Les services de documentation des universités s’occupent activement de créer et de gérer des bases de données bibliographiques, qui offrent des liens avec le texte intégral du document. Voici l’organisation d’ensemble pour la plupart des bibliothèques universitaires en Moldavie et en Ukraine.
La création de groupements coopératifs des bibliothèques de Moldavie et d’Ukraine, stimulée par le mouvement Open Source Initiative – le Fonds Soros – exerce une influence considérable sur le développement de l’infrastructure bibliothéconomique et d’information de ces pays.
Passage de TINLIB à Q-Series
Jusqu’à présent les bibliothèques universitaires utilisent Tinlib1 auquel on veut substituer le nouveau logiciel Q-Series.
Cette opération doit favoriser l’accroissement des services, un accès plus large au patrimoine des bibliothèques et un enrichissement de l’information.
L’objectif de Q-Series est de répondre à toutes les exigences internationales attendues des systèmes modernes de gestion des bibliothèques et, en même temps, à toute la diversité des activités bibliothéconomiques traditionnelles. C’est dans ce sens que vont les programmes destinés à automatiser la description bibliographique en partant du texte intégral et de sa conversion dans le système de gestion des bibliothèques.
C’est l’accès au texte électronique intégral d’un document qui est le service au lecteur le plus impatiemment attendu. Il faut d’abord pouvoir retrouver tel ou tel document parmi les autres, sur le serveur de la bibliothèque ou sur Internet. Une telle recherche n’est efficace que par la présence des descriptions standard de ce ou ces documents dans la base de données commune ou dans plusieurs bases thématiques.
D’où l’orientation actuelle du travail des bibliothèques universitaires qui est de constituer d’emblée ces bases de données bibliographiques en multiécriture (cyrillique et latine2) avec présence de la référence au texte intégral du document. Diverses publications qualifient ces bases de données comme étant « en texte intégral complet », bien que ce ne soit pas réellement le cas, puisque la recherche ne se fait pas sur le texte du document. Pour garantir la recherche à aspects multiples à partir du document, il faut la description de son contenu dans les mots-clés, les rubriques sujets, etc.
Dans les bibliothèques des instituts de recherche ou des écoles supérieures on peut diviser ces bases de données en deux groupes :
- celles qui sont produites par l’organisme (qui recensent ses publications, les travaux de ses collaborateurs) ;
- celles que l’organisme utilise (bases thématiques constituées pour répondre à la demande des directions des études ou de leurs départements particuliers). Le texte intégral des documents se trouve sous forme de fichiers de divers types dans le réseau local ou derrière les URL qui référencent les ressources se trouvant sur Internet3.
Les possibilités des serveurs du réseau coopératif des universités permettent de stocker une assez grande quantité d’information. Le centre de ressources informatiques de l’Université de Moldavie, par exemple, met son espace disque à la disposition des collaborateurs des départements scientifiques et il sert à conserver l’information, celle qui est produite personnellement, aussi bien que celle qui est trouvée sur Internet.
Les articles scientifiques et les livres en constituent la partie essentielle. Pendant des années, cette information a été simplement accumulée, sans tri, et utilisée par chaque collaborateur individuellement au fur et à mesure de ses besoins. Le résultat spontané a été la formation d’une vaste banque de données informatives, proprement inutilisable du fait de son volume et de l’absence des outils de recherche. Les instituts ont initié le travail de tri des publications disponibles. À la suite de quoi, grâce à l’élimination des doublons, à la suppression des publications obsolètes, le volume d’information a beaucoup diminué. De là, on a versé les ressources de la production des universitaires (articles, monographies) dans la base de données concernant les travaux des collaborateurs et les publications de l’université. Les documents restants ont été répartis en fonction des thèmes de travail des directions des études de l’université et remis à la bibliothèque pour permettre la constitution des bases de données thématiques.
Pour gérer les bases de données bibliographiques, on utilise Q-Series, système automatisé où le rattachement du fichier contenant le texte intégral du document se fait via un champ répétable, contenant le nom de fichier ou l’URL correspondant à la description. Pour la base de données, le format du fichier n’est pas un problème, tandis que, pour la publication des ressources sur Internet, il est nécessaire que la plupart des navigateurs Internet le reconnaissent. Remarquons tout de même que les technologies modernes permettent la compréhension de n’importe quel format, à partir du moment où le logiciel nécessaire est implanté sur l’ordinateur. Ainsi, pour garantir la compatibilité des documents destinés à être traités, on se limite aux formats HTML, PDF et PostScript pour les textes et à JPEG et GIF pour les graphiques.
