NumaHOP ! permet de gérer toutes les étapes d’une chaîne de numérisation de documents grâce à un interfaçage largement automatisé entre les différentes étapes de la numérisation impliquant les acteurs concernés.
Numérisation, traitement des images, contrôle qualité des fichiers, conversion des métadonnées, diffusion, sauvegarde des données ou encore archivage pérenne, toutes ces activités que les décennies passées ont rendues banales, ne révolutionnent pas les BU. Pleinement fondues dans la masse des activités courantes, elles ne sont plus étiquetées comme « effet de mode ». Aujourd’hui ce sont des sujets que les professionnels des bibliothèques connaissent, maîtrisent et pour certains, dont ils possèdent même une grande expertise.
Ce qui a alors métamorphosé ces multiples activités et changé le quotidien des collaborateurs qui en avaient la charge, c’est la plateforme de gestion de contenus numérisés NumaHOP. Entrée en phase opérationnelle depuis quelques années, elle continue à se démocratiser grâce aux trois établissements porteurs (Sciences Po, Bibliothèque Sainte-Geneviève et Bulac) et à la communauté des utilisateurs qui réunit une vingtaine d’établissements.
Le pari ? Permettre de gérer une chaîne de numérisation de documents complète, de l’import des notices au constat d’état des documents physiques, de la diffusion à l’archivage, ce, grâce à un interfaçage largement automatisé entre les différentes étapes de la numérisation impliquant les acteurs concernés (prestataires de numérisation, bibliothèques, diffuseurs, Cines).
NumaHOP a en effet pris sa revanche sur l’histoire en proposant des fonctionnalités qui la rendent aujourd’hui incontournable :
- convertir des notices UNIMARC ou EAD en formats interopérables comme Dublin Core, Dublin Core qualifié ;
- réaliser des constats d’état pour des lots de documents à envoyer vers les prestataires de numérisation ;
- réceptionner directement sur la plateforme les livrables (images et métadonnées) ;
- effectuer le contrôle qualité automatique ;
- valider les unités documentaires numérisées et les exporter vers des bibliothèques numériques, des plateformes d’archivage ou des espaces serveurs pour une sauvegarde.
NumaHOP, c’est aussi l’expansion des fichiers qu’elle sait générer elle-même : fichiers OCR, METS, images dérivées. Le logiciel est librement réutilisable par tout établissement et son code source est mis en ligne sur GitHub.
Si NumaHOP a petit à petit conquis les établissements ayant des programmes de numérisation en cours ou du rétrospectif à traiter, c’est véritablement pour l’homogénéité des traitements apportés aux différentes étapes de la numérisation. Développée en open source, NumaHOP a réussi à se positionner comme la référence dans le traitement des chaînes de numérisation. L’outil s’est naturellement intégré dans des workflows de numérisation, diffusion ou archivage en accompagnant les ambitions de montée en compétences des collègues. Il a pu servir de pâte à modeler aux agents qui jusque-là n’avaient qu’une vision partielle de la chaîne de numérisation. Seulement quelques années après son lancement, on peut dire que le défi a été réussi haut la main. Les bibliothèques, archives et musées y voient un outil très commode pour faire évoluer les méthodes de travail sur les étapes de numérisation, notamment en matière de standardisation et normalisation de processus.
L’enjeu d’ouverture à une communauté plus large
Pour autant, son efficacité à long terme dépend de l’élargissement de la communauté. Le projet Ouvroir NumaHOP 2 a justement pour objectif de développer l’utilisation de ce couteau suisse de la numérisation au sein de la communauté en s’appuyant sur les retours des établissements utilisateurs parmi lesquels le SCD Lyon 1, le Muséum national d’histoire naturelle, la Ville de Paris, Paris-Saclay, l’École normale supérieure de Paris, l’Institut national d’histoire de l’art, la Bibliothèque municipale de Valenciennes, le Musée du Louvre, l’Humathèque Condorcet, etc. Pour accroître son utilisation, l’Ouvroir va proposer une documentation d’aide à l’installation et à la prise en main et travailler sur une solution d’hébergement de la plateforme. Pour ce faire, deux angles d’attaque ont été prévus. Le premier vise à simplifier la mise en œuvre de NumaHOP grâce à un site web réunissant l’ensemble des ressources techniques et documentaires nécessaires à l’installation et la prise en main du progiciel par les équipes. Le deuxième consiste à étudier la potentielle ouverture d’une instance mutualisée de NumaHOP tenant compte des conditions techniques, matérielles, humaines et économiques pour sa réalisation, ainsi que des scénarios de gouvernance pour la future plateforme.
L’utilisation de NumaHOP soulève aussi son lot de problèmes que la communauté est en train de résoudre avec le prestataire. Il s’agit d’abord du ticket d’entrée qui reste assez élevé et peut donc être dissuasif. Plus particulièrement, le traitement des volumétries très importantes et la gestion des contenus nativement numériques s’avèrent complexes. Quant aux archives, la communauté s’empare aujourd’hui de ce sujet avec beaucoup de motivation. Comme il ne s’agit pas d’une simple case à cocher, nous espérons une véritable collaboration avec les services d’archives qui offrent un potentiel d’élargissement de la communauté. Un autre sujet phare reste l’ouverture à la concurrence.
Le vecteur de satisfaction pour NumaHOP nécessite de l’inscrire durablement dans son modèle de développement. Une stratégie qui peut faire toute la différence !
