Les établissements d’enseignement supérieur et de recherche, depuis 2000 (circulaire du 21 septembre 2000 ), sont invités à promouvoir et à pérenniser la production scientifique et technique par la diffusion électronique des thèses. Ce bouleversement dans les habitudes de travail des établissements nécessite à la fois la mise en place de nouvelles pratiques (circuit administratif, mode de production de la thèse, modalités de dépôt, chaînes de transformation des documents...) et le développement de nouveaux outils (jeu de métadonnées, système d’archivage pérenne, plateforme de diffusion).
ORI-OAI : un workflow bien défini
ORI-OAI1 offre aux établissements d’enseignement supérieur un moyen simple de gérer l’ensemble des processus de publication des thèses électroniques du dépôt de la première version de la thèse à sa publication sur le site institutionnel ainsi qu’à son archivage via l’application STAR (Signalement des thèses, archivage et recherche). Résultat d’un groupe de travail composé de représentants de plusieurs établissements français, ces processus (workflow) de publication ont été modélisés dans le respect du cadre législatif français, en profitant de l’expérience des professionnels des bibliothèques (gestionnaires de thèses).
Différents acteurs (doctorant, service de scolarité, validateur scientifique, service commun de la documentation) interviennent dans le workflow en fonction des droits qui leur sont attribués et du cycle de vie de la thèse. La confidentialité de la thèse est renseignée dans le workflow à travers le choix de diffusion intranet et/ou internet. À terme, plusieurs versions d’une même thèse pourront être gérées : versions de dépôt, de diffusion, d’archivage, etc.
Une interaction avec les applications de l’établissement, l’application STAR et l’archive nationale HAL
ORI-OAI interagit avec le système d’information (SI) de l’établissement. L’accès des acteurs habilités est subordonné au système d’authentification du SI (CAS). Grâce à la connexion à l’annuaire LDAP, les métadonnées des différents intervenants sont automatiquement renseignées. L’un des objectifs d’ORI-OAI est d’offrir, via son interface de saisie de métadonnées, l’interrogation et l’extraction des informations des référentiels proposés par l’ ABES (autorités auteur, autorités Rameau). À la fin du workflow, les gestionnaires de thèses pourront, d’un simple clic, transférer les thèses de leur établissement vers l’application STAR et vers l’archive nationale HAL. De même, ORI-OAI pourra être connecté aux logiciels de gestion des étudiants (de type Apogée) afin de récupérer les données déjà saisies : titre de la thèse, noms des directeurs de thèse, etc.
Une gestion des données du cycle de vie
Le cycle de vie de la thèse nécessite également la collecte de données complémentaires qui n’entrent pas directement dans le descriptif bibliographique. Ces données sont à la fois indispensables au bon déroulement du processus (outils utilisés, informations sur les doctorants...) et au suivi précis des activités du service de gestion des thèses (statistiques, données de gestion sur les temps de traitement...). Ces métadonnées seront également gérées dans ORI-OAI.
La gestion des thèses électroniques par ORI-OAI est le fruit d’un travail de collaboration interétablissement alimenté par l’expérience des professionnels des bibliothèques. De par sa licence open source, ORI-OAI est librement adaptable en fonction des configurations particulières des établissements.
ORI-OAI a proposé début juillet 2009 une version bêta du système de stockage de documents ; une version bêta du workflow pour la gestion des thèses électroniques est à venir.
