Lors des Journées ABES 2009, deux exemples étrangers de plans de conservation partagée (PCP), nous ont été présentés : le United Kingdom Research Reserve (UKRR) en Grande-Bretagne et le consortium des bibliothèques universitaires de Catalogne (Cf. Arabesques n° 56 : Chroniques d’innovations annoncées). En écho à ces deux expériences, nous nous proposons de présenter « à trois mains » la situation des plans de conservation partagée en France et leurs évolutions en cours et à venir.
Que conserve-t-on et pourquoi ?
Actuellement, les plans de conservation partagée en France sont dédiés pour l’essentiel à deux types de documents : les périodiques d’une part, la littérature jeunesse d’autre part. On comprend aisément ces choix : la conservation des périodiques soulève beaucoup d’interrogations, en termes d’exhaustivité des collections, mais aussi de volume de stockage ou encore de fragilité du support papier ; quant au patrimoine de la littérature jeunesse, il a été longtemps ignoré (voire méprisé et systématiquement pilonné) et les efforts actuels pour conserver au mieux la production du secteur répondent au souci, désormais partagé, de préserver pour demain des fonds d’une grande valeur, tant sentimentale que sociologique et historique.
Une coopération entre acteurs au niveau régional
Dans leur grande majorité, les plans de conservation ont été mis en place à l’échelle régionale ; ils sont pilotés et gérés par la structure régionale pour le livre (SRL) locale.
Les SRL, missionnées par les directions régionales des affaires culturelles, les DRAC, et les collectivités locales, travaillent par vocation avec les établissements documentaires de lecture publique. La collaboration avec les établissements de l’enseignement supérieur est ponctuelle et bien souvent limitée au cadre des plans de conservation.
Pour les plans de conservation dédiés aux périodiques, les centres régionaux du Système universitaire de documentation pour les publications en série (CR du Sudoc-PS), sont parfois associés au travail – dans moins de la moitié des cas à ce jour. Dans trois cas seulement, les CR sont impliqués sous la forme d’une mise à disposition du personnel à temps partiel pour le plan et dans un seul cas (Aquitaine), le CR est cogestionnaire du plan.
Les plans existants
La conservation partagée à l’échelle régionale est le modèle le plus répandu : fruit d’une coopération et d’une véritable mutualisation des moyens, il permet la répartition des charges et des coûts liés à la conservation sur un territoire donné. Dans ce modèle, certains établissements assument la conservation pérenne de certaines collections dûment sélectionnées, tandis que d’autres s’engagent à compléter dans la mesure du possible ces collections (promues ainsi collections de référence).
Les plans de conservation partagée sont donc toujours, simultanément, des plans d’élimination partagée.
On compte aujourd’hui en région 13 plans de conservation partagée des périodiques et 8 plans de conservation partagée des fonds jeunesse.
Conserver, signaler et communiquer
La finalité d’un plan de conservation est de garantir la richesse documentaire et l’accessibilité des fonds aux usagers à court, moyen et long termes. Pour y parvenir, les établissements doivent assurer trois missions : la conservation des documents, leur signalement, garant de leur visibilité et enfin leur communication qui donne l’accès effectif à l’usager.
Une évolution en cours
Les besoins du terrain
Après une première vague de mise en place de plans de conservation partagée dans les années 90, nous assistons actuellement à une deuxième vague dans plusieurs régions françaises (Rhône-Alpes, PACA, Midi-Pyrénées, Nord-Pas-de-Calais, Limousin). Confrontés à la nécessité accrue de mutualiser la conservation et la communication des documents imprimés et donc de constituer des réseaux de partage de ces missions, les gestionnaires de ces plans, généralement des SRL, sont entre autres confrontés à la difficulté d’assurer une bonne visibilité des collections retenues dans les plans de conservation. Même si certains parviennent à constituer, alimenter et mettre régulièrement à jour une base de données locale, le signalement de ces corpus dans un outil à visibilité nationale reste un besoin clairement exprimé. Le Sudoc, héritier du CCN-PS (Catalogue collectif national des publications en série), est le seul catalogue qui signale les périodiques d’un large ensemble de bibliothèques et centres documentaires du territoire français, toutes tutelles confondues. Les plans de conservation n’y sont encore signalés que de façon assez limitée, faute de partenariat opérationnel entre les gestionnaires des plans et les SCD, SICD ou PRES dont dépendent les centres régionaux du Sudoc-PS en charge du signalement des périodiques dans le Sudoc.
Le rapprochement des acteurs et un outil à promouvoir : le Sudoc
Il convient malgré tout de constater que la tendance est au rapprochement des acteurs. Ainsi la FILL (Fédération interrégionale du livre et de la lecture), qui rassemble des SRL, des institutions nationales et des collectivités locales au sein d’un réseau qui œuvre au quotidien pour accompagner les professionnels du livre et développer la coopération, a inscrit en 2009 parmi les dossiers prioritaires de sa commission « Patrimoine » la conservation partagée. La commission de la FILL coordonne actuellement la réflexion des SRL sur la conduite et l’évaluation des PCP et invite désormais très naturellement l’ABES et les CR du Sudoc-PS à ses réunions de travail.
