Star et le dépôt électronique des thèses

DOI : 10.35562/arabesques.318

p. 8-9

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Depuis l’arrêté du 7 août 2006 relatif aux thèses de doctorat françaises1 , chaque établissement peut faire le choix du dépôt électronique de celles-ci. Ceux qui le pratiquent se voient offrir les services de l’application de dépôt national Star (Signalement des thèses, archive et recherche). Aperçu de son fonctionnement et de ses enjeux.

L’Abes et le Cines ont mis en place l’application Star en 2006 pour permettre le traitement de l’objet « thèse » dans le cas où celle-ci est électronique et, également, pour fluidifier le circuit de son traitement (de l’archivage à la diffusion en passant par le signalement). Première application exclusivement dédiée aux thèses, elle est désormais au cœur d’un dispositif global de leur signalement avec le Sudoc, Step (pour le signalement des thèses en préparation) et thèses.fr.

Star permet aux établissements de s’acquitter de leurs engagements obligatoires pour traiter une thèse (archivage, signalement), mais propose également un service optionnel de diffusion des documents sur plusieurs plateformes.

Ces fonctionnalités font interagir plusieurs partenaires ou applications :

  • • le Cines pour tout ce qui concerne la réflexion et la mise en place de l’archivage pérenne des documents ;
  • • les logiciels de gestion de scolarité et les outils de gestion électronique des documents (GED) ;
  • • les établissements qui nomment un correspondant Star, personne relais entre le doctorant, l’école doctorale, l’établissement de soutenance et l’Abes ;
  • • les autres applications dédiées aux thèses que sont Step, theses.fr ainsi que l’application IdRef2 dédiée aux autorités ;
  • • les plateformes de diffusion TEL (thèses-en-ligne)3 et Pastel4, mais aussi les plateformes des établissements.

Comment ça marche ?

Les établissements utilisent l’application pour déposer les fichiers (éditions d’archivage et de diffusion) de la thèse et saisir les métadonnées associées, qu’il s’agisse des métadonnées descriptives ou des métadonnées de gestion (administration, archivage, droits). Chaque établissement possède un espace de travail collaboratif. Chaque collaborateur du circuit de la thèse (doctorant, école doctorale, scolarité, service commun de documentation…) sera sollicité pour effectuer les tâches qui lui sont propres. Star offre plusieurs configurations pour s’adapter aux différents modes d’organisation des établissements.

Mais les établissements peuvent également interconnecter Star avec leurs propres systèmes d’information locaux : au lieu de saisir ou ressaisir les métadonnées de thèses dans Star, il est possible de les importer en format TEF5. Cette recommandation Afnor a précisément pour vocation d’échanger, sous une forme normalisée et validée, les métadonnées des thèses électroniques françaises. Quels en sont les impacts ?

Après validation globale des fichiers et des métadonnées, Star se charge, d’une part, d’exporter les fichiers d’archives et certaines métadonnées vers la plateforme d’archivage du Cines et, d’autre part, de convertir les métadonnées TEF en Unimarc pour alimenter le catalogue Sudoc. Ainsi, le signalement dans le catalogue Sudoc, incontournable pour constituer la bibliographie nationale des thèses, est simplifié pour les bibliothèques puisqu’il est effectué automatiquement.

Pour chaque thèse, Star attribue une URL pérenne qui permet de donner accès au texte intégral quelle que soit la plateforme de diffusion choisie. À côté de ces débouchés, l’application propose à chaque établissement des options supplémentaires comme l’export de la version de diffusion de la thèse vers un serveur de diffusion (CCSD, Abes…).

1. Plateformes de diffusion utilisées par les établissements.

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Une thèse traitée par Star est donc nécessairement celle qui a permis l’obtention du diplôme. Avec l’accord du docteur, Star alimente la (les) plateforme(s) de diffusion choisie(s) par l’établissement de soutenance en envoyant la version de la thèse destinée à la diffusion et ses métadonnées. Par ailleurs, ces métadonnées sont disséminées via l’exploitation d’un serveur OAI PMH6. Cela permet de multiplier le référencement et le signalement de la thèse et de rendre visible ses métadonnées au niveau international, notamment avec Dart-Europe7 qui moissonne ce serveur OAI PMH. L’utilisateur final accède alors au document en étant assuré d’être en présence de la thèse sanctionnée par l’établissement de soutenance (après corrections éventuellement demandées par le jury). L’accès à la thèse est garanti dans le temps par l’archivage au Cines et par l’attribution d’une URL pérenne, à la fois adresse fiable et label d’authenticité.

