L’expérimentation pilote du système universitaire de documentation s’est achevée le 25 juillet dernier, par une réunion où se sont retrouvés les différents participants : coordinateurs des sites pilotes, représentants de l’ABES, de Pica-Bull et du CINES, ainsi que des réseaux de catalogage de monographies. Après deux mois de travail, un bilan a pu être établi, qui recensait les tâches effectuées et les problèmes rencontrés.
L’objectif principal de l’expérimentation était de tester l’outil et ses différentes fonctionnalités : la recherche et le catalogage avec WinIBW, la fourniture de documents avec PebNetSU, les échanges entre système central et systèmes locaux.
La recherche et le catalogage
Pendant toute la durée de l’expérimentation, les mises à jour de la base du système universitaire de documentation se sont poursuivies. C’est ainsi qu’au 24 juillet, le volume total de la base, tous types de notices confondus, était de 5 085 405 références. Les notices étaient alors à jour à fin mai 2000 dans la plupart des cas, à l’exception notable des thèses qui étaient à jour à fin novembre 1999, leur consultation étant aussi possible par Thesenet sur le site de l’ABES. Quant aux publications en série, les données concernant les sites pilotes étaient à jour à fin mai, celles des autres sites à fin mars. Le travail de mise à jour devait se poursuivre pendant l’été, avec le chargement des mises à jour de juin et juillet du CCNPS et des notices RCR (Répertoire de centres de ressources), ainsi que des notices Electre et de celles issues de la rétroconversion BN‑Opale.
Malgré les très nombreux problèmes rencontrés, les bibliothèques pilotes ont beaucoup travaillé dans le système universitaire de documentation pendant ces huit semaines. Pour le catalogage, les statistiques sur l’ensemble des sept sites ont été les suivantes :
- 1 448 notices bibliographiques ont été créées,
- 6 816, trouvées dans la base, ont fait l’objet d’au moins une localisation,
- 772 ont été dérivées de la base externe RLG,
- 1 212 notices d’autorité ont été créées, dont 69 propositions RAMEAU,
- 6 470 données d’exemplaire ont été créées.
Cependant, de nombreux problèmes ont été constatés, dont certains très préoccupants. Les utilisateurs professionnels ont ainsi rencontré des difficultés de recherche avec certains index. Dans les recommandations des sites pilotes, une plus grande information sur les index (leur constitution, leur utilisation) est demandée lors de la formation et dans la documentation fournie.
Lors des opérations de catalogage, de fréquents messages d’erreur ont handicapé les catalogueurs. Certains ont fait l’objet de demandes de correction, ce qui a été fait par Pica ; mais il est également souhaitable que ces messages soient rédigés dans un langage plus aisément compréhensible par l’utilisateur.
D’une façon générale, l’ergonomie de l’outil a été parfois critiquée, notamment pour la navigation d’un écran à un autre.
Mais le problème le plus grave fut celui de la dégradation du logiciel client WinIBW. Après une utilisation intensive, la disparition de raccourcis clavier, l’impossibilité d’utiliser certaines touches de fonction, le blocage du clavier… ont été constatés dans tous les sites. Ces « plantages », qui empêchaient toute opération de catalogage (ou autre) nécessitaient la réinstallation du logiciel, opération extrêmement lourde et qui ne pouvait être qu’un palliatif en attendant une nouvelle version du logiciel. Cette version a été livrée dans les derniers jours de l’expérimentation, mais, faute de temps, n’a pu être installée que sur un nombre réduit de postes ; les premiers tests ont montré que le problème n’était pas encore résolu. Pica a livré une autre version fin août, version devant être testée à la fois par les bibliothèques au moment de la réouverture après les congés d’été, et par les équipes de l’ABES au cours de la vérification de bon fonctionnement (VBF) au mois de septembre.
La fourniture de documents
Les installations de PebNetSU, c’est-à-dire interfacé avec le logiciel WinIBW, ont été réalisées tard, car quelques problèmes techniques ont retardé l’opération qui a pu être réalisée en juillet. 10 sections PEB, sur 15, ont ainsi été installées pendant la période de l’expérimentation.
Les tests effectués alors ont montré que l’interface fonctionnait, mais que les récupérations d’information dans WinIBW n’étaient pas toujours bonnes.
Des corrections devaient encore être faites, pour qu’en septembre, les tests puissent continuer et être étendus.
Les échanges entre système central et systèmes locaux
Les tests des procédures d’échange entre le système universitaire de documentation et les systèmes locaux des sites étaient une part importante de l’expérimentation. Ils ont demandé un très gros travail qui a été mené en coopération étroite par les bibliothèques et leurs fournisseurs, l’ABES et Pica, et qui n’a pu être réalisé qu’à la fin de la période de l’expérimentation.
