Heures à l’usage de Clermont .Page décorée
Clermont-Ferrand - BM - ms. 1508, f. 063v
Le centre régional (CR 06) Auvergne du Sudoc-PS est abrité par la bibliothèque universitaire des sciences et techniques, sur le campus des Cézeaux, à vingt minutes du centre-ville clermontois. Il regroupe 100 bibliothèques réparties sur quatre départements : l’Allier, le Cantal, la Haute-Loire, le Puy-de-Dôme. 35 bibliothèques sont déployées dans le Système universitaire de documentation, 65 dépendent du centre régional – Moyens humains : un bibliothécaire adjoint spécialisé et, depuis le 1er janvier 2010, un magasinier et un conservateur.
Les missions du CR Auvergne sont celles des centres régionaux de province : coordonner le traitement des périodiques de l’ensemble de son réseau. Il a la responsabilité du traitement bibliographique de toutes les publications en série dans le Sudoc, pour la région Auvergne, mais aussi dans le système intégré de gestion de bibliothèque dans le logiciel AB6 de la Bibliothèque communautaire et interuniversitaire (BCIU).
En plus de l’expertise catalographique, le CR assure des missions d’animation, d’information et de formation. L’activité de formation et de conseil du CR (aménagement de locaux, choix d’une classification, désherbage de collections) s’étend à toutes les bibliothèques du réseau et elle est reconnue par ces bibliothèques. La demande est telle que le CR, avec ses faibles moyens humains, ne suffit pas à y répondre.
Le CR n’y suffit pas
L’Université Blaise-Pascal (Clermont-Ferrand-II) a mis l’accent sur le développement des formations et propose de très nombreuses préparations dans le domaine de la documentation.
Une unité de formation et de recherche, l’UFR Lettres, langues et sciences humaines (LLSH), offre un accès à plusieurs licences par l’intermédiaire de son département « Métiers du livre et éditions numériques », licences professionnelles ou optionnelles qui entendent former des spécialistes capables de participer à la gestion d’organismes documentaires et d’intervenir au niveau des techniques : constitution de fonds, traitement des documents, gestion et valorisation des collections.
La responsable du CR intervient au niveau des licences et des masters pour la présentation et l’interrogation du catalogue du Sudoc, la présentation et le rôle des centres régionaux. En collaboration avec le centre de formation aux carrières des bibliothèques, lié par convention au groupe régional Auvergne de l’Association des bibliothécaires de France (ABF), le CR intervient pour présenter l’ABES, le catalogue du Sudoc, le rôle du centre régional, pour les personnes en formation initiale ou pour celles qui préparent les concours des bibliothèques.
En partenariat avec le centre technique du document, géré par le coordinateur du Sudoc, des formations sont régulièrement assurées par le centre régional pour garantir une cohérence des ressources documentaires sur les publications en série tant au niveau national (Sudoc) qu’au niveau du service interétablissement de coopération documentaire (catalogue Absys du SICD) : des fiches méthodologiques accessibles dans l’intranet sont régulièrement mises à jour.
Le PCAuv ?
En 2010, un projet devient réalité : le plan de conservation partagée des périodiques (PCPP).
L’ABES et le ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche demandent que les missions des centres régionaux soient inscrites dans des « logiques de projet, nationales ou régionales… ».
La responsable du CR propose au directeur de la BCIU de mettre en place un plan de conservation partagée des périodiques imprimés, le support électronique modifiant fortement les mentalités, des bibliothèques d’UFR scientifiques font appel au CR pour mutualiser leurs collections avec la BU de sciences.
Relais entre les différents partenaires, le CR voudrait pouvoir formaliser par écrit des accords verbaux.
Le plan de conservation des périodiques en Auvergne est lancé, il s’appellera PCAuv et bénéficie depuis janvier 2010 d’un mi-temps, qui vient s’ajouter à celui de la responsable. Dans un premier temps, le projet porte principalement sur les collections scientifiques : il s’agit d’élaborer une politique de conservation partagée des périodiques scientifiques imprimés, entre les bibliothèques universitaires, les bibliothèques de composantes, de laboratoires ou d’établissements intégrés au pôle de recherche et d’enseignement supérieur, avec l’aide du centre régional Auvergne, afin de définir des critères de conservation et de partage.
