Anticipant un contexte sanitaire contraint, le groupe Systèmes & Données a décidé d’organiser sa 5ème journée professionnelle, le 4 décembre 2020, entièrement en distanciel.
En juin 2020, en dépit de la crise sanitaire, le groupe Systèmes & Données décide de maintenir sa 5ème journée professionnelle, prévue en fin d’année. Même si rien ne nous indique à ce moment-là qu'une tenue en présentiel ne sera pas possible, nous optons pour un événement à distance, fixé au 4 décembre.
Choisir l’outil approprié
L’Abes a pris en charge l’outil. Nous avons hésité entre Zoom et Webex, la capacité d’accueil se révélant finalement le critère déterminant : l’abonnement de l’Abes nous permet de disposer d'une jauge à 1 000 personnes avec Webex, contre 100 sur Zoom (soit trois fois moins que la capacité du grand auditorium de la Bibliothèque nationale de France, lieu habituel de la journée). L’annonce de la journée a eu lieu en deux fois : en septembre avec le programme, et après les vacances de la Toussaint pour l’ouverture des inscriptions. La salle de 1 000 personnes de l’Abes n’ayant jamais été testée, les collègues de la BnF ont planifié un plan B sur Zoom. Heureusement, nous n’en n’avons pas eu besoin !
Nous avons un temps opté pour une organisation en plusieurs sessions sur plusieurs jours. Nous avons finalement choisi pour des questions d’équilibre (et aussi d’habitude) de tout conserver sur une journée. La décision d'organiser la journée à distance ayant été prise en juin, les intervenants ont été prévenus de ce cadre dès le début. Dans les jours précédents le webinaire, ils ont expérimenté l’outil grâce à des sessions de prise en main organisées par l’Abes, testé leur connexion et leurs équipements mais aussi l’outil en lui-même (interface, partage d’écran, chat).
Une équipe dédiée pour la gestion des questions
Des collègues de l’Abes ayant l’expérience des formations à distance nous ont rapidement alertés sur la gestion des questions-réponses. En présentiel, les participants sont invités à poser leurs questions à la fin des interventions. À distance, le chat permet de poser une question à n’importe quel moment. Or, pour l’intervenant, il peut être compliqué de suivre sa présentation, tout en gardant un œil sur le chat. Aussi avons-nous mis en place une équipe de modératrices qui ont recueilli les questions au fur et à mesure que celles-ci étaient posées dans le chat. Ce travail s’est fait en binôme : une personne relevait les questions tandis que l'autre vérifiait que celles-ci ne trouvaient pas de réponse au cours de l'exposé ou regroupait les thématiques similaires. À la fin de l’intervention, une des modératrices posait les questions à l’intervenant. Les questions ayant été nombreuses pour certaines présentations, nous les avons transmises aux intervenants afin qu’ils y apportent une réponse par écrit, publiée sur le site de la Transition Bibliographique1.
Une participation plus importante qu’en présentiel
Une enquête a été réalisée auprès des participants dans la foulée de la journée. La longueur de la journée, bien que réduite par rapport au présentiel, et l’absence d’échanges entre participants ont été pointées comme éléments négatifs. Cette question d’échanges se pose autant pour les contacts humains (possibilité de retrouver des collègues d’autres structures) qu’en termes d’interactivité : nous avons perdu en débat en laissant répondre seulement l’intervenant, sans possibilité pour d’autres, participants ou intervenants, de pouvoir réagir.
En revanche, l’organisation à distance nous a permis d’accueillir plus de monde : 550 inscrits, 485 participants. Certains ont clairement indiqué que l’organisation à distance leur avaient permis de participer à cette journée, notamment des inscrits hors métropole. La question du coût (pas seulement financier) a aussi joué : une personne indiquait par exemple qu’en cas de présentiel, elle n’aurait pas été prioritaire dans sa collectivité. Sur ce point, le distanciel semble apporter un vrai plus.