En ce qui concerne les transferts initiaux, Pica a procédé à l’envoi de listes de correspondance (trois au total) entre numéros identifiants (ppn) dans le système universitaire de documentation et numéros des notices dans les sources, la dernière datant du 16 juillet. Ces listes ont été chargées dans les bases locales de cinq sites ; Nice devait le faire en août, et Le Mans attendait la reprise de ses données dans la base du système universitaire de documentation.
Pour les transferts réguliers, après beaucoup de travail, correction des formats d’export et examen de fichiers de tests, les premiers transferts réguliers ont pu avoir lieu dans presque tous les sites, lors des derniers jours de l’expérimentation. Certains fichiers ont même pu être récupérés de façon automatique par échange de messages électroniques, mais cette fonction était réexaminée en septembre.
Dans l’ensemble, les procédures d’échanges ont pu ainsi aboutir, mais ce fut réellement un des points les plus difficiles de l’expérimentation, et une attention particulière devait encore y être apportée pour être sûr que les échanges se poursuivraient sans problème à la reprise de septembre.
Le suivi de l’expérimentation et l’assistance utilisateurs
Pendant toute la durée de l’expérimentation, les équipes de l’ABES et de Pica-Bull ont été mobilisées pour suivre au plus près son déroulement. Réunions bihebdomadaires, interventions des experts pour répondre aux questions et résoudre les problèmes ont permis « d’épauler » les utilisateurs dans les bibliothèques et de soutenir leur travail.
La « cellule assistance » a recueilli, entre le 29 mai et le 21 juillet, 243 appels ou messages électroniques. Parmi ceux‑ci, 80 ont fait l’objet d’un « fait technique », c’est-à-dire été signalés à Pica pour correction. Les autres ont été traités à l’ABES, soit directement par les personnes présentes à la cellule d’assistance au moment de l’appel, soit par les experts plus directement concernés par le sujet abordé (catalogage, consultation, gestion des utilisateurs, etc.). Les domaines les plus fréquemment abordés ont été : la dégradation du logiciel, les questions et problèmes de catalogage, les autorités, les problèmes liés à la recherche et à l’affichage des résultats de cette recherche.
Les faits techniques ont donc été transmis à Pica pour analyse et correction. Au 24 juillet, sur 160 faits techniques émis, la moitié était corrigée et validée. Parmi les 80 autres, un certain nombre (30) étaient corrigés mais devaient encore être vérifiés, 10 étaient encore en correction et 15 étaient reportés à une date ultérieure.
Dans l’évaluation faite par les bibliothèques pilotes des autres aspects de l’expérimentation, l’accent a été mis sur la nécessité d’adapter la formation : insister sur la recherche, en expliquant notamment en détail chaque index proposé, personnaliser la formation pour les responsables de prêt entre bibliothèques, donner des exemples de catalogage plus concrets et adaptés au travail quotidien dans les bibliothèques, etc. La réflexion commune sur ces aspects de formation et de documentation devait être poursuivie dès le mois de septembre.
En conclusion, les coordinateurs des sites pilotes ont insisté sur deux points. Malgré tout le travail effectué pendant ces huit semaines intenses, il restait beaucoup à faire en septembre (poursuivre certains tests, vérifier les échanges avec les systèmes locaux, poursuivre les opérations de prêt entre bibliothèques…) ; l’expérimentation devait se poursuivre sous une autre forme. Et, d’autre part, il leur paraissait impossible de déployer le système tel qu’il a été expérimenté ; le logiciel WinIBW devait absolument être stabilisé, tout comme les procédures d’échanges SU/systèmes locaux. Ces remarques ont été notées, tant par Pica‑Bull que par l’ABES, qui ont poursuivi le travail. Une nouvelle « recette » du système a été effectuée au début de l’automne, et les problèmes subsistants doivent être réglés avant le passage en tranche 4, c’est-à-dire avant l’opération de déploiement généralisé dans les 110 établissements qui attendent le système universitaire de documentation.
Quatre temps du déploiement
Le déploiement du système universitaire de documentation dans les bibliothèques concernées – BGE, BU, SCD, SICD… – se déroulera en fonction des sources de catalogage utilisées.
Ainsi, après les sept sites pilotes, seront d’abord concernées les bibliothèques cataloguant dans BN‑Opale, suivies des bibliothèques SIBIL, puis celles cataloguant dans OCLC, et enfin les bibliothèques qui ne participent pas à une source de catalogage partagé des monographies.
