L’Institut français d’urbanisme – IFU – installé, depuis 1987, sur le campus scientifique de la cité Descartes dans la ville nouvelle de Marne-la-Vallée, est une des composantes de l’université Paris-VIII à Saint-Denis (Seine-Saint-Denis). Le bâtiment, construit en 1991 par l’architecte Pierre Riboulet, accueille des formations de deuxième et troisième cycles, le laboratoire de Théories des mutations urbaines du CNRS et la bibliothèque de l’Institut. Dans le cadre du service commun de la documentation, la bibliothèque de l’IFU est bibliothèque associée à la bibliothèque universitaire de l’université Paris-VIII. Elle fait aussi partie du Polydoc, réunion des bibliothèques et centres de documentation du Polytechnicum de Marne-la-Vallée, GIP (groupement d’intérêt public) réunissant les grandes écoles du site et l’université de Marne-la-Vallée. Par ailleurs, la bibliothèque de l’IFU est associée au CADIST de géographie de la bibliothèque de la Sorbonne depuis 1991 ; elle est « relais INSEE » et s’occupe du dépôt légal en urbanisme ; enfin, elle est coproductrice de la base Urbamet.
La bibliothèque possède un fonds pluridisciplinaire d’environ 15 000 ouvrages sur le thème de l’urbain (aménagement urbain, histoire et théorie de l’urbanisme, sociologie urbaine, transport, droit de l’urbanisme…) ainsi qu’une importante littérature grise d’environ 15 000 documents : rapports de recherche du PCA, du plan urbain et du PIR-Ville, mémoires d’étudiants (Maîtrise, DESS, rapports) et thèses et 40 titres de périodiques vivants.
La bibliothèque de l’IFU en chiffres
Gérée par deux personnes, une documentaliste et une bibliothécaire adjointe spécialisée mises à disposition par la bibliothèque de l’université Paris-VIII, cette bibliothèque spécialisée en urbanisme offre 35 heures de service public hebdomadaire, dont beaucoup d’heures d’aide à la recherche, car pour l’instant les catalogues ne sont pas d’un abord facile et de nombreux ouvrages ne sont pas référencés.
Sur 290 lecteurs inscrits, en 2002‑2003, pour le prêt à domicile, 250 sont des étudiants de l’IFU, qui en compte 400, et le taux de fréquentation a nettement augmenté depuis la rentrée 2001 du fait de l’extension des horaires d’ouverture et de la réorganisation de la salle de lecture. La consultation sur place est en accès libre et la bibliothèque accueille de nombreux universitaires de passage. 2 541 prêts manuels ont été effectués pour l’année 2002‑2003.
Le budget alloué à l’achat d’ouvrages et de périodiques en urbanisme est de 17 000 € / an, dont 7 600 € de CADIST, subvention qui transite par le SCD de l’université Paris-VIII, laquelle participe annuellement au budget de l’Institut, pour sa documentation.
Dans le Sudoc
Environ 50 % du fonds ont été catalogués à l’aide du thesaurus Urbamet, sur le logiciel dBase3, jusqu’en 2001. Dès octobre 2001, ce catalogue étant devenu instable et quasiment inutilisable, la décision a été prise d’abandonner le logiciel dBase3, en concertation avec l’université Paris-VIII, pour recommencer une nouvelle base avec un nouveau logiciel, celui du service informatisé de gestion de bibliothèque de son SCD – SIGB ABSYS.
Il a donc été décidé de ressaisir tout le fonds de livres ainsi que tous les mémoires et thèses. L’indexation de ces notices se faisant, d’une part, à partir de la liste d’autorité RAMEAU (pour le Sudoc et ABSYS) et d’autre part à partir du thesaurus URBAMET, qui permet une indexation très fine dans le domaine de l’urbanisme.
Actuellement, l’IFU n’a qu’un accès consultatif au Sudoc et à ABSYS, le catalogage ne se faisant qu’un jour par semaine au SCD de Paris-VIII, notamment pour des raisons de débit insuffisant pour assurer les échanges de données à distance entre l’IFU et le site de l’université Paris-VIII. À ce jour, faute de moyens en équipement informatique performant et en personnel, seuls les livres neufs achetés depuis septembre 2001, soit environ 900 titres, ont été catalogués dans ABSYS et localisés dans le SUDOC.
En attendant d’avoir les moyens de « recataloguer » tout le fonds de la bibliothèque de l’IFU dans ABSYS, l’ancien catalogue a été récupéré et transformé en une base Wais, par l’informaticien du SCD de Paris-VIII, et est dorénavant consultable via Internet. Cependant, bien qu’indispensable, afin de localiser une grande partie des ouvrages, ce catalogue provisoire est, hélas, incomplet et peu représentatif du fonds de la bibliothèque. Il nécessite de nombreuses corrections. Il faut aussi noter que le fonds de l’IFU contient encore environ 5 000 ouvrages non référencés.
Et une troisième base : la base Urbamet
L’État (Ministère de l’équipement, direction de l’architecture et de l’urbanisme) et la Région Île-de-France, par convention du 6 février 1986, ont décidé de mettre en commun des moyens à travers le CDU (Centre de documentation de l’urbanisme) et l’IAURIF (Institut d’aménagement et d’urbanisme de la Région Île-de-France) pour mieux gérer les problèmes documentaires dans le domaine de l’urbanisme en développant la banque de données URBAMET née d’une coproduction informelle antérieure.
Une convention a été signée en 2003 entre l’IFU et l’IAURIF pour permettre à l’IFU de continuer l’enrichissement de la base de données Urbamet. La médiathèque de l’IAURIF accepte de prendre en charge le catalogage des DESS de l’IFU dans la base en échange de la poursuite des prêts entre bibliothèques.
Cette base s’avère très utile car elle contient les références de nombreux articles de périodiques spécialisés en urbanisme présents dans le fonds de l’IFU.
En 2004 entre l’IFU et Polydoc
La poursuite de la collaboration entre l’IFU et Polydoc permettra dans un proche avenir de participer à la création d’un catalogue commun aux différentes bibliothèques des écoles de la cité Descartes et au développement de la documentation numérique grâce à la mutualisation des ressources et la création de la plate-forme PELLEAS. Le projet PELLEAS a pour objectif de réaliser une bibliothèque électronique commune aux membres du Polytechnicum et de permettre l’accès des étudiants, des enseignants et des chercheurs à l’ensemble des ressources électroniques dans un système d’information documentaire complet. Il permettra dans un proche avenir le dépôt des documents de littérature grise sous forme numérique. Pour cela, il faut que l’étudiant dépose son mémoire entièrement sous forme numérique et qu’il utilise une feuille de style Word, mise au point par l’université de Marne-la-Vallée en partenariat avec l’université Lyon-II dans le cadre du projet Cyberthèses. L’IFU en propose actuellement une version transformée et adaptée aux besoins de ses étudiants. Ce modèle guide l’étudiant dans sa rédaction et sera un premier pas vers la création d’un document structuré et exploitable dans le langage XML.
Cependant, parmi les projets en cours, le principal reste la poursuite du catalogage des livres neufs et du « recatalogage » du fonds ancien de l’IFU dans le Sudoc et dans ABSYS, ce qui permettra aussi la gestion informatique du prêt à domicile et du prêt entre bibliothèques.
Bien que récent, le « référencement » des nouveaux livres dans le Sudoc permet déjà de constater une augmentation du nombre de prêts entre bibliothèques ainsi que de visites d’étudiants et chercheurs d’autres universités.
