Step & Star à l’École des Mines d’Albi-Carmaux

DOI : 10.35562/arabesques.357

p. 11

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L’accréditation en lien avec l’Université fédérale Toulouse Midi-Pyrénées pour la délivrance du diplôme et l’arrêt de la mise en production de « Thesa », base de signalement des thèses en cours de la Conférence des grandes écoles, survenue en 2013 étaient l’occasion pour l’École des Mines d’Albi-Carmaux de présenter sa candidature pour rejoindre les réseaux Step et Star.

Le centre de documentation au cœur du circuit des thèses

La participation active dans « theses.fr » se traduit chaque année par le signalement de 70 thèses en préparation. Le circuit des thèses concerne le service administratif, composé de deux personnes pour le suivi et la scolarité, et l’équipe du centre de documentation, composée de trois documentalistes dont une correspondante Step pour la validation des données de thèse et une correspondante Star pour le dépôt officiel. Le déploiement de l’École des Mines d’Albi-Carmaux simultanément dans Step et dans Star est effectif depuis 2014. L’intégration du formulaire de signalement de thèse dans l’outil de gestion collaboratif Adum®1 (Accès doctorat unique et mutualisé) rend obligatoire la déclaration des données de thèse, revues et corrigées lors de chaque année universitaire. Une relecture attentive en vue d’un enrichissement de ces données est faite lors de rendez-vous organisés entre les doctorants et la correspondante Step. Un focus sur la plaquette « theses.fr » ainsi que sur la navigation dans le site permettent, notamment aux doctorants de première année, de mesurer les enjeux et l’importance d’avoir des données en ligne de qualité pour le rayonnement de leurs travaux, du laboratoire et de l’établissement. La fiche de signalement, après avoir été soumise d’abord au directeur de thèse puis au centre de documentation, atteste de la conformité et de l’actualisation des données de thèse. Le service administratif actionne par la suite l’import des données depuis Adum® vers Step, une fois le dossier d’inscription complété et transmis par l’école doctorale. Ce dispositif place le centre de documentation au cœur du processus de validation finale. Une attention particulière est ainsi accordée à la qualité des données qui alimenteront Star en vue du dépôt officiel.

L’accompagnement des doctorants

Le centre de documentation mène également des actions de formation auprès de ses doctorants. Lors de leur arrivée à l’École en première année, une formation aux bases de données scientifiques et aux services du centre de documentation leur est faite. L’objectif est de les amener vers des stratégies avancées de recherche d’information, à mettre ensuite en application avec leur sujet.

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© Donatien Rousseau

Depuis 2009, des ateliers sont proposés et viennent compléter la formation de base. Les thématiques liées à la gestion des références bibliographiques et aux droits d’auteur, entre autres, font l’objet d’un approfondissement. Plusieurs sessions sont organisées chaque trimestre, le principe reposant sur une thématique développée en une heure et animée par une documentaliste. Pour la première fois au printemps 2015, le centre de documentation organisera, à l’attention des doctorants inscrits en troisième année et de leurs encadrants (tuteurs/directeurs de thèse), une réunion autour des prérequis pour le dépôt final du manuscrit. Par ailleurs, une page de notre site web est dédiée au dépôt de la thèse2. Outre les actions menées autour du signalement et du dépôt de thèse, le centre de documentation est un appui pour les doctorants dans la fourniture de documents primaires et le signalement de leurs publications, articles et communications de congrès.

L’intégration dans les réseaux Step et Star est une expérience récente et enrichissante pour l’équipe du centre de documentation, grâce aux échanges avec les collègues d’autres établissements pour leurs retours d’expériences et l’aide du support Abes pour les questions techniques. Le bénéfice de cette intégration se traduit d’ores et déjà par une meilleure visibilité des travaux des doctorants de l’École des Mines d’Albi-Carmaux.

1 www.adum.fr

2 http://doc.mines-albi.fr/ deposer-une-these

Notes

1 www.adum.fr

2 http://doc.mines-albi.fr/ deposer-une-these

Illustrations

© Donatien Rousseau

References

Bibliographical reference

Huong Baleix, « Step & Star à l’École des Mines d’Albi-Carmaux », Arabesques, 78 | 2015, 11.

Electronic reference

Huong Baleix, « Step & Star à l’École des Mines d’Albi-Carmaux », Arabesques [Online], 78 | 2015, Online since 07 janvier 2020, connection on 21 septembre 2021. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=357

Author

Huong Baleix

Documentaliste, École des Mines d’Albi-Carmaux

huong.baleix@mines-albi.fr

Copyright

CC BY-ND 2.0