Le projet de Learning Center (pas encore nommé Lumen) a été initié en 2010. Dès le départ, il a été conçu comme un équipement documentaire mutualisé entre trois établissements (Université Paris-Sud1 ; CentraleSupélec ; ENS Cachan2). Au fil des années, ce principe a toujours été réaffirmé et jamais remis en question. En revanche, le projet a considérablement évolué avec le contexte politique et institutionnel du plateau de Saclay, marqué par deux périodes majeures : en 2017, cinq établissements quittent le groupement du futur EPE Saclay (dont Polytechnique) et en 2020, la Comue Paris-Saclay fusionne avec l’Université Paris-Sud pour devenir l’Université Paris-Saclay.

Avec une cogestion à trois établissements, l’une des plus importantes difficultés fut la définition du statut le mieux adapté au Learning center (SICD ? …) et du statut des personnels (mise à disposition ? détachement ?). Ce n’est qu’après la fusion Comue-Université Paris-Sud et la création de l’EPE Paris-Saclay que le rattachement au SCD s’est imposé : le Learning Center devient alors un nouveau site du SCD, avec la particularité de rassembler des personnels issus de trois établissements et qui conservent leur rattachement administratif d’origine ainsi que leurs modalités de temps de travail (3 gestions du temps de travail et des congés ; 3 régimes indemnitaires). Un fonctionnement type UMR !

Sans minimiser l’enjeu des services à développer pour les publics, la question des conditions de travail est restée au cœur du projet avec l’objectif de constituer une organisation commune, telle que souhaitée depuis le début du projet.

 

Une architecture impressionnante mais intégrée au paysage du campus

Le Lumen est une réalisation architecturale plutôt impressionnante. Sa structure moderne s’intègre harmonieusement au paysage du campus et s’en distingue par sa forme particulière non parallélépipédique et par sa dentelle de colonnes blanches en acier qui l’enveloppe en totalité. L’organisation spatiale a été pensée de sorte à créer une graduation du volume sonore dans le bâtiment. Plus l’utilisateur monte dans les étages, plus il devient silencieux, et l’environnement aussi. À chaque niveau correspond une ambiance en propre. Au sommet de cette déambulation en spirale, une terrasse offre une vue imprenable sur le plateau de Moulon. L’aménagement mobilier a été voulu varié pour répondre à l’humeur du moment des usagers (travail seul ou en groupe, en silence ou un peu moins, assis, allongé…)

Outre les équipements numériques devenus classiques (wifi, automates de prêt, écrans de projection…), le Lumen présente quelques équipements spécifiques : des outils numériques afin de faciliter les réunions et formations en comodal dans les salles d’innovation pédagogique (par exemple, le travail en îlots grâce à des enceintes ultra directives) ; un outil de media training dans le studio d’enregistrement vidéo (captation et production audiovisuelles) ; une régie complète (son, lumière, image) pour l’auditorium ; un mur d’écrans de 2,50 mètres de large et des matériels de réalité virtuelle dans un Lab.

 

Un projet de service autour de la rencontre, de l’innovation et de l’expérimentation

Fondé sur la mutualisation et la collaboration de trois établissements, le Lumen a été pensé comme un lieu de vie ouvert sur son territoire, un lieu qui propose un environnement dédié à l’étude et à la recherche, mais aussi à la curiosité et la détente, à la découverte scientifique, culturelle et artistique.

Pour les publics et les personnels, le Lumen est également synonyme de changement d’échelle (fusion des équipes, des collections, partage du site entre trois directions) qui doit permettre de répondre au défi de l’information : développement de services à la recherche et méthodes pédagogiques innovantes, gestion de la dissémination des connaissances.

Les publics et les personnels ont été associés à la construction du projet de service très en amont. Ils ont contribué, et autant que possible grâce aux méthodes du design de l’expérience utilisateur (UX), au nommage du bâtiment, à l’aménagement mobilier (organisation d’ateliers hebdomadaires en réalité virtuelle pour s’approprier les espaces ; ateliers avec fournisseurs…), à des enquêtes pour cerner les besoins, etc.

L’accompagnement des personnels a pleinement mobilisé l’équipe de direction. Plusieurs étapes resteront marquantes : étude par une société de conseil fondée sur des entretiens individuels de chaque agent, visites d’autres learning centers, réunions plénières régulières, visites de chantier, journée des personnels commune, dialogue social avec la création d’un groupe dédié (composé de représentants des personnels élus en CT, des directeurs généraux des services, des directeurs des ressources humaines des trois établissements, des directeurs des trois bibliothèques...)

