acquisitions et prêts.

Cette enquête, lancée pour la première fois en 1976 est, depuis 1999, entièrement dématérialisée et se fait par voie électronique.

Un site web3 permet aux établissements, après identification, de renseigner l’ensemble des formulaires de l’enquête structurée selon trois grandes entrées :

  • l’activité et les services ;
  • les collections et les acquisitions ;
  • les moyens, locaux et personnels.

L’enquête comprend près de 300 champs à renseigner pour des données qui recouvrent l’année civile à l’exception des lecteurs inscrits qui sont comptabilisés sur l’année universitaire. Un mode d’emploi détaillé est consultable en ligne au moment de la campagne statistique. Les données recueillies viennent alimenter la base de données SQL ESGBU qui nourrit une base locale ACCESS.

Cette dernière, par ailleurs complétée par des données externes à l’enquête elle-même – effectifs étudiants (Source SISE : système d’information sur le suivi des étudiants), notices et localisations du catalogue Sudoc, etc. –, permet de construire différents outils de consultation des réponses des établissements :

  • des formulaires ACCESS mis à disposition, en lecture seule, des bureaux de l’administration sur la vitrine du réseau interne du ministère ;
  • un fichier EXCEL de restitution d’indicateurs (données calculées), accessible en interne seulement, offrant une comparaison des données par établissement ;
  • des tableaux et graphiques de synthèse statiques (en fichiers EXCEL et PDF) publiés dans l’annuaire papier4 et mis en consultation sur l’application web ASIBU5 de restitution des données.

Ce site web, outil d’interrogation et de mise en forme des données statistiques est alimenté par un export EXCEL de la base ACCESS et permet de nourrir la base de données SQL ASIBU dont les champs et le niveau de détail sont identiques à ceux de l’annuaire papier édité en parallèle. Outre la diffusion de tableaux de synthèse et de graphiques statiques, ASIBU permet de produire de façon dynamique des tableaux personnalisables, de générer des indicateurs quantitatifs et de produire des ratios via un moteur de recherche multicritères.

Cet outil de restitution permet donc d’effectuer des recherches assez précises et de produire des tableaux de bord personnalisables grâce à la combinaison de plusieurs critères :

  • les données à visualiser,
  • les champs d’application (BU, académies, zones géographiques, groupes typologiques),
  • une fonction de synthèse des données (moyenne, médiane, maximum…),
  • l’année d’enquête.

Plan schématique du site ASIBU : http://www.sup.adc.education.fr/asibu/

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La maintenance et les évolutions d’ASIBU ont été conditionnées par les mêmes exigences que sa conception : s’effectuer à moyens constants, présenter a priori un intérêt suffisant pour la communauté et perpétuer l’impératif de simplicité dans l’utilisation. Si l’on excepte la mise à jour annuelle, l’application a peu évolué depuis son démarrage et l’introduction de données antérieures à 1999 n’a pour l’instant pas été envisagée, l’automatisation de la production d’ASIBU restant à ce jour limitée. Un grand niveau de détail est demandé dans les réponses des bibliothèques aux enquêtes : très utile, ce niveau de détail n’est cependant pas repris dans toutes les extractions statistiques, rendant donc nécessaire la consolidation des chiffres.

Pour conclure, on peut penser qu’il est attendu d’un dispositif statistique en administration centrale qu’il offre aux acteurs et partenaires (de l’administration, dans les bibliothèques, à l’international) les moyens de réunir et de traiter leurs propres batteries de données plutôt que la production massive d’informations. Dans cette perspective, il est certain que c’est encore la circulation et la fourniture de l’information statistique de l’administration centrale vers les bibliothèques qui doivent être améliorées.

C’est pour cette raison qu’une rénovation complète des applications en ligne (ESGBU et ASIBU) devrait être envisagée dans les services du ministère pour la mise en place d’un outil plus convivial, dont l’ergonomie permettrait en plus des fonctionnalités actuelles de l’outil d’offrir aux différents utilisateurs :

  • un contrôle automatisé des données saisies dans l’application,
  • une restitution des données au niveau de l’unité,
  • des rapports fixes préformatés,
  • une automatisation des tableaux de synthèse et des graphiques
  • pouvant être exportés en différents formats et imprimés,
  • ainsi qu’un accès multilangues (français, anglais et allemand).

Enfin, à l’initiative de Suzanne Jouguelet, inspectrice générale des bibliothèques, un groupe de travail a été créé en novembre 2007 pour réfléchir à la constitution d’un tableau de bord comportant une série d’indicateurs de performance. À l’issue des travaux de ce groupe, des données prioritaires ont été ajoutées à l’enquête annuelle menée en 2008. Il conviendra de réfléchir à l’intégration de ce tableau de bord sur le site d’ASIBU.

1 Sous-direction des bibliothèques et de l’information scientifique (SDBIS) jusqu’en mars 2009.

2 À la suite de l’intégration de l’ensemble des IUFM dans les universités, le périmètre de l’enquête comprend 123 établissements à partir de 2008.

3 http://www.sup.adc.education.fr/esgbu/

4 Annuaire des bibliothèques universitaires : données 2007, La documentation française.

5 ASIBU - application statistique interactive des bibliothèques universitaires http://www.sup.adc.education.fr/asibu/

Notes

1 Sous-direction des bibliothèques et de l’information scientifique (SDBIS) jusqu’en mars 2009.

2 À la suite de l’intégration de l’ensemble des IUFM dans les universités, le périmètre de l’enquête comprend 123 établissements à partir de 2008.

3 http://www.sup.adc.education.fr/esgbu/

4 Annuaire des bibliothèques universitaires : données 2007, La documentation française.

5 ASIBU - application statistique interactive des bibliothèques universitaires http://www.sup.adc.education.fr/asibu/

Illustrations

Plan schématique du site ASIBU : http://www.sup.adc.education.fr/asibu/

References

Bibliographical reference

Marie-Dominique Nicolas, « ESGBU et ASIBU ? », Arabesques, 57 | 2010, 7-8.

Electronic reference

Marie-Dominique Nicolas, « ESGBU et ASIBU ? », Arabesques [Online], 57 | 2010, Online since 13 août 2020, connection on 08 décembre 2021. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=2055

Author

Marie-Dominique Nicolas

MESR / DGESIP-DGRI - Service de la coordination stratégique et des territoires - MISTRD

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