Le réseau documentaire de l’Université de Franche-Comté est alimenté par quatre bibliothèques universitaires disciplinaires bisontines (Droit - Lettres – Médecine - Sciences), deux bibliothèques universitaires pluridisciplinaires dans le nord de la Franche-Comté, à Belfort et Montbéliard, la bibliothèque de l’IUT de Besançon-Vesoul, trois bibliothèques d’UFR et deux centres de documentation : celui de l’Observatoire des sciences de l’Univers de Besançon et celui de l’ENSMM – École nationale supérieure de mécanique et des microtechniques.
Nous avons commencé à participer au Pancatalogue en 1994, dans le réseau BN-Opale. Les conversions rétrospectives1 ont débuté en 1995 et les derniers versements dans le Système universitaire de documentation (Sudoc) datent du mois d’août 2005. Elles ont été de différents types : d’une part effectuées sur site, d’autre part réalisées par un prestataire, enfin prises en charge dans le cadre du marché national de 1998-2001. Les bibliothèques ont été concernées par l’une ou l’autre des procédures et parfois par plusieurs.
Les « rétroconversions » entreprises dans le cadre du marché national et avant le déploiement dans le Sudoc ont nécessité de nombreux ajustements avec l’ABES au cours de ces dernières années. D’abord, les « chargements disjoints » (catalogue local, Sudoc, retour catalogue SCD) ont occasionné des doublons dans notre système local. Puis, pour l’un des lots, les notices de tous les établissements concernés par le marché et qui avaient été « dédoublonnées » par le prestataire ont été attribuées à notre ILN (Identification Local Number)…
Pour les derniers lots, les partenaires, bien conscients des divers écueils à éviter, ont tous œuvré pour que les choses se passent au mieux. Par exemple, nous n’avons pas versé directement les notices dans notre catalogue local, nous attendrons d’avoir fini certaines maintenances dans le Sudoc pour organiser un transfert initial. Une dernière frayeur cependant, fin août 2005, pour un lot concernant la bibliothèque universitaire de sciences : toutes les cotes avaient perdu leur premier caractère ! Heureusement, à chaque fois, les collègues de l’ABES ont trouvé rapidement les solutions adéquates.
Aujourd’hui
Hors marché national, deux sections réalisent depuis deux ans des « rétroconversions » manuelles pour des fonds spécifiques – en droit, bibliothèque de l’UFR, en médecine, thèses et dons de services hospitaliers.
Demain
Il est certain que les modalités du nouveau marché national 2005-2009 (travail en ligne dans la base de production du Sudoc) permettront des conversions rétrospectives beaucoup plus rigoureuses et sereines, en évitant les divers problèmes liés à des versements en masse. Pourraient être concernées au sein de notre établissement des bibliothèques de laboratoires. Des études sont en cours pour évaluer les besoins ainsi que les modalités techniques – volume concerné, état des fichiers, etc.
Enfin, il est un point que nous avons laissé en jachère depuis 2002 : les collections de certaines bibliothèques, acquises avant l’intégration de ces dernières dans notre SIGB (Système intégré de gestion de bibliothèque), ne figurent pas dans le Sudoc ; nous envisageons une reprise de ces données locales selon les modalités que propose l’ABES.
La conversion rétrospective est un travail de longue haleine ; ceci fait parfois dire à certains collègues « qu’on n’en voit jamais la fin ! ». Certes, de 1995 à 2005, cela fait tout juste dix ans que la première phase a été lancée. Mais aujourd’hui, l’ensemble des collections des différentes bibliothèques est « signalé », ce qui représente un apport de près de 400 000 notices. Le périmètre des services communs de la documentation s’élargit ; ces derniers ont pour mission de signaler l’ensemble de la documentation de leur établissement et sont naturellement sollicités par des bibliothèques ou des centres de documentation de laboratoires et d’autres services universitaires. Ce sont donc, à présent, plutôt ces fonds documentaires qui seront concernés par les conversions rétrospectives.
