Après 2000, l’expérimentation pilote et le déploiement des CR du CCNPS (voir ci-après Les centres régionaux), l’année 2001 va voir l’intégration progressive dans le système universitaire de documentation, de tous les établissements dont la liste se trouve sur le site web de l’ABES.
Ce sont 120 organismes universitaires (SCD et SICD), 6 bibliothèques de grands établissements et 11 autres bibliothèques participant déjà à un réseau de catalogage partagé. Leur déploiement se déroulera sur quatorze mois, la durée de cette tranche du projet étant au total de seize mois.
La trajectoire du déploiement
Le déploiement successif de toutes ces bibliothèques va se faire par réseau. Les premiers établissements déployés seront ceux de BN-Opale (au nombre de 13), suivis de ceux du réseau Sibil‑France (19 établissements), puis de ceux d’Auroc (44 bibliothèques utilisant OCLC), et enfin des établissements n’ayant jusque-là pas appartenu à un réseau de catalogage (23 bibliothèques).
En sous-ensembles de ce découpage par réseau, on trouve plusieurs groupes (deux pour chaque réseau, à l’exception des établissements Auroc, plus nombreux, qui seront répartis en quatre groupes). La répartition des bibliothèques dans chaque groupe n’est pas encore faite pour tous les réseaux ; pour le moment, le travail de répartition n’est effectué que pour le réseau BN‑Opale et est en passe de l’être pour le réseau Sibil. Les autres suivront rapidement. La constitution de ces groupes est faite par l’ABES sur différents critères (essentiellement répartition des formations dans les différentes salles, nombre de personnes à former, contraintes locales connues de l’ABES…) et finalisée après accord des établissements.
La procédure de déploiement
La période qu’on appelle « déploiement » regroupe différentes opérations et va se dérouler sur plusieurs mois (entre le lancement et le démarrage, la durée sera de 5 mois pour les réseaux BN-Opale et Sibil, ainsi que pour les établissements ne participant à aucun réseau de catalogage, et de 7 mois pour les établissements Auroc). Une procédure commune de déploiement sera utilisée, à un détail près, pour chaque réseau. Elle sera la suivante :
- une phase de lancement par réseau
- une phase de préparation par groupe
- une phase de déploiement par groupe
- une phase de démarrage par réseau pour BN‑Opale et SIBIL, par groupe pour OCLC et les bibliothèques hors source.
Avant le déploiement
Avant de voir plus en détail ce qui se passera au cours de chaque phase, nous pouvons revenir sur le travail réalisé en amont du déploiement tant par l’ABES que par les établissements.
L’ABES et la maîtrise d’œuvre (Pica-Bull) ont procédé ensemble à l’élaboration du dossier préparatoire au déploiement, dossier récapitulant avec précision le processus du déploiement et le travail attendu de chacun. Parallèlement, le service Réseau & déploiement a dépouillé les enquêtes envoyées au printemps 2000 aux bibliothèques ; ces enquêtes, portant sur de nombreux points tel le nombre de personnes participant aux opérations de catalogage et de PEB (prêt entre bibliothèques), le système informatique de la bibliothèque ou le nombre de postes, ont servi à établir les propositions de l’ABES pour la définition des groupes pour le déploiement.
Les bibliothèques, de leur côté, ont été incitées à veiller à l’acquisition par les futurs utilisateurs des prérequis demandés pour la formation (catalogage en UNIMARC, connaissance de RAMEAU, pratique de Windows…), et à entamer avec leurs fournisseurs de système informatisé de gestion de bibliothèque – SIGB – le travail sur les développements spécifiques envisagés ainsi que les devis qui en découleront. Enfin, l’ABES a demandé aux bibliothèques (pour le moment, à celles du réseau BN‑Opale) de nommer officiellement un « coordinateur du système universitaire de documentation » qui sera son interlocuteur pendant, et bien sûr après, le déploiement.
Le détail des opérations
La première phase du déploiement, dite phase de lancement, permet de définir avec précision les dates des différentes opérations qui suivront. Elle est également l’occasion de réunir les établissements du réseau concerné, pour leur présenter l’opération de déploiement dans son ensemble ; elle s’adresse aux directeurs, aux coordinateurs, aux représentants nationaux du réseau et aux fournisseurs de SIGB, ainsi qu’aux représentants du CRI.
