En 2023, l’Abes a entamé la rédaction de son projet d’établissement pour la période 2024-2028. Au cours du premier semestre, l’accent a été mis sur l’analyse de l’existant et le recueil des besoins des utilisateurs.

En interne, une équipe projet de dix personnes a travaillé hebdomadairement sur ce sujet et, en avril, un séminaire d’une journée avec l’ensemble des personnels a été organisé dans le double objectif d’évaluer le projet 2018-2023 et d’avoir un premier échange sur les actions à poursuivre ou à mener pour la période à venir.

Pour l’accompagner dans cette démarche, l’Abes a par ailleurs fait appel au cabinet de conseil Ourouk1, qui a réalisé une série d’entretiens avec des interlocuteurs extérieurs et organisé, lors des Journées Abes de mai 2023, un atelier collaboratif dédié au projet d’établissement.

L’évaluation du HCéres (Haut conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur), qui a remis son rapport2 en mai dernier, a conforté les résultats de cette double démarche et mis en évidence certains éléments :

• L’Abes a su s’adapter aux besoins des établissements ces 15 dernières années, sans toujours pouvoir définir suffisamment clairement ses priorités et évaluer ses réalisations.
• Les besoins des utilisateurs sont multiples, mais néanmoins convergents sur trois points prioritaires :
  • la nécessité d’une refonte du système d’information de l’Abes aujourd’hui basé sur des outils et des processus qui ne correspondent plus aux attentes
  • l’urgence de répondre à la problématique du signalement des ressources électroniques
  • les nouveaux besoins en termes de référentiels personnes et structures.

C’est sur la base de ces constats qu’une première proposition d’axes prioritaires a été élaborée. Présentée au Conseil d’administration du 14 septembre 2023, cette proposition a ouvert des discussions qui ont permis de dégager quelques lignes de force d’un projet à consolider d’ici à la fin de l’année civile.

Un système d’information renouvelé pour une politique des données mieux adaptée

Devenu progressivement complexe et lourd à gérer, le système d’information métier de l’Abes a accumulé une dette technique qui, outre le fait qu’elle représente un risque, pour l’agence comme pour les établissements desservis, entrave la mise en place de nouveaux services et limite notre capacité à développer de nouvelles offres. Notre projet devra donc prioritairement aboutir au remplacement du cœur de ce système, afin de permettre aux établissements de disposer de plus de métadonnées, plus faciles à exploiter, et à des coûts moindres. Le ou les outils mis en place devront permettre à l’Abes de simplifier son architecture informatique et de faire ainsi baisser les coûts de propriété et d’exploitation de son système d’information.

En ce qui concerne les interfaces publiques et professionnelles, elles devront répondre au double objectif de simplification (en particulier grâce à des interfaces full web) et d’autonomisation des établissements dans leurs opérations de traitement et d’exploitation de données.

Ce travail sur les outils doit être au service d’une politique des données, depuis toujours au cœur de nos missions. Les établissements ont besoin de plus de métadonnées, plus facilement accessibles par des connexions de système à système. Une politique de qualification des données est nécessaire à la réalisation de cet objectif : elle nous permettra de proposer des services différenciés en fonction des besoins des différentes catégories d’utilisateurs.

Confirmer le rôle de l’Abes dans les acquisitions de ressources électroniques

Concernant le sujet spécifique des groupements de commandes de documentation électronique, trois aspects, qui pourraient faire l’objet d’une instruction dans le cadre de ce projet, ressortent du Conseil d’administration de l’Abes et de nos échanges avec le consortium Couperin. Tout d’abord et en priorité, il convient d’assurer la soutenabilité de cette activité, qui n’est pas, à ce stade, officiellement inscrite dans les missions de l’Abes et dont le financement n’est pas assuré. Ensuite, au-delà d’une analyse ad hoc de chaque négociation, il est important de fixer collectivement des critères d’analyse permettant de définir les groupements de commandes d’envergure nationale que l’Abes doit porter. Enfin, leur complexité et leur nombre croissant nécessitent de réfléchir avec Couperin à mieux formaliser la contribution des différents acteurs dans les opérations de négociation et de contractualisation, les deux étant de plus en plus imbriqués.

Tous les sujets abordés ci-dessus impliquent de réfléchir à l’accompagnement que nous pouvons offrir à nos utilisateurs. Il s’agira d’adapter le fonctionnement actuel à notre nouvelle offre de services et d’outils, avec des réseaux renouvelés et repensés.

Il reste encore un peu de temps pour donner chair aux grandes lignes de ce projet, dont nous aurons bien entendu l’occasion de reparler.

APPEL À COMMENTAIRES

Vous pouvez lire et commenter la version en cours du projet de l’Abes à l’adresse : https://projet2024.abes.fr