Vu la masse de documents, la préoccupation actuelle est de réduire le coût de constitution des bases de données. Automatiser la description des documents électroniques pourrait y contribuer. Pour ce faire, trois étapes essentielles sont à mettre en œuvre :
- la reconnaissance dans le texte du document des métadonnées (éléments de la description bibliographique),
- la conversion des éléments retenus au format interne Q-Series,
- la rédaction et les compléments de description importés automatiquement par Q-Series.
La rédaction et les compléments de description étaient précédemment effectués à main. Leur conversion dans Q-Series ne présente donc pas de problème technique particulier. Lors de la conversion, après reconnaissance des éléments à retenir pour la description, on structure la ligne de texte au format Q-Series, puis on importe dans le système les éléments de description. À cette étape, le logiciel traite les fichiers de formats divers.
Réflexions sur l’avenir bibliothéconomique
Les réseaux des bibliothèques de Moldavie et des bibliothèques d’Ukraine sont, à l’heure actuelle, activement engagés dans leur travail sous Q-Series. Ces bibliothèques gardent cependant à l’esprit qu’un autre produit très intéressant est utilisé dans les bibliothèques universitaires de Russie, IRBIS. Ce système automatisé de gestion de bibliothèques répondant à toutes les exigences internationales a été conçu et est maintenu par la Bibliothèque nationale publique technologique de la Russie (http://www.gpntb.ru/) et l’Association internationale des utilisateurs et concepteurs des bibliothèques électroniques et nouvelles télématiques – Association EBNIT (http://www.elnit.ru/new7.html).
IRBIS a été conçu à partir de l’environnement CDS/ISIS et stabilisé vers 1993.
Deux ans plus tard, la première version du système est présentée aux conférences internationales de l’IFLA en 1995. En 1996 les premières versions du système paraissent sous Windows 3.11 et, dès 1997, IRBIS utilise Windows 95/98/2000/NT4.
Les caractéristiques principales de Q-Series
• Travail en réseaux locaux de n’importe quel type, sans restriction du nombre d’utilisateurs.
• Intégration complète avec les systèmes collectifs de bibliothèque.
• Support des technologies web et du protocole Z39.50.
• Compatibilité totale avec les formats internationaux UNIMARC, MARC21 et le format russe d’échange, RUSMARC.
• Support de toutes les bases de données composant le catalogue électronique, bibliographique aussi bien que de documentation électronique.
• Génération automatique des index, garants d’une recherche rapide à partir de n’importe quels éléments de la description et de leurs combinaisons.
• Génération et gestion des fichiers d’autorité et du thesaurus.
• Support des produits papier traditionnels : création et émission des bons de commande, des documents comptables, de produits catalographiques de toutes sortes.
Le réseau des bibliothèques de Moldavie
Le projet inclut 11 bibliothèques universitaires et de recherche de Moldavie.
• Bibliothèque de l’Université technique de Moldavie : 1 152 000 volumes - catalogue en ligne constitué depuis 1998
• Bibliothèque de l’Académie des sciences économiques : 317 000 volumes - catalogue en ligne constitué depuis 1999
• Bibliothèque scientifique médicale de la République de Moldavie : 139 685 enregistrements bibliographiques actuellement gérés par le logiciel TINLIB
• Bibliothèque nationale technologique et scientifique de l’Institut national d’économie et information : 44 000 enregistrements bibliographiques actuellement gérés par le logiciel TINLIB
• Bibliothèque de l’Académie des sciences de Moldavie : 40 000 enregistrements bibliographiques actuellement gérés par le logiciel TINLIB – catalogue en ligne constitué depuis 1998
• Bibliothèque de l’Université internationale de Moldavie
• Bibliothèque de l’Université d’État de Moldavie
• Bibliothèque de l’Université d’État A. Russo
• Bibliothèque de l’Université d’État de médecine et de pharmacie
• Bibliothèque de l’Université pédagogique
• Bibliothèque de l’Université d’État de Cahul
