Ici, la pente est forte et la route sinueuse, depuis cet après-midi d’août 2017 où s’est lancée la réinformatisation du réseau des bibliothèques de l’Université de Toulouse. Point d’arrivée d’une phase d’avant-projet de cinq ans mais aussi départ d’une course de haies de neuf mois. Le 1
er juin prochain, ce sera fait !
L’entrée dans le projet s’est faite, en septembre, par la formation des membres de l’équipe : une trentaine de personnes, issues des neuf établissements qui forment notre réseau, parmi lesquelles certaines impliquées dans toutes les étapes précédentes, d’autres dans quelques-unes, et d’autres encore dans aucune. Une appropriation d’autant plus cruciale, avec, hélas, un bilan mitigé, à l’unanimité des intéressés : une prise en main difficile de la base dite de bac-à-sable, un dispositif de formation insuffisant (cinq heures d’enregistrements vidéo en anglais, accompagnés de supports traduits dans un français émaillé de trouvailles syntaxiques).
Parallèlement, et dans un délai contraint voire raccourci, un lourd travail a été mené (de main de maître !) en toute autonomie par le SICD de Toulouse pour préparer questionnaires de migration et fichiers de données. Enfin, les mois de septembre et la première quinzaine d’octobre ont aussi été mis à profit pour répondre aux différents questionnaires de configuration utilisés par le prestataire pour paramétrer système de gestion et interface de recherche. Le caractère fédératif du réseau et le grand écart de fonctionnement entre les SIGB actuel et futur ont demandé de nombreuses heures de palabres – qui n’ont pas été vaines, puisque les fichiers complétés ont été fournis en temps voulu, et cela malgré un accompagnement relativement réduit : deux réunions d’une demi-journée et deux à trois cents pages de documentation, toujours dans la langue de Benny Hill. Ce travail a permis au prestataire de livrer le 9 novembre une version de pré-production de son système, c’est-à-dire une base de travail chargée avec nos données et paramètres ; puis, le 20 novembre, neuf interfaces de recherche publiques, à savoir une par établissement, doublée chacune d’une version « bac-à-sable ». La livraison de ces bases marque l’entrée dans la deuxième phase du projet : la vérification des données et de la configuration des fonctionnalités.
La positive attitude
Les données issues du SIGB ont été correctement migrées, à l’exception de 500 notices bibliographiques dont nous restons sans nouvelles. La migration des ressources électroniques issues du résolveur de liens a, elle, été plus chaotique, puisqu’elle a donné lieu à la génération de dizaines de milliers de doublons. Les causes du problème seraient identifiées. Puisse notre prestataire avoir raison ! La configuration ? Eh bien, elle nécessite encore d’être adaptée pour que les fonctions de recherche ou l’affichage détaillé des ressources soient conformes à nos attentes, ou pour que nos politiques de prêt puissent s’appliquer. Dans ce domaine, c’est plus d’une centaine de tickets qui a été créée.
Le travail sur les fonctionnalités a surtout consisté à rattraper le retard de compréhension accumulé depuis le démarrage. En décembre et janvier ont ainsi été produites des centaines de pages de procédure d’utilisation, qui plus tard se transformeront en livrables pour nos stagiaires. A ce propos, on ne dira jamais assez combien peut être grande la joie du bibliothécaire qui arrive enfin à envoyer à une commande ou à mettre en rayon un exemplaire. Modestes succès, mais ô combien revigorants.
S’ouvre maintenant la troisième et dernière phase du projet, sans doute la plus critique : la formation des utilisateurs professionnels. Quelques chiffres en résumeront l’ambition : environ 340 personnes formées, 12 stages élaborés, 123 sessions organisées pour un total cumulé de 137 jours de formation dispensés, entre le 12 mars et le 27 avril, puis au mois de juin.
On aura compris que la route est sinueuse car semée d’embûches, certaines prévisibles d’autres non, et que la pente est forte car le travail surabonde. Cependant, le moral de l’équipe, passé par des hauts et des bas, est encore bon, et l’impatience de mise, car « la route, elle est faite pour bouger, pas pour mourir » (proverbe picto-charentais).
Le saut avec la course à deux pas de la table, à un pied de la muraille, in Trois dialogues de l’exercice de sauter et voltiger en l’air... par le Sr Archange Tuccaro, 1599, p. 145r.
Source : Gallica - BnF
