Conçu à d’autres fins, l’outil Slack permet également aux équipes de l’Inist-CNRS de faire de la veille partagée.
Début 2016, le département projets et innovations (DPI) de l’Inist-CNRS a mis en place un outil de messagerie instantanée d’entreprise se basant sur l’outil Slack. L’objectif essentiel de cette installation était de créer de nouveaux liens numériques entre les différents utilisateurs, de façon à resserrer virtuellement les échanges entre les équipes projets, éparpillées sur plusieurs bâtiments. Cette messagerie instantanée avait pour ambition de faciliter les discussions spontanées, à mi-chemin entre le mail et le téléphone. Elle n’avait initialement aucun rapport avec le besoin de fédérer une veille, mais plutôt le désir de répondre à un besoin de réseau social d’entreprise.
La mécanique de la messagerie instantanée Slack
La première étape pour l’utilisation de Slack est la création d’un « espace de travail » dédié sur lequel toutes les personnes disposant d’une adresse mail se terminant par @inist.fr peuvent s’inscrire. Une fois inscrites, les personnes arrivent dans l’espace de travail, qui est organisé en plusieurs « chaînes ». Ces chaînes sont assimilables à des salons de discussions thématiques et se composent syntaxiquement d’un dièse suivi de quelque caractères (ex : #arabesque). La politique de l’Inist-CNRS est que toutes les chaînes soient accessibles publiquement, et non de manière sélective selon les centres d’intérêt supposés des participants, de façon à stimuler (ou au moins permettre) la communication transversale (inter projets, inter métiers). De ce fait, chacun est libre de s’abonner ou se désabonner de telle ou telle chaîne en fonction de ses intérêts du moment.
Les chaînes créées étaient de différentes natures, thématiques disciplinaires (ex : #ist #dev #agile), liées aux projets et applications (ex : #istex #bibcnrs #ezpaarse #conditor #panist), autres (ex : #la-cafet et #activity).
Avec Slack, les utilisateurs disposent d’une application web (ou bureautique) directement connectée sur le réseau, et ils peuvent envoyer des messages dans les différentes chaînes. Chaque message envoyé est instantanément diffusé à l’ensemble des personnes abonnées ayant rejoint la chaîne en question. Une discussion informelle et spontanée peut alors démarrer entre une, deux ou N personnes. Ces messages sont chronologiquement enregistrés un certain temps dans la chaîne, et sont consultables de façon asynchrone par les personnes qui n’étaient pas connectées sur la messagerie au moment de la discussion.
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Et la veille dans tout ça ?
Trois des chaînes présentées (#ist #dev et #agile) ont pour vocation de permettre les échanges sur différentes disciplines, et sont de plus transversales aux différents projets et applications de l’Inist-CNRS sur lesquels travaillent les participants aux chaînes. La première (#ist) regroupe les discussions autour de l’information scientifique et technique. La seconde (#dev) permet d’échanger sur le développement informatique. Enfin, dans la troisième (#agile), se mêlent des discussions concernant les méthodes agiles, car ces dernières sont fortement utilisées au sein de l’Inist-CNRS.
Dans la pratique, il s’est avéré que, en plus de l’échange d’information et de la discussion entre personnes impliquées, ces trois chaînes sont utilisées pour partager des articles trouvés sur le web. Les personnes du département diffusent alors au fil de l’eau les liens découverts sur le web ou sur d’autres réseaux sociaux comme Twitter. Dans la grande majorité des cas, ces partages ne suscitent aucune réaction visible de la part des collègues, sans que cela signifie que les liens ne sont pas consultés. Parfois, des discussions émergent.
Dans certains cas, les participants des projets en cours y trouvent un très fort intérêt, et cela peut provoquer différents effets : une réunion informelle à la machine à café, la formalisation d’une fonctionnalité qui sera discutée puis ajoutée dans les priorités du projet, voire une réalisation concrète dans une application qui sera alors directement utilisable en production. Dans d’autres cas, cela peut provoquer l’inscription ou la participation à un congrès, ou un débat enflammé sur un nouveau concept ou technologie émergeant annonçant la révolution d’une discipline.
Ce type de veille, non cadrée, s’inscrit dans une approche bottom-up. La démarche reste volontaire pour le partage, mais aussi dans la curiosité d’aller piocher des idées et de les transposer dans son contexte. Grâce à l’usage « détourné » d’un outil dont ce n’est pas la fonction première, la veille s’effectue avec un formalisme léger, propice à l’innovation.