Le principe consiste à répartir la conservation des titres dans les établissements partenaires : certains deviendront « pôles de conservation », tandis que d’autres se positionnent en tant qu’ « établissements associés » et s’engagent à compléter les lacunes des collections des établissements responsables de la conservation.
Objectifs et mise en œuvre
Un plan de conservation partagée des collections de publication en série répond à plusieurs objectifs. L’enjeu est scientifique et patrimonial ; il s’agit de garantir et faciliter un accès régional au plus grand nombre de titres, développer un service de renseignement de qualité, développer le service du prêt entre bibliothèques. Autres objectifs : l’économie de place et l’économie budgétaire. Chaque étape soulève son lot d’interrogations.
1 Établir un recensement des périodiques
En dehors des établissements les mieux dotés, les collections sont éparpillées, oubliées dans des placards, parfois entreposées dans la salle de repos qui sert de cuisine ou sur le point d’être pilonnées. Les recenser ? Certes, mais avant tout les découvrir !
2 Avoir une volonté très forte de coopération
Une volonté très forte de coopération documentaire des différents acteurs existe, mais la répartition des titres se heurte à des questions infinies. Qui conserve tel ou tel titre sur quels critères, et avec quelles conditions d’accès ? Il est en effet tentant, pour un laboratoire, de recueillir de nombreuses collections correspondant à son domaine d’études. Rares sont ceux qui ont les moyens de garantir un accès direct aux collections, ou même un suivi suffisant pour faire fonctionner un service de prêt entre bibliothèques. Voilà qui pose, une fois de plus, la question cruciale du personnel affecté au suivi de la documentation.
3 Signer une « lettre d’accord »
La mise en place du plan de conservation nécessite d’établir une « convention » entre les divers établissements qui participent au plan de conservation partagée. Mais, en toute rigueur juridique, il n’est pas possible à des établissements d’un même pôle de recherche et d’enseignement supérieur de signer ensemble une convention. Une simple « lettre d’accord » viendra donc remplacer la « convention ».
Malgré cela, chaque terme doit en être pesé, car la finalité est la même. Pour chaque centre de documentation qui entre dans le plan de conservation en tant que « pôle de conservation », seront signataires le directeur du SICD et, selon la structure, le directeur du laboratoire, de l’UFR, etc.
Viendra s’ajouter la signature du centre régional du Sudoc-PS Auvergne qui prend en charge la responsabilité du plan et sa mise en œuvre.
L’Humanité Dimanche du 7 mai 1953
BU de droit de Clermont-Ferrand
4 Le déplacement des collections
C’est l’ultime étape, celle qui matérialise le lancement du projet. Ce n’est pas, évidemment, celle qui requiert le moins d’organisation, ni le moins d’énergie. Mais elle permet d’aboutir à des collections remembrées, qui gagnent en cohérence et en visibilité. Le projet collaboratif autour des périodiques en Auvergne a été reçu avec un réel enthousiasme par l’ensemble de la communauté scientifique. Avec raison, elle y voit un moyen de gérer le manque d’espace de stockage mais aussi de valoriser chaque domaine disciplinaire à travers des collections documentaires imprimées, souvent rares, voire délaissées sur le plan régional et national.
Sa réalisation est complexe surtout lorsqu’il s’agit de travailler avec les centres de documentation des laboratoires, où les professionnels de la documentation sont rares. Le projet repose en grande partie sur le centre régional qui doit soutenir, canaliser parfois la bonne volonté de quelques chercheurs, apporter son savoir-faire et sa force de travail à chaque étape de la mise en œuvre (mise à jour des états de collection, confrontation des titres, établissement des critères de répartition, nécessaires arbitrages).
Aujourd’hui, le plan de conservation partagée des périodiques en Auvergne, ayant pris son envol sur le campus des Cézeaux, domaine des sciences dures, s’aventure au centre-ville de Clermont, en entamant la réorganisation des bibliothèques juridiques et économiques.
