Dès le début de l’informatisation de la bibliothèque universitaire de Caen en 1994, la conversion rétrospective s’est avérée une priorité.
La section droit-lettres étant rattachée au réseau BN-Opale, une vacataire (payée par les collectivités territoriales), fiches papier en main, a récupéré des notices du cédérom de la BNF. Le catalogue informatisé de la BU a ainsi vite couvert les ouvrages publiés depuis 1989. Vint ensuite le temps du marché négocié entre le Ministère et PRITEC, dont le maître d’œuvre était la BNF, à partir de 1997.
Conversion rétrospective par une société de service
Travail préparatoire : préparation des fichiers pour la numérisation
Il s’agissait de nettoyer et de compléter ce qui devait être envoyé au prestataire, les fichiers minutes, qui avaient l’avantage de permettre un travail systématique, chronologique et ce pour tous les formats. Des vacataires ont été embauchés pour faire ce travail sur des contrats de quatre mois. Ils devaient vérifier l’état du fichier, remplacer les fiches absentes, enlever les doubles, nettoyer les fiches et les compléter.
Contrôle qualité
Un échantillon de 200 notices traitées était envoyé par le prestataire pour relecture. La BU disposait de 8 à 10 jours pour les examiner. La lecture du contrôle qualité demande à la fois rigueur et rapidité dans l’exécution de la tâche. Les lots ont toujours été acceptés, le pourcentage d’erreurs étant tout à fait tolérable.
Le fournisseur envoyait ensuite les anomalies (par exemple, une fiche manuscrite difficilement déchiffrable) qui devaient être traitées par la bibliothèque dans un bref délai (15 jours). Il y a eu en général plusieurs lots d’anomalies. Les notices ont ensuite été livrées à l’ABES qui les reversait dans le système local par extraction.
Mise à l’exemplaire
Des vacataires étaient embauchés pour ce travail, on les formait : définition de la notion d’inventaire, de cote, de fantôme de renvoi ; notions de catalogage (lecture précise de la description bibliographique pour la comparaison avec le livre ; formation légère aux autorités pour évaluer les accès). Ils ne devaient pas traiter eux-mêmes certains cas : les brochures, les livres antérieurs à 1811, etc. Ils ont été amenés à repérer les problèmes et à les identifier – ouvrages manquants, tomes isolés, ouvrages déplacés vers d’autres fonds, etc. Comme ils travaillaient dans les collections (la plupart du temps dans les magasins), ils pouvaient aussi repérer les livres pour lesquels il manquait une notice.
La mise à l’exemplaire dans le système local se faisait par la pose d’un code-barres et le renseignement de toutes les zones propres aux données d’exemplaire – localisation, type de communication, etc.
Cette conversion rétrospective a permis de traiter tous les livres arrivés à la BU depuis 1960, soit un peu plus de 97 000 notices dans le Sudoc (à l’heure actuelle, toutes les mises à l’exemplaire n’ont pas été faites en local à cause des problèmes de « dédoublonnage » PRITEC et d’un changement de SIGB qui a différé cette opération pour le dernier lot). On a constaté depuis les limites de ce type de conversion rétrospective : plus les fonds et le catalogage initial sont anciens, plus les notices récupérées sont lacunaires par rapport aux normes actuelles. Et plus les risques de doublons sont grands, le Sudoc en sait quelque chose. À Caen, le problème se pose encore plus tôt qu’ailleurs à cause de l’arrivée massive de dons dans les années 1950‑60 pour reconstituer le fonds détruit par les bombardements : le catalogage était fait dans l’urgence et on a vu, par exemple, des séries entières traitées avec une seule notice, pratique catalographique peu orthodoxe.
Conversion rétrospective livre en main
À la suite d’une enquête (Eureca, Enquête universitaire sur la rétro-conversion des catalogues) en 2000, le Ministère a lancé un projet de conversion rétrospective livre en main et a proposé le paiement direct des vacataires. En raison du respect de ses engagements dans le marché avec PRITEC (nombre de notices traitées, respect des délais), le service commun de la documentation de Caen a bénéficié de cette opération.