Puisqu’elle est issue d’un travail coopératif régional (SRL pour les choix des collections à conserver et les modalités de partage entre structures documentaires, CR du Sudoc-PS pour le signalement bibliographique), la valorisation du patrimoine imprimé doit pouvoir allier visibilité nationale (et au-delà) et identité locale. Les décideurs politiques (de l’exécutif territorial comme du milieu universitaire) souhaitent à juste titre qu’il soit fait mention, lisiblement, des instances locales impliquées dans les projets. L’ABES l’a bien compris, et travaille avec les interlocuteurs des SRL à la mise en place, par des développements techniques, d’environnements personnalisés du Sudoc pour un affichage adapté des localisations des titres décrits dans le catalogue collectif. L’objectif est d’offrir, via un outil national, la possibilité d’extraire les informations relevant exclusivement du contexte local et d’obtenir un affichage similaire à l’Opac d’une base locale. Ces évolutions de catalogue profiteront à la fois aux bibliothèques déployées et aux bibliothèques non déployées, acteurs de poids dans la gestion des PCP.
Un contexte politique nouveau
Le paysage universitaire est en mutation. Les universités, depuis la loi d’août 2007, gagnent en autonomie, et renforcent des pratiques de gestion sur projets, de partenariats inscrits dans une logique de territoire (université, ville, région). Cette tendance aux synergies locales appelle structures régionales pour le livre et services communs de documentation à inscrire des projets coopératifs dans l’élaboration de leurs contrats pluriannuels.
L’imprimé et le numérique
Le support numérique modifie profondément la gestion du support papier. À une gestion le plus souvent uniquement interne à chaque établissement documentaire doit succéder une gestion mutualisée, coordonnée au sein de réseaux documentaires, tenant compte de l’information disponible sur support électronique. Dans ce contexte, les plans de conservation sont un outil privilégié qu’il devient urgent de développer.
Des pistes pour demain ou la logique des synergies
Le renforcement de la conservation partagée et le développement de la conservation centralisée
La conservation partagée et la conservation centralisée sont deux modèles d’action nécessaires et complémentaires. Le premier offre l’avantage d’être plus facile à mettre en place et moins coûteux à gérer puisque la charge est répartie entre les participants. Il permet également, en impliquant fortement les établissements, de créer une culture du travail en réseau et donc de faciliter l’élaboration de politiques documentaires coordonnées. La conservation centralisée quant à elle garantit une conservation du papier optimale ainsi que des délais de communication satisfaisants, à condition d’être accompagnée de la mise en place d’un système de fourniture de documents efficace et adapté.
La coordination régionale et nationale
Au premier âge des plans de conservation devrait demain succéder une maturité qui s’appuiera sur une coordination des plans entre eux au niveau national, tant dans le choix des corpus à conserver que dans l’organisation de la communication aux usagers. Un signalement national est donc nécessaire et le Sudoc l’outil adéquat. Pour être pleinement utilisé, il doit améliorer ses capacités de signalement des plans de conservation. Il est également important que le dialogue entre la FILL et l’ABES et, plus généralement, entre la Culture et l’Enseignement supérieur se renforce. Au niveau local, il est également impératif que les centres régionaux du Sudoc-PS obtiennent les moyens d’assurer le signalement des collections ; donc que les universités, via leurs structures documentaires, reconnaissent l’importance de leur action, et traduisent cette reconnaissance dans leurs choix de gestion des ressources humaines et les politiques documentaires mises en place. Enfin, rien de pérenne ne pourra être réalisé sans un renforcement du partenariat, à l’échelon du territoire, entre la structure régionale pour le livre, gestionnaire du plan, et les structures documentaires universitaires de la région (notamment l’entité abritant le centre régional du Sudoc-PS). La logique nouvelle de conventions sur objectifs, appliquée dès 2010 par l’ABES aux établissements hébergeant un CR du Sudoc-PS, doit intégrer, entre autres, la prise en compte de l’investissement des équipes dans le travail sur les plans de conservation partagée.
Une logique de territoire et de mise en réseau à renforcer
L’expérience le montre, la région est un périmètre pertinent et efficace pour les plans de conservation. Le nouveau contexte universitaire va aider à dépasser le cloisonnement des tutelles en renforçant les politiques de site.
Sur cette assise territoriale renforcée, une coordination nationale va pouvoir se mettre en place.
L’ABES est soucieuse de répondre au mieux aux besoins du terrain pour assurer le signalement des plans de conservation et faciliter leur gestion. La FILL de son côté travaille à la définition d’outils d’évaluation des plans. Toutes les deux conscientes des enjeux, elles initient et souhaitent développer un travail de concert. La prise de conscience sur le terrain de l’intérêt à travailler ensemble (SCD et SRL, région et université) reste à renforcer. Gageons que les réalités et les besoins des usagers sauront vaincre les habitudes de cloisonnement du passé.
