Comment chaque établissement prépare-t-il sa transition ? La bibliothèque Diderot de Lyon (BDL) nous livre son expérience et les clefs des succès obtenus.

Entre 2010 et 2012, les bibliothèques de l’école normale supérieure (ENS) lettres, de l’ENS sciences, de l’institut national de recherche pédagogique (INRP) et la Bibliothèque interuniversitaire Lettres et Sciences humaines Lyon 2 et Lyon 3 ont fusionné pour créer la BDL, qui a, dès sa création, mesuré le besoin d’harmoniser les pratiques de ses catalogueurs. Dans cet établissement où travaillent près de cent agents, dont trente ayant des activités de catalogage, un service Signalement a été créé. Dix agents de catégorie B en font partie, qui se répartissent, en plus du catalogage courant, des fonctions spécifiques : coordination Sudoc ; correspondance catalogage ; correspondance autorités ; coordination des thèses (à travers la correspondance STEP et STAR) ; suivi des e-books (dispositif CERCLES compris), des dons, des numéros isolés et épars de périodiques ; coordination de la formation.

Source : Gallica - BnF

Les autres catalogueurs sont rattachés à différents départements, voire à d’autres structures1. Aussi, nombre d’entre eux n’étaient pas au fait de toutes les actualités de l’Abes. C’est pourquoi a été créée une lettre mensuelle, qui centralise les informations en provenance de l’Abes et rappelle les procédures à respecter au sein de l’établissement. Elle était alimentée, au départ, par deux collègues issues de deux établissements différents, ce qui a facilité la transmission de l’historique des bibliothèques fusionnées. Cette publication s’accompagne du contrôle qualité mensuel.

Synthèse en interne

La veille sur la qualité du catalogue appelle des besoins en formation continue, en partie assurée au sein même de la bibliothèque. Le service Signalement fut mis en place peu avant les premières recommandations sur la Transition bibliographique ; dès 2012, les catalogueurs ont suivi une formation externe sur l’évolution du catalogage. En parallèle, le service s’organisait : lettre de diffusion, mise à jour de l’intranet, formations internes.

En 2013, lorsque l’Abes a diffusé les consignes de catalogage Sudoc/FRBR et le J.e-cours sur la FRBRisation des données, la question de l’accompagnement nous a paru essentielle. En effet, le catalogage entraînant souvent des automatismes, il fallait prendre en compte le temps de formation, mais aussi celui de l’intégration des consignes – d’autant plus dans une équipe composée de catalogueurs ayant, au départ, des pratiques différentes. Nous avons donc organisé des formations appuyées sur les supports fournis par l’Abes. L’ensemble des catalogueurs a ainsi suivi, en plus de la formation continue, des séances ponctuelles. Devant la difficulté de réunir une trentaine de personnes à chaque séance, ces séances sont à présent intégrées aux réunions de catalogueurs, qui se tiennent trois fois par an.

Fin 2015, les règles d’application des premiers éléments de la norme RDA-FR dans le Sudoc ont été transmises au réseau. Les catalogueurs de la BDL ont été informés et formés au cours de réunions, par l’intranet et par la lettre mensuelle. Or, les supports de formation mis à disposition par l’Abes nous semblaient trop dispersés : site de la Transition bibliographique ; Guide méthodologique, avec pdf sur l’application des éléments RDA-FR pour la mention de publication ; J.e-cours ; réponses aux questions du J.e-cours… En janvier 2016, à partir de tous ces supports, nous en avons composé un seul, synthétisant l’ensemble des règles utiles pour le catalogage des documents de la BDL, qui sont de nature très variée et dans diverses langues et alphabets.