La conversion rétrospective par numérisation des fiches ayant été possible uniquement pour la section droit-lettres qui possédait les fichiers adéquats, il fut décidé que les opérations « livre en main » profiteraient à des BUFR (Bibliothèque d’unité de formation et de recherche), à la fois pour insister sur le caractère commun du catalogue local et pour consolider le basculement dans le Sudoc. Dans un deuxième temps, ce seront les autres sections du SCD. L’aide du Ministère n’a pas été renouvelée au-delà de cette seule année 2001. Le SCD de Caen a cependant décidé de continuer son travail de conversion rétrospective et utilise les rompus de la catégorie B pour engager des vacataires dont les contrats se sont allongés pour amortir le temps de formation.
Des fonds divers
Pour que l’opération soit efficace, il faut trouver des fonds « sans problème » qui peuvent être traités par des vacataires n’ayant pas de notions approfondies de catalogage et avec un bon taux de recouvrement.
Un fonds de littérature (bibliothèque de l’UFR des sciences humaines) a bien fonctionné dans ce sens : pas de vedette-matière et des auteurs connus et/ou classiques dont l’autorité existait déjà dans le Sudoc et pour lesquels il ne fallait donc faire que le lien.
Le fonds de littérature de la bibliothèque de l’UFR des langues vivantes étrangères s’est, en revanche, révélé mois fructueux avec des éditions ne se trouvant pas forcément dans le Sudoc et à une époque où les bases accessibles par la Z39.50 étaient moins nombreuses qu’aujourd’hui (et de toutes manières pour ces notices tous les liens sont à créer et les corrections, traductions peuvent être nombreuses).
Un fonds de mathématiques
On a décidé également de privilégier un fonds particulier, d’intérêt national, en mathématiques. Près de 13 000 documents constituent ce fonds qui est arrivé par dépôt de l’UFR de mathématiques à la bibliothèque de sciences en 1992 et n’a cessé d’être enrichi depuis (cf. Petite histoire d’une intégration réussie à Caen, par Annie Hélot, Arabesques, nº 37, janvier-février-mars 2005, p. 15 à 17). Des vacataires sont recrutés depuis deux ans pour cataloguer ce fonds dans le Sudoc afin d’en améliorer la visibilité, de signaler à la communauté scientifique la présence de ces livres qui ne sont souvent localisés que dans une seule autre bibliothèque française et d’améliorer des notices la plupart du temps « rétroconverties » avec des accès lacunaires si ce n’est totalement manquants. Le catalogage de ce fonds, important par son volume et réunissant de nombreuses éditions étrangères, nécessite des contrats longs (10 mois) pour amortir la formation des vacataires qui doivent rentrer dans les détails, bien que les cas les plus difficiles soient là aussi mis de côté et traités par les bibliothécaires de la section ; cela durera plusieurs années.
Une campagne a aussi été menée à bien pour le fonds ancien de la bibliothèque de médecine dont tous les livres ont pu être catalogués dans le Sudoc en cinq mois (1 700 notices).
Le fonds d’archives du ministère de l’agriculture
Enfin, le dernier morceau en date concerné par la conversion rétrospective est celui du fonds du ministère de l’agriculture dont l’Université de Caen accueille le dépôt depuis janvier 2005 : 13 550 volumes, de 1612 aux années 1970, traitant de l’économie, du droit, de la sociologie, de l’histoire et de la géographie rurale de la France, de ses anciennes colonies et des principaux pays européens. Le catalogage dans le Sudoc est la première pierre de la valorisation exigée par le ministère de l’agriculture. Pour ce chantier, une documentaliste du CNRS est arrivée en même temps que le fonds et après une formation à Rameau, à l’ISBD et au Sudoc, elle a commencé le catalogage par les ouvrages nécessaires à la recherche du pôle ruralité de la Maison de la recherche en sciences humaines.
La conversion rétrospective livre en main, garant de la qualité et de l’homogénéité des catalogues, va continuer de bénéficier à des bibliothèques associées dont le nombre s’accroît en 2006 avec un nouveau SIGB et à la bibliothèque de sciences dont le fonds de mathématiques nécessite un traitement sur plusieurs années, tout comme celui du ministère de l’agriculture.
Il reste beaucoup à faire : il s’agit toujours d’un chantier prioritaire car il sert à la fois les lecteurs, le réseau caennais et le réseau national.
