La nécessité des plans de conservation partagée (PCP) fait l’unanimité dans notre profession. Tout particulièrement ceux des périodiques, puisque ce type de document est l’objet principal des demandes de prêt entre bibliothèques, occupe des volumes particulièrement importants sur nos rayonnages et présente des difficultés de conservation particulières. Mais si la nécessité des plans de conservation partagée fait consensus, leur mise en place, leur maintien et leur développement n’est pas toujours, loin s’en faut, dans les priorités politiques de nos bibliothèques.
Qu’est-ce qu’un plan de conservation partagée ?
Un plan de conservation partagée a pour objectif de garantir au public l’accessibilité aux richesses documentaires et ce, de façon pérenne. Pour y parvenir, des établissements documentaires choisissent de coordonner l’élimination, la conservation, l’acquisition et la valorisation d’un corpus défini dans un périmètre d’action (une région, une thématique, etc.). Par ce partage de la conservation et de la mise à disposition des fonds, les participants se répartissent les charges et se donnent les moyens d’une cohérence documentaire.
État des lieux
Mis en œuvre dans les années 1990-1995 et pilotés par les structures régionales du livre, il existe aujourd’hui neuf plans de conservation partagée de périodiques (PCPP) regroupant chacun entre 24 et 44 établissements et concernant de 300 à 1 000 titres (sauf en Île-de-France où il dépasse 5 500 périodiques). Dans quatre régions (Aquitaine, Bretagne, Franche-Comté et Île-de-France), les plans fonctionnent globalement bien. En revanche, pour les cinq autres (Bourgogne, Centre, Champagne-Ardenne, Languedoc-Roussillon et Poitou-Charentes), les niveaux d’activité et de développement sont plus problématiques, eu égard au peu de ressources humaines consacré à ces projets. En outre, trois PCPP sont en cours de constitution (Midi-Pyrénées, PACA et Rhône-Alpes) et deux sont en projet (Nord-Pas-de-Calais et Limousin).
Le niveau de signalement mais surtout d’organisation des PCPP est variable : cela va de la gestion de liste de titres à la mise en ligne de base de données permettant des recherches par différents critères jusqu’au pilotage d’un réel plan de conservation partagée. De façon générale, l’implication des centres régionaux (CR) du Système universitaire de documentation pour les publications en série (Sudoc-PS) dans ces plans est relativement faible : pour l’heure, seuls deux CR (Aquitaine et Poitou-Charentes) assurent le signalement du plan de leur région dans le catalogue Sudoc. Pourtant, comme en témoigne l’ARPEL1 en Aquitaine, l’expérience montre qu’une forte coopération entre le CR et la structure régionale du livre, est à la fois productive, économique pour chacun des partenaires et très valorisante au niveau régional.
Une situation contrastée
Faute de volonté politique marquée et corrélativement de moyens affectés suffisants, les plans existants sont majoritairement en difficulté, du fait de l’inévitable essoufflement de projets reposant sur les bonnes volontés individuelles. Cela a pour conséquence l’absence trop fréquente de réel pilotage des PCPP. Dans un certain nombre de régions, il a été difficile de convaincre des bibliothèques de l’enseignement supérieur de participer au plan de conservation partagée de périodiques. Pourtant, les intérêts des bibliothèques de l’enseignement supérieur et de la lecture publique sont complémentaires et cette coopération est même l’une des garanties de la réussite d’un plan. Il en résulte une difficile reconnaissance de cette mission, pour les structures régionales du livre bien sûr, mais aussi pour les CR du Sudoc-PS.
D’ailleurs, le fait que seuls deux PCPP soient référencés dans le catalogue Sudoc est symptomatique. Il s’agit pourtant du seul catalogue offrant une visibilité nationale aux périodiques de l’ensemble des établissements documentaires du territoire français et tout particulièrement à ceux de la lecture publique.
Une dynamique à conforter
La vague actuelle de création de plans de conservation partagée de périodiques montre bien qu’il y a un réel besoin dans les régions. Le pilotage des plans par les structures régionales du livre est à ce titre révélateur.
Pourtant, si le périmètre régional est pertinent pour l’organisation de la gestion concertée des collections documentaires, le devenir des PCPP doit triompher d’un obstacle, celui du cloisonnement des tutelles. Les présidents d’universités, de pôle de recherche et d’enseignement supérieur (PRES) et de conseils régionaux montrent de plus en plus d’intérêt pour la mise en œuvre de politiques locales pour l’enseignement et la recherche. Des programmes documentaires associant les collectivités territoriales et les universités sont donc appelés à se développer.
