On pourrait dire, de façon très sommaire, que ce service a en charge tout ce qui relève de la gestion des données bibliographiques, présentes et à venir, dans le catalogue collectif du Sudoc. Ce qui suit suffira sans doute à peine à donner une idée du travail quotidien de l’équipe de dix personnes constituant le service aujourd’hui.

Définir et valider le système de catalogage du Sudoc

Il s’agit au départ de définir les caractéristiques spécifiques du système de catalogage, qui sont transmises à OCLC PICA, puis de tester et de valider les réalisations reçues en retour. C’est à partir de là que l’interface de catalogage propre au Sudoc est mise à la disposition des bibliothèques du réseau. Par ailleurs, le service participe à un groupe de travail pour préparer la possibilité d’afficher et de cataloguer dans le Sudoc en caractères non latins – système dit « Unicode ».

Toute nouvelle version du logiciel WinIBW comme celle1 qui a été livrée en mai-juin par OCLC PICA, fait l’objet d’un ensemble de tests complexes2 avec allers et retours entre l’ABES et OCLC PICA avant que l’on puisse se prononcer sur la validité de l’outil à mettre en service.

Mettre à jour le paramétrage du système

L’amélioration des grilles de catalogage et les mises à jour des tables qui gèrent les données codées, à l’origine assurées par OCLC PICA, relèvent maintenant de l’équipe des Données. C’est un travail de longue haleine que celui du paramétrage.

Les modifications à effectuer dans les différentes tables sont nombreuses, que ce soit pour gérer les multiples possibilités d’afficher l’information bibliographique (affichages professionnels, affichages de consultation pour le public), pour gérer la validation, les importations, les exportations des notices…

Un effort particulier a été nécessaire pour préparer les changements qui ont été effectifs le 22 septembre dernier, pour insérer les nouvelles zones UNIMARC, en production, à l’affichage et à l’exportation.

Préparer et réaliser les importations de notices dans la base

Il faut en parallèle préparer et assurer les opérations nécessaires pour importer des fichiers de données bibliographiques dans le catalogue collectif. C’est ce qui permet d’intégrer régulièrement des lots de notices provenant de la base du Centre international d’enregistrement des publications en série, ou ISSN3 International Center.

On importe aussi des fichiers d’autorité et leurs mises à jour en particulier ceux de la Bibliothèque nationale de France, ou récemment par exemple le fichier d’autorité FMeSH4, mis à jour par l’INSERM5 pour 2003.

D’autres ensembles importants de notices sont issus du travail de « rétroconversion » effectué pour que diverses bibliothèques récupèrent et mettent à disposition sous forme informatique les fichiers de leurs fonds documentaires – fonds anciens, spécifiques, etc. Ainsi 25 000 exemplaires de documents ont été cette année créés automatiquement à partir de l’ISBN, selon une méthode de rétroconversion dite « douce ».

On continue en même temps à examiner les échantillons de notices des nouvelles bibliothèques entrées dans le Sudoc qui ont auparavant effectué leur catalogage en direct sur leur système de gestion local, pour déterminer les spécificités de leur conversion et de leur intégration dans la base collective. Cela a permis d’importer plus de 500 000 notices de monographies depuis février dernier.

Gérer l’exactitude et la cohérence du catalogue collectif du Sudoc

Pour améliorer l’exactitude et la cohérence des informations bibliographiques, il faut satisfaire aux demandes de modifications sur les notices entrées dans la base que les utilisateurs professionnels adressent au service des Données et qui sont en augmentation constante. L’équipe y consacre au quotidien une part non négligeable de son temps de travail, intervenant sur les notices bibliographiques, sur les doublons, repérés d’emblée par le système ou signalés par les catalogueurs, sur les fusions et enfin sur la correction exhaustive des notices de publications en série envoyées à l’ISSN.

Pour les notices d’autorité, de nombreuses interventions aussi sont nécessaires, pour corriger par exemple les anomalies de chargement, leurs fusions intempestives, les liens erronés. En 2002, ce sont 180 000 notices qui ont ainsi fait l’objet d’une intervention, dont à peu près 20 000 notices d’autorité et 30 000 doublons traités.

Animer et assister le réseau des bibliothécaires qui travaillent dans le Sudoc

Les sondages sur des notices créées par les bibliothèques, la gestion et le suivi des remarques dans la liste de diffusion Sucat, la surveillance des doublons comptent parmi les moyens dont on dispose pour veiller à la qualité des informations fournies dans la base.

La gestion et la mise à jour du Guide méthodologique qui consigne l’aide catalographique en ligne, des documents normatifs consultables sur le site internet de l’ABES, permettent aux bibliothécaires qui participent au réseau du Sudoc de disposer des références nécessaires pour mener à bien le travail de catalogage.

Le traitement des propositions RAMEAU6, celui des bordereaux pour l’ISSN, des modifications des notices descriptives des bibliothèques (faisant partie du « Répertoire des centres de ressources »), la saisie des thèses des établissements non encore déployés7, les réponses quotidiennes aux questions que les catalogueurs ont adressées dans la liste Sucat et dans l’alias donnees@abes.fr sont autant de façons d’entretenir un dialogue ininterrompu avec nos partenaires et nos utilisateurs.

Des groupes de travail sur le catalogage, formés d’experts de l’ABES et de représentants des utilisateurs professionnels étudient les questions liées au catalogage dans le réseau.

Le service des Données intervient régulièrement au cours des Journées d’information du réseau Sudoc. Il collabore dans le cadre des sessions de formation organisées par le service Réseau de l’ABES pour les catalogueurs ou les coordinateurs, en transmettant aux formateurs les informations nécessaires sur l’état de la base et l’évolution des formats et de l’interface professionnelle.

Par ailleurs, plusieurs formations à l’extérieur de l’ABES, sur le catalogage en réseau, sur le format UNIMARC, ont été dispensées par des membres du service.

Coopérer

Le service des Données continue de participer à divers groupes ou commissions extérieurs au niveau national, par exemple aux groupes RAMEAU (référentiel national pour l’indexation matières), aux différents groupes AFNOR8 (métadonnées des autorités, catalogage des manuscrits…), aux séances du comité français UNIMARC.

Portail documentaire

Le catalogue du Sudoc fonctionne maintenant en vitesse de croisière ; c’est la raison pour laquelle les équipes de l’ABES se sont penchées sur la réalisation d’un portail documentaire.

Ce nouveau projet a débuté le 1^er septembre dernier ; le marché a été notifié auprès de la société Archimed.

Le planning laisse apparaître deux étapes majeures :

• tout d’abord, un prototype est prévu pour février 2004,
• ensuite, l’ouverture au public est, elle, prévue en juin 2004.

Ce portail permettra aux utilisateurs de rechercher des ressources électroniques (revues, thèses, corpus numériques, bibliographiques, textes, images…) par l’intermédiaire d’un métamoteur. Cette fonctionnalité sera accessible soit à partir du portail du Sudoc, soit depuis les portails locaux des établissements, l’accès aux ressources protégées se faisant via un module de gestion des contrôles d’accès.