S’approprier les règles au bon tempo

Depuis, l’Abes a multiplié les J.e-cours, fourni des supports plus synthétiques et inclus dans le Guide méthodologique des explications et des exemples, très appréciés par les catalogueurs. Mais nous continuons à adapter les présentations aux documents catalogués à la BDL. Ce travail en interne semble compléter de façon satisfaisante les formations extérieures ponctuelles. L’intégration du modèle FRBR et l’application de l’ensemble des règles RDA-FR étant programmées sur une dizaine d’années, une formation au long cours est indispensable. L’accompagnement au quotidien demeure essentiel pour l’appropriation des règles. Un collègue ayant une activité de catalogage partielle peut prendre conseil auprès des référents du service Signalement, ces derniers faisant alors remonter des questions à l’Abes. Ce fut le cas, par exemple, pour le J.e-cours de juin, sur des questions au sujet des ressources numérisées et des DVD, qui ne sont pas catalogués par le service Signalement.

Tout au long de l’année, la coordinatrice Sudoc s’appuie sur cinq moyens pour accompagner et former les catalogueurs.

• les réunions de catalogueurs. Trois fois par an, elles regroupent une trentaine de personnes. Au programme : informations générales, bilans d’activité et, surtout, un point sur l’actualité et les nouvelles règles à appliquer dans le Sudoc. Depuis 2016, leur calendrier s’ajuste sur celui des mises en application des nouvelles règles.
• les formations. Les formations avec des intervenants extérieurs sont proposées à tous les catalogueurs. Nous faisons appel aux organismes de notre région : Médiat Rhône-Alpes (CRFCB), Enssib. La dernière formation aux règles RDA-FR (mars 2016), en deux séances, a eu lieu dans les locaux de la BDL, afin d’en faire profiter le plus grand nombre de personnes concernées. Les référents du service Signalement bénéficient en plus, de stages (Web sémantique et Web des données…).
• le contrôle qualité. Depuis 2014, la coordinatrice Sudoc effectue un contrôle qualité mensuel au moyen de CheckSUDOC2 (entre 2012 et 2014, c’est l’application e-PPNator qui était utilisée). Elle le complète par un contrôle des notices créées par notre ILN (commande CHE CRN…), en particulier sur les zones concernées par les nouvelles règles (commande AFF K…). Ce travail, outre qu’il permet de corriger en direct les fautes d’inattention, a une valeur pédagogique, car pointer les erreurs amène les catalogueurs à être plus vigilants (exemple : oubli de transformation d’une zone). Les erreurs récurrentes font l’objet de rappels dans la lettre interne.
• la lettre interne. La lettre mensuelle Sudoc News informe des principales actualités de l’Abes et du service Signalement et attire l’attention sur les points à surveiller lors du catalogage. Ses rubriques – « Rappel », « Préconisations », « Commandes utiles »… – sont alimentées par une veille sur le site web, les listes de diffusion de l’Abes, les blogs professionnels…
• Enfin l’intranet de la bibliothèque, qui centralise l’ensemble des informations et des procédures liées à notre SIGB et au Sudoc. Ses rubriques :
  1. « Actualités », qui intègre le Sudoc News et les liens aux derniers supports de formation ;
  2. « Nouvelles consignes » organisées par types de données (bibliographiques, d’autorité, données d’exemplaire) puis par zones spécifiques. Par exemple, pour les données bibliographiques, on trouve un point sur le bloc 0XX (identifiants), les zones 181‑182‑183, la zone 210 (mention de publication), la zone 219 (mention de publication, production, diffusion, fabrication)…
  3. « Procédures », détaillées à travers les notices bibliographiques, les notices d’autorité et les notices d’exemplaires. Au menu des notices bibliographiques : procédures de dérivation des notices, recueils factices, numéros isolés de périodiques, mémoires de master, collections, circuit Cidemis…

Ainsi le service consacré au catalogage centralise-t-il la formation et l’application des nouvelles règles. Ainsi s’emploie-t-il à suivre l’actualité de la Transition bibliographique, à informer, à former et à répondre aux questions des catalogueurs, aussi bien sur les règles que sur l’interprétation de ces règles. En cela, les échanges avec l’Abes sont précieux.