Le contexte
L’Université de Nice-Sophia Antipolis, créée en 1965, est une université pluridisciplinaire : toutes les disciplines, sauf la pharmacie, y sont représentées. Elle comporte 9 unités de formation et de recherche – UFR -, 3 instituts ou écoles, 10 services communs et accueille 130 équipes de recherche. L’université occupe sept sites à Nice même, où les UFR sont dispersées dans la ville. Elle est également fortement implantée à Sophia Antipolis et comporte deux antennes de l’IUT dans le département, à Cannes et à Menton. Le nombre des étudiants - 26 700 - et leur répartition demeure stable depuis trois ans. Bien intégrée à la vie de l’université, la bibliothèque universitaire joue pleinement son rôle de service commun de la documentation : elle est un équipement indispensable au soutien de l’enseignement et de la recherche. Son implantation reproduit la dispersion des UFR qu’elle dessert ; à côté des quatre bibliothèques de sections (lettres et sciences humaines, droit et économie, sciences, médecine), elle comprend trois antennes : une sur le site de Saint‑Jean d’Angély (psychologie et odontologie), une à Sophia Antipolis et une auprès de l’UFR de STAPS dans la plaine du Var.
Cette organisation est complétée par des services transversaux : administration, service informatique, service de la documentation électronique et service du catalogue.
Le circuit des documents n’est pas centralisé : chaque site effectue ses propres acquisitions dont il assure le catalogage et l’indexation‑matière. Le service du catalogue a pour rôle d’assurer la coordination des catalogueurs pour maintenir des pratiques homogènes entre les sections et garantir la cohérence du catalogue. Ce système de gestion centralisé/décentralisé maintient une certaine appropriation du traitement documentaire par les sites ou sections tout en favorisant le sens du travail en commun et la solidarité des équipes de catalogage.
Le passage dans le Sudoc
La BUNSA, bibliothèque universitaire de l’université de Nice‑Sophia Antipolis, a une longue pratique de l’informatique. Elle a été retenue comme site pilote pour le système universitaire de documentation, le Sudoc, en juin 1998, le conservateur responsable du service du catalogue assurant le rôle de coordinateur local pour celui‑ci.1 La BU de Nice, depuis septembre 2000, fait partie intégrante du Sudoc, qui est devenu un outil essentiel pour le signalement et la mise en valeur de ses collections : source unique de catalogage et outil privilégié pour le prêt entre bibliothèques - PEB.
Quel bilan peut-on tirer, après un peu plus d’un an de travail dans le Sudoc ?
Le changement de normes et de format de catalogage s’est bien passé : les catalogueurs sont passés des AACR2 et d’USMARC au catalogage en format UNIMARC selon les normes AFNOR sans difficulté majeure. Ils se sont approprié les nouvelles règles et respectent la discipline du travail en réseau : correction ou enrichissement des notices sur lesquelles ils se localisent, « dédoublonnage », création des notices d’autorité. Le Guide méthodologique et la « liste catalogage » constituent en ce domaine des outils précieux, fort appréciés et utilisés par tous. Toutefois, du fait de cette participation au nettoyage de la base du Sudoc, le catalogage est nettement plus long que dans OCLC - Online Computer Library Center. Cet effort auquel la majorité des catalogueurs participent volontiers ne pourra être maintenu que s’il est réellement partagé par l’ensemble du réseau.
Par ailleurs, certaines procédures comme le circuit des collections (demandes de numérotation ISSN ou de corrections) s’avèrent très lourdes à l’usage. Surtout les BU, qui effectuent dans le Sudoc leur catalogage courant, ne peuvent assurer un travail rétrospectif de correction et de mise en cohérence.
C’est par l’ABES que cette tâche devrait être, plus largement, assurée. Au-delà du déploiement des bibliothèques, il semble nécessaire que des équipes plus nombreuses soient mises en place à l’ABES pour gérer les « fichiers d’autorités », les relations avec le réseau ISSN, les corrections de notices bibliographiques induites par les choix de celui‑ci, etc. C’est un travail lourd, mais nécessaire, que l’ABES ne peut pas reporter sur les équipes de catalogage dans les BU, qui ne disposent pas des moyens pour le faire. La réussite du Sudoc en tant que réseau de catalogage partagé en dépend.
Les projets
Un certain nombre de chantiers doivent encore être menés, en particulier en ce qui concerne les échanges entre le Sudoc et le catalogue local. Trois sont prévus en 2002.
- L’automatisation des chargements réguliers par transfert FTP (File transfert protocol). Ces chargements, quotidiens à Nice, n’ont pas encore été informatisés afin de pouvoir contrôler l’envoi des notices par le Sudoc et éviter des chargements erronés ou incongrus tant que toutes les bibliothèques participant au réseau OCLC n’auront pas été déployées.
- Le chargement dans notre catalogue local des notices d’autorité liées aux notices bibliographiques. En ce domaine, Nice n’a pas été site pilote : les procédures de chargement pour les notices d’autorité dans ADVANCE ont été définies, testées et installées par GEAC au SCD de Lyon III, puis dans d’autres sites. Le chargement des notices d’autorité en provenance du Sudoc devrait assurer à terme une plus grande cohérence des fichiers d’autorité dans notre base locale. Mais elle devra être préparée et accompagnée par un travail de nettoyage de ceux-ci.
- La remontée des exemplaires de monographies de notre système local dans le Sudoc. Alors qu’en catalogage courant, tous les exemplaires de monographies sont désormais localisés dans le Sudoc, il n’en va pas de même pour les données locales récupérées d’OCLC qui sont incomplètes et ne sont pas à jour. La remontée des exemplaires de notre système local devrait mettre en conformité le contenu de notre base locale et le Sudoc.
Enfin, un dernier projet est à l’étude. La politique de mutualisation des ressources documentaires de l’université a conduit la bibliothèque à se doter d’un outil de gestion commun, utilisable par tous, signalant l’ensemble des périodiques, imprimés ou en ligne, disponibles sur le campus, qu’ils soient à la BU ou dans les bibliothèques d’instituts ou de laboratoires : le BIP - base d’interrogation des périodiques. L’objectif est que, pour les périodiques imprimés, cet outil soit alimenté à partir du catalogue. Or, pour le moment, celui‑ci ne contient que les collections de la BU, celles des centres de recherche étant signalées dans le Sudoc par l’intermédiaire du centre régional des publications en série - CR 67. Pour permettre l’intégration de l’ensemble des périodiques imprimés de l’université dans le catalogue de la BU, nous proposons de rattacher les bibliothèques d’instituts ou de laboratoires à l’identifiant de la BU dans le Sudoc.
Cette démarche ne pourra être menée que progressivement, à la demande des instituts ou laboratoires et sur la base d’un dialogue et d’une collaboration entre ces derniers et la BU. Mais à terme, elle permettra une réelle politique documentaire concertée sur l’ensemble de l’université en matière de documentation périodique. Le catalogue se trouve ainsi au carrefour d’une double exigence : ouverture vers l’extérieur et visibilité de l’offre documentaire de la BU, d’une part, et outil au service de la politique documentaire menée par l’université, d’autre part. Dans les deux cas, la participation au Sudoc, catalogue collectif, est un atout précieux. Les projets en cours en témoignent et devraient permettre au catalogue de jouer pleinement son rôle dans le système d’information de la BUNSA.
Le siège de la présidence de l’Université de Nice‑Sophia Antipolis. Château de Valrose.
