La mission documentation de Sciences-Po est fondamentale : elle correspond depuis toujours à un engagement fort de la FNSP, elle permet aux lecteurs, français et étrangers, étudiants et chercheurs, de trouver la matière indispensable à leurs travaux. Le rayonnement de la bibliothèque dépasse largement le cercle de l’institution.
Les usagers extérieurs à la FNSP, qu’ils soient étudiants, enseignants ou chercheurs, représentaient 29 % des abonnés actifs en 2000. La bibliothèque de Sciences-Po est l’une des plus riches d’Europe dans le domaine des sciences sociales et humaines. La pertinence de sa politique d’acquisition d’ouvrages et d’abonnement aux périodiques, l’outil unique que constituent ses dossiers de presse et sa base de données de dépouillement d’articles de périodiques sont concrètement reconnus : Sciences-Po est pôle associé à la BNF et bibliothèque CADIST (centre d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique) dans le domaine de la science politique.
À l’origine, en 1871, l’École libre des sciences politiques fut créée sur l’initiative d’Émile Boutmy. Quatre-vingt-quinze élèves suivirent la première année de l’enseignement dans les locaux de l’hôtel de la Société d’encouragement au 17 rue de l’Abbaye. Dès 1872, et cela malgré l’exiguïté des locaux, une bibliothèque et des salles de lecture y furent installées afin que l’école soit le cadre même des études et que les étudiants s’y sentent chez eux comme dans une famille et puissent y rencontrer facilement les professeurs.
La bibliothèque proposait 23 revues françaises et 10 journaux ; 6 revues anglaises et 4 journaux, 7 revues allemandes et 6 journaux, des revues suisses, autrichiennes, belges, italiennes, espagnoles, russes et américaines. La dimension internationale était déjà une priorité inscrite dans la réalité de l’enseignement.
En 1945, une ordonnance ayant valeur législative crée la Fondation nationale des sciences politiques et lui transfère tous les biens de l’École libre des sciences politiques. À cette époque, la bibliothèque disposait de 325 places de lecture, possédait 65 000 volumes et recevait 253 périodiques. Le fonds était essentiellement français. En 1946, le centre de documentation contemporaine est créé ; il a pour mission de constituer des dossiers de presse et de faire des résumés analytiques d’articles de périodiques. De 1948 à 1990, le centre de documentation et la bibliothèque sont dirigés par Jean Meyriat. Il développera largement les collections de livres et de périodiques et donnera une part importante aux publications étrangères.
En 1962, au 30 rue Saint-Guillaume, un nouveau bâtiment est édifié. Il offre des salles d’enseignement mais aussi des salles de lecture et deux niveaux de sous-sol à usage de magasins. Le nombre des étudiants augmente régulièrement ainsi que les collections de la bibliothèque.
En 1979, la quasi-totalité du bâtiment du 30 rue Saint-Guillaume est affectée aux services de documentation. Depuis 1981, des locaux en sous-sol de l’Université Dauphine sont loués et aménagés en magasin. Jusqu’en 2001, ces magasins contenaient 50 % de l’ensemble des collections de la bibliothèque, les documents les plus anciens et les moins empruntés.
En 1998, les deux salles spécialisées en science politique et en économie sont déménagées et constituent le fonds de base de la nouvelle bibliothèque des troisièmes cycles située dans le bâtiment de l’école doctorale au 199 boulevard Saint-Germain.
« Externalisation » partielle des magasins & informatisation à compléter par une « rétroconversion »
Des collections d’imprimés d’une grande richesse font que la bibliothèque, de 1945 à 2000, est ainsi passée de 65 000 volumes, essentiellement en français, à 820 000 volumes, à 50 % en langues étrangères. Les surfaces affectées à la documentation ont été quadruplées et constituent une mosaïque autour de la rue Saint-Guillaume. Ces locaux sont insuffisants pour présenter la totalité des collections. Seulement 5 % des documents sont en accès libre et les 10 000 ml des magasins situés sous la rue Saint-Guillaume n’offrent qu’une année d’accroissement (400 ml). Pour des raisons de nouvelles normes de sécurité, l’Université Dauphine n’était plus en mesure de renouveler la location des 12 000 ml de magasin que la FNSP avait installés dans les sous-sols. La conservation de ces collections est en voie d’externalisation auprès d’une société d’archivage industriel dont les locaux sont situés près de Dreux. Une navette quotidienne apporte les documents demandés par les lecteurs. Les demandes de documents conservés dans ces magasins externes représentent environ 11 000 prêts par an, soit 4 % de l’ensemble des prêts.
