Gérer les ressources électroniques

Pour un environnement de travail documentaire et numérique à l’université : ERMS et OPAC à Tours

DOI : 10.35562/arabesques.2084

p. 12-13

Outline

Text

Pourquoi un outil de gestion des ressources électroniques (ERMS) ?

L’université François-Rabelais est une université pluridisciplinaire, forte de 21 000 étudiants, 1 200 enseignants, 700 personnels BIATOS.

Le service commun de la documentation, le SCD, présent sur cinq sites principaux, a opéré la modernisation de son outil informatique, inscrite dans le contrat quadriennal 2004-2007, à partir de 2005.

Le choix du comité de pilotage s’est porté sur le système intégré de gestion de bibliothèque, le SIGB, Millennium de la société Innovative qui a été mis en production le 15 juin 2006.

La phase « portail » a été développée ensuite et s’est terminée au début de l’année 2009, avec l’installation du module de recherche fédérée.

La question de la gestion des ressources électroniques est apparue au service commun de la documentation dès les premiers abonnements en ligne, en 2000.

Elle s’est précisée au moment de la rédaction du cahier des charges de la réinformatisation et a trouvé une réponse avec le module ERMS (Electronic Resource Management System) développé par Innovative.

Outre la gestion interne des abonnements, l’ERMS permet de mettre en valeur l’ensemble des ressources électroniques, payantes ou gratuites que nous souhaitons signaler.

Leur grande diversité rendait cet affichage indispensable et nous voulions pouvoir le réaliser de manière très intégrée, de telle sorte que documents électroniques ou papier soient accessibles par la même interface.

En complément des modules traditionnels du SIGB, le module ERMS facilite la gestion des particularités du circuit de vie des ressources en ligne. L’ERMS intégré au SIGB permet d’établir des relations entre les différentes notices et de disposer d’une interface analogue aux autres modules.

Les ressources en ligne supposent un travail collaboratif et l’outil ERMS favorise ce travail. Les différents services du SCD ayant des responsabilités complémentaires concernant les ressources en ligne, la direction, les services comptables, services informatiques, services d’acquisitions et services documentaires partagent un outil commun qui recense l’ensemble des informations.

Les ressources en ligne de l’université : état des lieux

L’université François-Rabelais (fin 2008), gère via ERMS toutes les ressources électroniques, soit 120 bouquets de revues, collections de ebooks, sites web ; en ce qui concerne les ressources payantes, on compte 53 bases de données en texte intégral, 19 bases de données bibliographiques. Tous les bouquets de ressources sont intégrés dans Millennium. Concernant le chargement des titres d’ouvrages et de revues qui composent ces bouquets, le travail est en cours et on compte, à ce jour, dans la base, environ 6 000 titres sur un total de plus de 23 500 titres rien que pour les ressources payantes (achat ou abonnement).

Un objectif prioritaire, l’accès aux ressources en ligne via l’OPAC

Le paramétrage du module ERMS commence en janvier 2008 avec un objectif prioritaire : favoriser l’accès aux ressources en ligne intégrées au catalogue. Des icônes réservées aux différents types de documents électroniques (thèses en ligne, revues en ligne…) renseignent l’usager dès l’affichage liste.

ERMS : le module professionnel

Dès l’étape de sélection des ressources, si une période de test est organisée, la base de données peut être enregistrée rapidement dans le module ERMS. Elle est alors immédiatement disponible à l’OPAC. Que la phase de test aboutisse ou non à un abonnement, on peut avoir un accès pérenne aux données dans notre SIGB. Lors des négociations successives, on garde une trace de l’évolution des bouquets (titres retirés ou ajoutés).

Il est possible de définir des « alertes » c’est‑à-dire des rappels électroniques pour les abonnements à renouveler, à supprimer ou à étudier de plus près. En complément des rapports statistiques des fournisseurs, il est possible d’obtenir des statistiques de consultation via les outils d’analyse statistique et les rapports fournis par le système : on peut ainsi recueillir des statistiques par types de lecteurs, par composantes.

Image

Les perspectives

Plusieurs opérations liées à la documentation en ligne sont menées de front : la mise en place de la recherche fédérée, le catalogage des ressources en ligne dans le Système universitaire de documentation, la mise en ligne des thèses électroniques, la numérisation des mémoires ; le paramétrage du module ERMS doit être affiné ainsi que celui du résolveur de liens Web‑Bridge. À moyen terme, pour compléter ERMS, on pourrait envisager la mise en place d’un outil de recherche qui enrichit les fonctionnalités de l’OPAC traditionnel (OPAC « nouvelle génération »).

L’ERMS est donc non seulement un outil de gestion des ressources électroniques mais véritablement un instrument au service de la recherche documentaire personnalisée. Il s’inscrit dans une démarche plus générale de cohésion des ressources administratives, pédagogiques et documentaires offertes aux étudiants et aux chercheurs. Cela s’intègre dans le projet de l’université de construction de l’environnement numérique de travail. Le catalogue est une des rubriques de l’ENT et en ce sens il est construit pour répondre aux attentes de l’utilisateur

Illustrations

References

Bibliographical reference

Bruno Boissavit, Gérard Bruère, Anne Slomovici and Corinne Touchelay, « Gérer les ressources électroniques », Arabesques, 55 | 2009, 12-13.

Electronic reference

Bruno Boissavit, Gérard Bruère, Anne Slomovici and Corinne Touchelay, « Gérer les ressources électroniques », Arabesques [Online], 55 | 2009, Online since 13 août 2020, connection on 06 décembre 2021. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=2084

Authors

Bruno Boissavit

Directeur-adjoint - Université de Tours, 5 rue des Tanneurs 37041 TOURS CEDEX 1

bruno.boissavit@univ-tours.fr

Author resources in other databases

Gérard Bruère

Ingénieur informaticien - Université de Tours, 5 rue des Tanneurs 37041 TOURS CEDEX 1

gerard.bruere@univ-tours.fr

Author resources in other databases

Anne Slomovici

Responsable des ressources électroniques - Université de Tours, 5 rue des Tanneurs 37041 TOURS CEDEX 1

anne.slomovici@univ-tours.fr

Author resources in other databases

Corinne Touchelay

Directrice du service commun de la documentation - Université de Tours, 5 rue des Tanneurs 37041 TOURS CEDEX 1

corinne.touchelay@univ-tours.fr

Author resources in other databases

Copyright

CC BY-ND 2.0