Une université du troisième type
L’Université de Marne-la-Vallée, l’UMLV, est plus l’université de province la plus près de Paris qu’une université parisienne, à la fois par sa culture et son recrutement, bien qu’elle ait été créée il y a 10 ans par une délocalisation d’équipes de recherche de l’Université de Paris 7. De cette origine elle garde, encore aujourd’hui, une originalité où domine la recherche même si l’université a profondément évolué avec ses 9 000 étudiants. La nature des origines de l’université explique très largement l’organisation de sa documentation et le champ de ses applications.
Un SCD sans BU
L’université n’a pas considéré la construction d’une bibliothèque universitaire comme une priorité. En effet, la proximité des grandes bibliothèques scientifiques parisiennes et la faiblesse des effectifs étudiants ont induit la création de petites bibliothèques de proximité dans des locaux aménagés dans les bâtiments de l’université. L’inconvénient de cette situation, c’est l’extrême dispersion des locaux de bibliothèque en petites surfaces (11 bibliothèques pour des surfaces d’environ 250 m2 chacune) difficiles à aménager et consommatrices de personnels. L’avantage par contre, c’est que toutes ces bibliothèques sont intégrées dans une organisation unique et qu’il n’existe pas d’autres bibliothèques ou systèmes documentaires que le Service commun de la documentation. Toutes les procédures d’acquisition et de traitement des documents sont centralisées, quelque soit la source du financement des acquisitions. Aussi, était-il naturel que l’introduction des ressources électroniques soit mise en œuvre par le Service commun de la documentation, qui a le monopole de l’élaboration et de l’exécution de la politique documentaire.
U3M : construire un « pavillon témoin »
Après l’aménagement d’une bibliothèque dans un restaurant universitaire, l’année 2001 lance la programmation d’une construction de la BU centrale qui s’impose. Ce sont les étudiants qui, les plus concernés, s’impatientent et revendiquent cette bibliothèque programmée, déprogrammée, reprogrammée huit ans après. Malheureusement, par l’addition des volontés a minima de l’université et de l’État, le plan U3M pour Marne La Vallée accouche d’une souris – 65 MF. La première tranche ne sera donc pas une bibliothèque centrale mais développera les services internes, les espaces multimédia, une salle de formation et une salle de « référence » en une sorte de « bibliothèque témoin » où la qualité et la convivialité des lieux remplaceront la quantité.
Vers un second pôle universitaire à Marne-la-Vallée. Alors que le premier pôle de l’UMLV sur le campus de la Cité Descartes va bientôt atteindre sa maturité (10 000 étudiants), l’université va créer, début 2002, une nouvelle implantation à Serris, à l’autre bout de la ville nouvelle. La documentation va donc y développer une nouvelle salle de bibliothèque délocalisée qui sera consacrée aux arts du spectacle et à l’histoire de l’art, en particulier le cinéma et les nouvelles technologies associées. Le partage des collections entre les deux sites de l’UMLV n’est pas sans susciter des polémiques chez les enseignants et des problèmes pour les étudiants.
Les enjeux pour le SCD
L’envergure des compétences du SCD
L’UMLV a, dès le début, mis particulièrement l’accent sur l’utilisation des NTIC pour l’enseignement avec l’objectif de modifier la pédagogie dans ce contexte. Aussi, la gestion technique des installations des amphithéâtres (sonorisation et multimédia), les systèmes de visioconférence ont tôt incombés à un service spécialisé qui a été intégré dans le service commun de la documentation il y a quelques années, à l’occasion du projet de campus numérique. Dans ce contexte se sont les bibliothèques qui prêtent le matériel portable – micros HF, PC portables, vidéoprojecteurs.
Les compétences du service commun de la documentation se sont étendues à la mise en place du système d’information du campus numérique (PELLEAS), à la gestion du web de l’université, à la création de documents multimédia, à la réalisation de documents de présentation et de promotion de l’université et de ses composantes. Bénéficiant d’une équipe de saisie et de mise en forme de documents, le Service commun de la documentation s’est lancé récemment dans l’édition universitaire. C’est dans ce cadre que le SCD met en place le dépôt électronique des thèses, qui est devenu obligatoire depuis février 2001.
PELLEAS pour tous
Le projet de plate-forme de gestion des documents électroniques pour le campus universitaire est en cours de développement. Il doit réaliser l’intégration des ressources électroniques des universités (Reims et UMLV) et des écoles d’ingénieur et laboratoires de recherche du campus de la cité Descartes (Polytechnicum de Marne‑la‑Vallée). Cette plate-forme doit servir à la recherche comme à l’enseignement pour développer le « e‑learning » et constituer la base intégrée des documents électroniques achetés ou produits par les partenaires. Cette plate‑forme sophistiquée, qui fédère également l’interrogation de fichiers de ressources externes ou internes comme l’OPAC des bibliothèques, est réalisée par la société Jouve, dans le cadre d’un projet pilote subventionné par la sous‑direction des bibliothèques et de la documentation pour être transposable dans toute autre université intéressée, à un coût négligeable.
Une organisation originale du SCD
Le service commun de la documentation a dû prendre en compte les missions très larges que lui a confié l’université et les intégrer dans une organisation cohérente. Le service commun de la documentation n’est pas organisé en sections, il ne l’a jamais été. Toutes les fonctions sont assurées par des départements fonctionnels, où sont centralisées les fonctions techniques et la gestion des salles de lectures (personnel et équipement). Les fonctions de développement des collections et de formation des utilisateurs sont organisées en trois pôles disciplinaires. Un département de l’édition électronique et du web rassemble toutes les fonctions de création et de support audiovisuel et multimédia.
L’enjeu du second semestre 2001 devrait être l’intégration des procédures de traitement des documents électroniques et sur support (papier, cassettes, cédéroms…) selon une philosophie de « lignes de produit ».
Des projets en dépit de l’absence de ressources humaines
Le service commun de la documentation de Marne-la-Vallée a réussi la gageure de changer deux fois de système informatisé de gestion de bibliothèque en 18 mois (passage du SIGB MultiLis au SIGB TAOS de chez DRA) tout en assumant une expérience, commandée par l’ABES, de catalogage comparé des ressources électroniques en format Unimarc et en Dublin Core, grâce à l’investissement des personnels. Malheureusement, pour le passage au système universitaire de documentation la situation n’est plus la même : il manquera quatre sur cinq des personnes titulaires dans le service du catalogage, au moment de la formation.
De plus, c’est sur ce même personnel que doit se fonder le traitement des documents numériques dont les thèses. Le SCD compte malgré tout mener son étude d’intégration des services techniques.
Enfin, le Service commun de la documentation participera activement, dès la rentrée, avec la collaboration des enseignants en gestion et sciences économiques, à une expérience d’utilisation des documents électroniques pédagogiques à destination des étudiants de 1er cycle. Ces documents, produits par les éditeurs du groupe Vivendi, complèteront l’offre interne de cours produits par les enseignants avec l’aide technique et scientifique du service commun de la documentation.