Entrée dans l’univers des technologies de l’information en 1989, la bibliothèque a commencé à informatiser son catalogue (système Dobis-Libis). Ce système informatique a été remplacé en 1999 par le logiciel Port-Folio de Bestseller qui est accessible à distance sur internet. Le catalogue informatisé ne contient environ qu’un quart des ouvrages (150 000 notices de monographies) et seulement 150 000 notices d’articles de périodiques dépouillés par le centre de documentation et celles des dossiers de presse. C’est cette production importante de type documentaire qui fait l’originalité de la bibliothèque de Sciences-Po. En effet, chaque année, la bibliothèque achète 10 000 livres, réalise presque 10 000 analyses d’articles et continue à enrichir ses dossiers de presse. La base de données d’analyses d’articles de périodiques est commercialisée depuis dix ans sous la forme du cédérom Esop. Depuis la réin-formatisation, le catalogue en ligne de la bibliothèque intègre les notices des monographies, des périodiques, des dossiers de presse, des documents électroniques mais également les notices des articles dépouillés depuis 1989.
La « rétroconversion » du fichier manuel a été programmée dans le plan quadriennal 2001‑2004 de l’établissement. Un calendrier prévisionnel de cinq ans a été établi pour intégrer les 500 000 notices de livres dans le catalogue informatisé. À la fin des années 1990, les cédéroms et l’accès à internet pour les usagers sont apparus. Ils ont été rapidement suivis par les abonnements à des bases de données en ligne et l’accès à des périodiques en texte intégral : Nexis-Lexis, Europress, Jstor.
Le Sudoc à Sciences-Po
Le souhait de Sciences-Po de participer aux actions collectives des universités et des bibliothèques est très fort. La bibliothèque de Sciences-Po fait partie de la dernière tranche des bibliothèques de grands établissements à intégrer le Sudoc. Le basculement de la base a été réalisé en février. Depuis 1999 et le passage au logiciel Bestseller, l’ensemble des bibliothécaires a été formé à Rameau et Unimarc. Le catalogage de la bibliothèque est considéré comme d’excellente qualité par les experts extérieurs et le passage dans le Sudoc n’a pas posé de problème particulier. La seule particularité de Sciences-Po est d’avoir un module acquisition lié au module catalogage. La notice est dérivée d’Electre ou d’OCLC dans le module acquisition et le catalogage complété à sa réception.
Le déploiement du catalogue de Sciences-Po dans le Sudoc était très attendu par les IEP de province qui utilisaient déjà la version web du catalogue de Sciences-Po pour y trouver des notices. Le passage dans le Sudoc ne comporte que les notices de monographies et de périodiques présentes dans le catalogue informatisé. Les fichiers manuels et les notices d’analyses d’articles de périodiques n’ont pas été versés dans le Sudoc. En attendant la « rétroconversion » des catalogues manuels, une partie de la richesse des collections de la bibliothèque est donc accessible uniquement sur place.
Grands travaux & vaste public
Un public largement supérieur à celui des étudiants de Sciences-Po. La FNSP reçoit 5 000 étudiants dont 500 en 3e cycle (DESS, DEA) et 500 en doctorat. Elle accueille huit centres de recherche dont certains sont, dans leur domaine, parmi les plus importants de France : l’Observatoire français des conjonctures économiques, que préside Jean-Paul Fitoussi ; le Centre d’étude de la vie politique française, que dirige Pascal Perrineau ; le Centre d’études et de recherches internationales, que dirige Christophe Jaffrelot. Par ailleurs, la Fondation accueille annuellement dans le cadre de la formation continue 6 000 stagiaires lors de 260 séminaires.