Autre élément plaidant en faveur des PCPP : le développement de l’information sur support électronique qui nécessite un renforcement de la conservation et de la communication du support papier. En effet, seul support pouvant être communiqué librement et sans limite dans le temps, sa conservation nécessite d’être plus fortement coordonnée, voire mutualisée, puisqu’il deviendra principalement document d’archive ou de dernier recours ; de plus, un PCPP, par le référencement et la conservation qu’il offre, est la plate-forme toute trouvée sur laquelle vont pouvoir se mettre en place des plans de numérisation. Autrement dit, paradoxalement, l’arrivée de l’électronique nous amène à mieux gérer le papier et à nous appuyer sur lui pour passer de l’ancien au nouveau support.
Le signalement des PCPP dans le Sudoc
À l’ordre du jour de la réunion des CR du Sudoc-PS à Montpellier le 30 mai dernier à l’ABES, toujours à l’écoute des besoins du terrain pour faire évoluer l’outil Sudoc, la problématique du signalement des PCPP a été prise en compte concrètement.
Recherche d’un plan de conservation dans l’accès public au Sudoc : résultat de la recherche.
Hier. Le signalement consistait jusqu’à présent à ajouter un code, au niveau de l’exemplaire, dans la zone de la cote (PCAq pour les titres du plan d’Aquitaine). La participation à un plan de conservation partagée des périodiques nécessite un signalement des états de collection le plus précis possible, ce qui peut amener à indiquer un nombre plus ou moins important de lacunes. Cette information, si elle est nécessaire pour le plan, n’est en revanche pas justifiée dans le Sudoc du fait du risque d’alourdir les notices d’un contenu n’intéressant pas l’ensemble des participants. Le signalement de ces lacunes se heurte par ailleurs à des contraintes techniques liées au prêt entre bibliothèques, les lacunes n’étant pas visibles avec le logiciel Supeb, et à l’espace limité dans la zone dédiée aux lacunes. C’est une des raisons qui ont amené les gestionnaires de PCPP à constituer des bases de données « maison », dans lesquelles la saisie faite dans le Sudoc est reprise et complétée si besoin pour les lacunes.
Aujourd’hui. La première demande des CR du Sudoc-PS était de parvenir à un signalement plus clair. L’ABES y a répondu favorablement en créant un nouveau champ intitulé « Plan de conservation partagée » et dans lequel le code noté va se traduire par le nom de la région concernée. Les CR ont également souhaité que les PCPP deviennent une clé de recherche. L’ABES a apporté un début de réponse. Il est maintenant possible de faire une recherche dans le nouvel index PCP. En mode professionnel, il reste limité à son propre ILN2 mais, en recherche publique, en tapant le code du plan concerné, on obtient l’ensemble des titres de ce plan. Cette recherche reste à améliorer, par exemple en proposant les PCP en critère de limitation. Toujours dans le but d’une meilleure visibilité des plans de conservation partagée de périodiques, les CR du Sudoc-PS ont souhaité pouvoir récupérer, en interne, l’information saisie dans le Sudoc afin d’alimenter leur base locale (plus de double saisie) mais, aussi, présenter un catalogue du PCPP de leur région ou de leur thématique pour la région parisienne. En réponse, l’ABES a proposé d’effectuer à la demande des extractions (produits dérivés).
Demain ? Les cinq PCPP en cours de constitution veulent s’appuyer sur le Sudoc pour effectuer le signalement des collections. Cela a incité les responsables de CR à avancer leur réflexion sur les besoins émergents. Le scénario le plus intéressant serait celui d’une base commune, alimentée par le Sudoc (ou élément du Sudoc ?), avec une identification et une personnalisation possible pour chaque plan et, enfin, une visibilité à la fois nationale et régionale, via un portail des plans de conservation partagée de périodiques en France. Ce scénario méritait d’être développé. C’est pourquoi la création d’un groupe de travail a spontanément été décidée, auquel ont également été conviés les structures régionales du livre concernées, ainsi qu’un membre de l’ABES. Le groupe constitué3 devrait rendre compte de son travail d’ici la fin de l’année universitaire. L’avenir des plans de conservation partagée de périodiques nécessite que des choix politiques soient faits. Les CR du Sudoc-PS ont un rôle à jouer dans la mise en place de programmes régionaux autour des périodiques, dont les PCPP sont un élément. Cela nécessite que les directeurs de SCD, de SICD, ainsi que ceux de services documentaires de PRES apportent leur soutien à ces développements coopératifs.