Le Lumen reste le symbole de la mutualisation qui s’opère au niveau de l’EPE Paris-Saclay. L’expérimentation autour des services et de l’organisation du travail y est poussée. En effet, en plus de la mutualisation des collections et de la fusion des équipes des bibliothèques, trois directions de l’université y sont installées : la Diagonale, qui valorise la médiation arts, sciences, culture et société ; le Design spot, qui promeut le design auprès de la communauté étudiante et les starts-ups ; la Direction des bibliothèques, de l’information et de la science ouverte (DiBISO), qui assure la médiation documentaire et met en œuvre la politique de science ouverte de l’université. Chaque direction conserve ses propres missions mais a pour objectif de coconstruire des projets et de développer des services en commun, notamment de médiation scientifique et de programmation évènementielle.

 

Bilan des premiers mois de fonctionnement

Le Lumen a ouvert ses portes le 18 septembre 2023, alors que les personnels n’ont pu entrer dans ses murs que trois semaines auparavant. Ce glissement de calendrier a eu un fort impact sur l’emménagement puisque les finitions des travaux ont perduré, y compris après l’ouverture au public. Si cette situation est régulière, pour ne pas dire inévitable dans un bâtiment neuf, l’ambiance des débuts fut un étrange mélange de déception (nombreux dysfonctionnements, poussière, etc.) et d’enthousiasme (avec 3 ans de retard et d’attente, tout le monde avait envie de commencer l’aventure). Aujourd’hui la situation s’est bien améliorée ; les équipes ont pris un rythme de croisière dans la gestion du quotidien et appréhendent mieux le changement d’échelle et les spécificités organisationnelles. Cependant, l’enjeu autour des conditions de travail et de la coopération à trois établissements et à trois directions reste un point de vigilance important.

Côté publics, en revanche, l’attente était tellement vive que la fréquentation fut immédiate. Les étudiants se sont emparés du lieu dès le premier jour et y restent fidèles. Le Lumen a ouvert en mode dégradé avec le service minimal, soit l’accès aux espaces et aux collections, puis les autres services ont été déployés au fil des mois (copies-impressions, prêt de jeux, studio d’enregistrement vidéo, etc.). Une enquête UX auprès des publics en avril dernier confirme la satisfaction générale et ainsi la réussite du projet.

Le Lumen voit sa première année universitaire d’ouverture s’achever. Le pari est réussi : les étudiants le fréquentent en masse, les personnels l’identifient comme un lieu événementiel majeur du campus. Mais les défis restent nombreux : améliorer l’organisation spatiale pour offrir davantage de places de travail, amener les chercheurs à se saisir du lieu pour valoriser leur médiation scientifique, fluidifier les circuits des ressources humaines entre les trois établissements-membres, sont les objectifs prioritaires pour la suite de l’aventure.

LE LUMEN EN CHIFFRES

• Ouverture : 18 septembre 2023
• Maîtrise d’ouvrage : Université Paris-Saclay
• Assistance à maîtrise d’ouvrage : Établissement public d’aménagement Paris-Saclay (EPAPS)
• Maîtrise d’œuvre : Laurent Beaudouin Architectes et MGM Morales De Giles Arquitectos
• Financement État : 41 millions d’euros
• Équipement mobilier et numérique : 1,2 million d’euros
• 8 000 m² utiles dont 4 100 dédiés aux espaces publics
• 500 places de travail + 500 places confort ou loisirs
• 23 salles de travail en groupes
• 3 salles dédiées et équipées pour l’innovation pédagogique
• 4 « labs » spécialisés (accessibilité ; réalité virtuelle ; médiation scientifique ; accueil entreprises)
• 1 studio d’enregistrement vidéo
• 1 auditorium de 90 places
• 3 terrasses
• 1 matériauthèque
• 1 espace de restauration (prévu à la rentrée 2024)
• Ouverture : 8h30 - 22h30 lundi-vendredi 10h-19h samedi-dimanche
• 48 000 livres imprimés en libre accès et 73 500 en magasins
• 223 titres de périodiques en libre accès
• 1 bâtiment - 3 directions : 33 personnels DiBISO (bibliothèque) ; 5 personnels Design Spot (Design et innovation) ; 9 personnels La Diagonale (médiation scientifique)