En 2000, le nombre d’abonnés actifs, c’est-à-dire ayant emprunté au moins un ouvrage durant l’année, était de 8 743 dont 29 % étaient des usagers extérieurs à l’institution. Ils ont emprunté 287 000 documents, soit en moyenne 39 documents par lecteur.
L’aide documentaire à un public extérieur porte également sur un partenariat avec les services documentaires des IEP de province et avec les services en ligne. Le catalogue, la sélection des 1 800 signets, les bibliographies thématiques, les cartes géopolitiques et surtout les 150 000 notices d’articles dépouillés sont particulièrement appréciés par les étudiants en science politique. Par ailleurs, une partie des 16 000 dossiers de presse sont en cours de « microfichage » dans le cadre d’un accord de pôle associé avec la BNF. Chaque IEP de province en reçoit une copie.
Des locaux inadaptés aux usagers du xxie siècle. À l’aube du xxie siècle, cinq mille étudiants suivent les enseignements de l’Institut d’études politiques de Paris, y compris les 1ers cycles bilingues délocalisés à Nancy, Poitiers, Dijon.
La mission documentation est l’une des quatre missions principales de la Fondation avec celles de la formation, de la recherche et de l’édition. Les locaux de la bibliothèque sont devenus insuffisants, mal adaptés à la croissance des effectifs et leur dispersion est un frein à une offre de service au niveau de la richesse des collections.
La FNSP a entrepris une réorganisation complète des installations des services de documentation, dans le but de remédier aux problèmes actuels de dissémination et de saturation des locaux qui leur sont affectés ainsi qu’à la faiblesse des collections en libre accès.
Cette réorganisation se fera à l’intérieur de trois immeubles voisins.
- Le 30, rue Saint-Guillaume, dont la FNSP est propriétaire, est entièrement dédié aux services de documentation.
- Le 28, rue Saint-Guillaume, dont la FNSP pourrait devenir affectataire, est concerné.
- le 27, rue Saint-Guillaume, également propriété de la FNSP, offre deux salles de consultation avec des ouvrages en libre accès ; son sous-sol est occupé par un magasin de la bibliothèque.
Les principaux objectifs de l’ensemble du projet sont :
- d’augmenter la surface des salles de lecture afin d’y installer une plus grande proportion des collections en accès direct (passer de 35 000 volumes à 150 000 volumes à la fin du deuxième volet),
- de doubler les places de lecture, de câbler l’ensemble de ces places et d’équiper un tiers des places d’un poste informatique pour l’accès aux documents électroniques internes ou externes,
- de rationaliser la répartition entre espaces ouverts au public et espaces de bureaux,
- de mettre les locaux aux normes de sécurité,
- de permettre des horaires d’ouverture plus longs en soirée (jusqu’à 21 h) à certaines périodes de l’année avec un minimum de personnel, grâce à une conception des locaux permettant d’ouvrir uniquement l’accueil général et une grande salle de lecture, et non l’ensemble du bâtiment.
La première phase de ce projet sera réalisé en 2002 dans le cadre du programme U3M. La seconde phase devrait être programmée dans le deuxième volet du plan U3M, après 2006.
Durant cette période de travaux, l’intérieur du bâtiment principal est entièrement restructuré. la bibliothèque s’est repliée sur des locaux provisoires et sur les quelques salles de lecture disponibles dans d’autres bâtiments. Les 4 km des magasins du bâtiment principal ont été déménagés dans un entrepôt en banlieue parisienne. Les fichiers manuels, à l’exception du fichier auteurs, sont inaccessibles.
Pendant cette durée, l’accès à la bibliothèque est réservé aux lecteurs internes de l’institution (étudiants, enseignants et chercheurs de Sciences-Po). Les lecteurs externes sont réorientés vers d’autres bibliothèques possédant des fonds complémentaires. La gêne est importante dans le milieu de la recherche, mais nécessaire à une véritable mise à niveau des locaux. Pendant cette période, le prêt entre bibliothèques continue à fonctionner. La réouverture est prévue pour le premier trimestre 2003.