Lors des deux phases suivantes, préparation et déploiement, le travail tourne autour de quatre grands thèmes : la définition précise du déploiement à l’intérieur des établissements, la formation, l’installation des logiciels et les échanges entre le système central et les systèmes locaux.
La formation initiale des utilisateurs professionnels du système universitaire de documentation (catalogueurs – indexeurs, responsables de PEB) sera assurée par une équipe de formateurs relais recrutée et formée par l’ABES. D’une durée d’une semaine, elle aura lieu soit à Paris, soit à Montpellier et permettra de former directement entre un tiers et la moitié des personnes devant travailler dans le système universitaire de documentation, à charge pour eux de retransmettre les connaissances acquises auprès de leurs collègues. Après inscription des participants pendant la phase de préparation, les sessions de formation initiale auront lieu pendant la phase de déploiement. Les « coordinateurs du système universitaire de documentation » bénéficieront bien sûr de cette formation initiale et seront, en plus, formés à leurs missions particulières au cours d’une session de trois jours et demi à Montpellier. Cette formation qui aura lieu une fois par mois sera assurée par l’ABES au cours de la phase de déploiement.
Enfin, une opération dite de « sensibilisation » sera entreprise auprès de chaque bibliothèque. Des équipes de professionnels de l’ABES se rendront sur chaque site pour une demi‑journée d’intervention devant tous les personnels, et présenteront le système universitaire de documentation et le déploiement, et ce, dès la phase de préparation.
En ce qui concerne l’installation des logiciels, Bull installera le logiciel client professionnel WinIBW, qui permet les opérations de recherche, de catalogage et de fourniture de documents dans le système universitaire de documentation, et le logiciel de prise de main à distance PC Anywhere 9.0 ; ces installations seront complétées par celle d’Internet Explorer 5 si nécessaire. Un inventaire des postes devra être fait au préalable dans les établissements afin de préciser l’emplacement exact des postes à équiper ainsi que leurs différentes caractéristiques. Si certains postes se révèlent ne pas être conformes aux configurations requises pour le système universitaire de documentation, les mises à niveau nécessaires devront être effectuées. Les logiciels seront ensuite déployés par Bull au cours de la phase de déploiement, avec tous les tests de mise en marche nécessaires.
L’alimentation des systèmes locaux est d’ores et déjà préparée par l’ABES et les différents fournisseurs de SIGB équipant des bibliothèques universitaires par des réunions au ministère, auxquelles participe la sous-direction des bibliothèques et de la documentation. Ces réunions permettent aux fournisseurs, après étude des conditions techniques nécessaires aux échanges entre le système central et les systèmes locaux, d’établir des devis génériques pour le travail qu’ils auront à effectuer et qui sera identique pour tous les sites équipés du même système. De plus, chaque établissement aura étudié avec son fournisseur les spécifications nécessitant des développements sur son système local, qui donneront lieu à des devis spécifiques, établis eux aussi avant tout test et avant la mise en œuvre. Cette opération étant assez lourde et complexe, les phases de préparation et de déploiement seront consacrées aux tests, au choix des options que peuvent prendre les bibliothèques pour ces échanges et au paramétrage des transferts.
La phase de démarrage, qui conclura la période de déploiement, sera celle qui diffèrera légèrement selon les réseaux. Pour BN‑Opale et Sibil, elle sera commune aux deux groupes. Pour les autres établissements, il y aura une phase de démarrage pour chaque groupe. Elle verra le démarrage du travail « en réel » dans le système universitaire de documentation pour toutes les bibliothèques du réseau (ou du groupe selon les cas). C’est à ce moment‑là que les utilisateurs professionnels commenceront à cataloguer leurs ouvrages et effectuer leurs demandes de fourniture de documents dans le système universitaire de documentation. C’est à ce moment‑là aussi qu’auront lieu les premiers transferts permettant les échanges entre le système universitaire de documentation et les SIGB. À l’issue de ce travail commun de plusieurs mois, les bibliothèques rejoindront le nouveau réseau. Le système universitaire de documentation va ainsi s’enrichir d’une centaine d’établissements participants au cours de l’année 2001.