Focus actuel

Au 1er janvier 2015, on compte 117 établissements déployés dont 101 sont en production dans Star. L’application compte plus de 34 000 thèses archivées. Depuis 2013, le nombre de thèses de doctorat traitées dans Star (donc électroniques) est supérieur au nombre de thèses traitées dans le Sudoc (papier), traduisant ainsi l’installation du format électronique dans le circuit officiel des thèses.

2. Évolution des créations de thèses originales dans le Sudoc.

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Depuis 2012, le volume de dépôt des thèses dans Star augmente en moyenne de 27 % par an, avec un peu plus de 10 000 thèses en 2014.

3. Évolution des dépôts annuels dans Star.

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L’analyse des périodes de traitement des thèses électroniques, depuis la mise en œuvre de Star, démontre que les correspondants dans les établissements ont parfaitement intégré cette activité dans leur travail quotidien.

4. Ratio mensuel d’activité dans Star.

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Star traite désormais la majorité des thèses de doctorat françaises déposées. En prenant en compte les scénarios de diffusion des documents qui y sont saisis, on peut se faire une idée des « tendances » en termes de diffusion et d’accessibilité. En effet, pour la majorité d’entre elles, c’est un accès ouvert et complet qui est proposé (71 % ont une diffusion sur Internet contre 27 % diffusables seulement sur l’Intranet). Les thèses diffusées sur Internet peuvent faire l’objet d’une restriction temporelle afin de respecter les vœux du docteur (embargo) ou de l’établissement (confidentialité). Actuellement, il n’y a que 13 % des thèses qui font l’objet d’une restriction liée à la confidentialité (4 %) ou à un embargo (9 %). Ces restrictions restent donc minoritaires et l’accessibilité aux thèses s’inscrit dorénavant dans une réelle politique d’ouverture. Véritable outil de traitement des thèses, Star s’ancre définitivement dans l’univers 2.0.

1 Deux arrêtés du 7 août 2006 sont relatifs au doctorat:• celui dont il est question ici traite des modalités de dépôt, de signalement, de

2 www.idref.fr(voir aussi encadré p. 10).

3 https://tel.archives-ouvertes.fr

4 https://pastel.archives-ouvertes.fr

5 www.abes.fr/abes/documents/tef/index.html

6 www.abes.fr/Theses/Services-disponibles-autour-des-theses/Moissonnage-OAI-PMH

7 www.dart-europe.eu/basic-search.php

Notes

1 Deux arrêtés du 7 août 2006 sont relatifs au doctorat:
• celui dont il est question ici traite des modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés
en soutenance en vue du doctorat : www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000635069
• l’autre est relatif à la formation doctorale : www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000267752

2 www.idref.fr (voir aussi encadré p. 10).

3 https://tel.archives-ouvertes.fr

4 https://pastel.archives-ouvertes.fr

5 www.abes.fr/abes/documents/tef/index.html

6 www.abes.fr/Theses/Services-disponibles-autour-des-theses/Moissonnage-OAI-PMH

7 www.dart-europe.eu/basic-search.php

Illustrations

1. Plateformes de diffusion utilisées par les établissements.

1. Plateformes de diffusion utilisées par les établissements.

2. Évolution des créations de thèses originales dans le Sudoc.

2. Évolution des créations de thèses originales dans le Sudoc.

3. Évolution des dépôts annuels dans Star.

3. Évolution des dépôts annuels dans Star.

4. Ratio mensuel d’activité dans Star.

4. Ratio mensuel d’activité dans Star.

References

Bibliographical reference

Olivier Cian and Marianne Giloux, « Star et le dépôt électronique des thèses », Arabesques, 78 | 2015, 8-9.

Electronic reference

Olivier Cian and Marianne Giloux, « Star et le dépôt électronique des thèses », Arabesques [Online], 78 | 2015, Online since 07 janvier 2020, connection on 21 septembre 2021. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=318

Authors

Olivier Cian

Abes

cian@abes.fr

Marianne Giloux

Abes

giloux@abes.fr

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CC BY-ND 2.0