Créée en 1872, la bibliothèque de Sciences Po est à la fois une bibliothèque d’enseignement pour les étudiants et une bibliothèque de recherche pour les enseignants et chercheurs de l’établissement et les lecteurs extérieurs – français et étrangers. Elle possède le statut de centre d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique (CADIST) et de pôle associé à la Bibliothèque nationale de France pour la science politique.
La science politique, l’économie, l’histoire contemporaine, les relations internationales, le droit et la sociologie sont les principaux champs couverts dans ses collections. 60 % des documents sont dans une langue autre que le français.
Le fonds documentaire comprend les collections imprimées (livres et périodiques), 18 000 dossiers de presse constitués depuis 1945 sur des sujets d’actualité et les ressources numériques.
Le catalogue
Le catalogue, informatisé depuis 1990, recense les collections de la bibliothèque de Paris, des quatre bibliothèques des premiers cycles délocalisés (Nancy, Poitiers, Dijon et Menton) et de deux des centres de recherche de la FNSP – l’Observatoire français des conjonctures économiques et le centre de recherches politiques de Sciences Po. Il contient les notices de monographies (livres, thèses et mémoires), les titres des périodiques (vivants en 1990), les notices des dossiers de presse, les notices des articles dépouillés depuis 1990 et les ressources numériques.
La conversion rétrospective
En 2004, la bibliothèque a lancé un programme de reprise des fichiers manuels de livres et de périodiques sur quatre ans, l’objectif étant d’intégrer dans le catalogue informatisé la totalité des références des collections imprimées. Ce programme porte sur environ 320 000 notices d’ouvrages (dont 25 000 en russe) et 6 000 titres de périodiques.
Les moyens
Pour mener à bien ce chantier, Sciences Po a confié le traitement d’une partie des opérations à une société prestataire de services – via un contrat annuel renouvelable. Elle s’appuie également sur les ressources du Sudoc (Système universitaire de documentation) et sur les moyens humains, fort précieux, de l’ABES.
Très concrètement, la procédure se décompose en quatre phases.
- Préparation des lots à remettre au prestataire : ce tri est effectué en interne. Il est long et fastidieux, mais indispensable pour éviter des traitements hasardeux (par exemple pour des ouvrages sans date d’édition).
- Remise hebdomadaire de lots et création de « clés » par le prestataire dans ses propres ateliers, selon les prescriptions de l’ABES.
- Envoi des clés à l’ABES et traitement par celle-ci. Pour chaque lot traité, l’ABES transmet un fichier de résultat indiquant les notices trouvées et « exemplarisées » automatiquement, les notices doublons ou non trouvées. Les notices uniques figurant dans le Sudoc font partie des transferts quotidiens de ce catalogue dans celui de Sciences Po.
- Enfin, traitement des notices doublons ou non trouvées, à Sciences Po, par le personnel détaché de la société prestataire.
À chaque étape, la bibliothèque effectue des contrôles systématiques. Cette procédure en quatre étapes a été retenue pour des raisons pratiques : seuls deux postes de travail (exceptionnellement trois) pouvaient être mis à disposition du prestataire. Aussi il a semblé préférable d’externaliser la création des clés et de conserver ces postes pour le personnel de la société chargé du dédoublonnage et de la création de notices.
Un bilan à mi-parcours
Au terme de deux ans d’expérience et de près de 200 000 notices ainsi récupérées, le bilan est globalement positif. De très bonnes surprises : ainsi, il est extrêmement appréciable de pouvoir incorporer dans son catalogue pour un coût fort modeste quelque 500 notices des différentes « Collections de l’Insee ». Comment ne pas ressentir alors un très vif sentiment de gratitude pour toutes les bibliothécaires qui ont contribué à ce travail dont nous tirons aussi aisément un si grand profit ? Plus généralement, le taux de recouvrement pour les ouvrages français depuis les années 1960 est très élevé.
De moins bonnes surprises : le traitement des ouvrages en plusieurs volumes relève bien souvent du cauchemar. La règle d’une notice par volume est récente et le chargement automatique des clés, pour lesquelles cette règle est appliquée, est une source de confusion. La recherche par ISBN entraîne aussi quelques mésaventures : ISBN absents alors que les notices figurent déjà dans le Sudoc ou attribués à des ouvrages différents – ainsi est apparu dans le catalogue un ouvrage sur le groupe rock The Doors à la place d’un livre écrit par l’ancien maire de Tours, Jean Royer !
Et, malheureusement, certaines notices de périodiques ont échappé au tri préliminaire minutieux et le système de création automatique d’exemplaires donne lieu à des états de collections plus que douteux.
Des effets secondaires de la conversion rétrospective
En un an, le volume de prêts (prêt à Sciences Po ou prêt entre bibliothèques) pour ces collections a augmenté de 30 % environ. Un résultat difficilement imaginable il y a deux ans et qui s’explique sans aucun doute par leur nouvelle visibilité dans le catalogue informatisé et le Sudoc.
Les catalogues sur fiches (documents antérieurs à 1990)… en voie de disparition
Crédit photo : service audiovisuel de Sciences Po
