L’université de Limoges avait été retenue site pilote sur la diffusion électronique des thèses en décembre 2001. Presque cinq ans après, retour d’expérience sur un projet qui fait son chemin...

L’université de Limoges est une université pluridisciplinaire. Une centaine de thèses sont soutenues par an : environ 80 en sciences et techniques (principalement en électronique et céramique industrielle), 10 en santé, 10 en lettres et sciences humaines et 10 en droit et sciences économiques.

L’organisation du circuit de la thèse tient compte de cette diversité : il existe deux écoles doctorales (Sciences & techniques – Santé et sciences de l’homme et de la société) ainsi que quatre scolarités (une par faculté) : sciences & techniques, pharmacie & médecine, lettres & sciences humaines, droit & sciences économiques.

Le doctorant est au cœur du dispositif

Lors de l’appel d’offres lancé par le Ministère en décembre 2000, le service commun de la documentation (SCD) avait répondu conjointement avec les différents services concernés de l’université : les deux écoles doctorales, les quatre scolarités et le service commun informatique (SCI).

Chacun de ces acteurs assure un rôle très précis. Les écoles doctorales informent les doctorants sur le circuit, les convoquent aux formations, et constituent le jury ; les services de la scolarité de l’université sont les interfaces avec les doctorants pour le circuit administratif (remise du formulaire de dépôt, réception des exemplaires de la thèse avant et après soutenance…) ; le service commun informatique héberge sur ses serveurs des versions de diffusion (via le site WEB). Le SCD est l’entité pilote du projet : il assure grâce à une cellule dédiée la formation des doctorants, la rédaction des documents d’information, le traitement des thèses électroniques (conversion et mise en ligne) et, grâce aux catalogueurs, leur signalement (dans le Sudoc puis dans le SIGB).

Le doctorant est donc accompagné tout au long de sa thèse. L’école doctorale lui propose des formations assurées par le SCD dès la première année à la recherche documentaire et, dès la deuxième année, il est formé obligatoirement à la rédaction d’un document structuré grâce à la feuille de style. Rédiger dès le début avec la feuille de style lui permet « d’automatiser » l’utilisation du traitement de texte et de se concentrer essentiellement sur le contenu. Cette formation intègre également un descriptif du projet pour qu’il comprenne les enjeux de la mise en ligne de la thèse ainsi qu’une sensibilisation au droit d’auteur. L’intérêt est double : le doctorant doit être vigilant dans l’utilisation de sources extérieures (images, articles, citations…) et il doit connaître ses droits pour comprendre la charte de diffusion électronique des thèses.

Ensuite, le SCD peut l’aider, si besoin, tout au long de la rédaction de sa thèse. Lors du dépôt après la soutenance, la scolarité doit veiller à la bonne réception de la version électronique sur cédérom et à ce que l’autorisation de diffusion en ligne soit complète.

La coopération et la concertation entre personnels administratifs, techniques et de bibliothèque est donc essentielle et permanente pour permettre une mise en ligne dans les meilleurs délais.

Le choix de Limoges

Le choix de l’université de Limoges s’est porté dès le départ vers la conversion des thèses au format natif (traitement de texte) dans un format structuré XML pour deux raisons essentielles : tout d’abord dans un souci d’archivage pérenne intégrant la notion de relecture du document à long terme. Mais également, parce que ce format permet une qualité de diffusion des documents que l’on peut adapter à tous types d’affichages et de mises en forme grâce à des transformations XSLT.

Le traitement des thèses est donc réalisé grâce à la plateforme Cyberdocs développée en open source par l’université Lyon-II. L’objectif principal est d’obtenir des versions web de qualité, facilement consultables et très lisibles. Les temps de traitement ont été considérablement réduits (une journée de travail en moyenne pour des thèses scientifiques les plus complexes) grâce à l’accent porté sur la formation et également aux compétences acquises en interne. Les doctorants comprennent l’intérêt de la mise en ligne et maîtrisent de mieux en mieux la feuille de style.

Aujourd’hui, c’est environ 80 % des thèses de l’année 2003 qui ont été mises en ligne et plus de 50 % pour les années 2004 et 2005. La majeure partie (plus de 75 %) concerne les domaines scientifiques et techniques.

Mais, ce qui est le plus important, c’est qu’en moyenne 700 visiteurs uniques par jour consultent le site. Ainsi, une thèse empruntée une dizaine de fois à la bibliothèque est consultée environ 5 000 fois en ligne. L’impact de la diffusion n’est donc pas du tout le même, d’autant plus que les visiteurs sont très diversifiés : des universités françaises et étrangères, des grands laboratoires de recherche mais surtout des grandes multinationales principalement des domaines de l’électronique et de la pharmacie. La visibilité de l’université sur la toile s’en trouve donc accrue.

Au vu de ces chiffres, on peut mesurer les résultats obtenus et considérer que le projet est pérennisé. Cependant, il reste encore du chemin à parcourir : permettre la recherche et améliorer la visibilité des quelque 200 thèses via une base de données compatible OAI1 et, bien sûr, adapter les métadonnées à la norme TEF2 ainsi que le circuit de la thèse au nouvel outil de dépôt et d’archivage développé par l’ABES, STAR3. La thèse est un document particulier au sein de l’université. Il concerne à la fois la recherche (élaboré dans le cadre de travaux de recherche), l’enseignement (il donne lieu à la délivrance d’un diplôme) et la bibliothèque universitaire (dépôt légal, signalement...).

Ce projet, qui implique de manière quotidienne divers acteurs de l’université (Écoles doctorales, scolarités, service commun informatique, laboratoires de recherche), a permis au SCD de tisser des liens avec tous ces services et de renforcer son rôle transversal au sein de l’université.

Fort de cette expérience et de son réseau métiers (notamment via Couperin ou celui des SCD du RUCO4), on lui reconnaît aujourd’hui un savoir-faire et une expertise dans les domaines informationnels. Il s’est donc vu confié la réalisation et le pilotage d’un certain nombre de nouveaux projets : le développement des archives ouvertes, l’édition en ligne en collaboration avec les Presses universitaires de Limoges (PULIM http://www.pulim.unilim.fr/), la numérisation d’herbiers napoléoniens... qui sont autant d’opportunités et d’aventures passionnantes pour son personnel.

Des BU aux SCD en passant par les BDP

C’est le parcours de Jean-Pierre Jacquet qui, après 38 ans de « bons et loyaux services », part à la retraite en septembre. Après l’Allemagne en 68, Marseille-Luminy en 69, il revient en Limousin en 1975, en Corrèze, puis à la BDP de la Haute-Vienne.

Il est directeur du SCD de l’université de Limoges de 2000 à 2006.

Ce sont six années passionnantes de découverte du monde universitaire, de développement de la documentation électronique (et en particulier des thèses) ; il aura été entouré et porté par une équipe dynamique, motivée et animée d’une volonté d’aller de l’avant et de faire du SCD l’interlocuteur privilégié et reconnu du monde universitaire. Retraite donc, mais pas retrait, Jean-Pierre Jacquet est président du centre régional du livre en Limousin et pourra ainsi conserver des liens privilégiés avec l’ensemble de la profession, même s’il compte bien cultiver quelque jardin secret.