Genèse du projet BiSO

En 2024, la préparation des listes des productions scientifiques pour les rapports HCERES des laboratoires a mobilisé le 3RSO. Leurs travaux d’identification des publications, de vérification des métadonnées et de mise en conformité des dépôts ont apporté une valeur ajoutée à la préparation de ces rapports.

Cependant, cette période a aussi mis en lumière des défis partagés d’organisation du travail : les relances de dernière minute ont pu causer des afflux massifs de dépôts de notices pauvres, ce qui, lors de la préparation des rapports, est venu réinterroger la méthode mise en place initialement. De leur côté, les laboratoires ont formulé leur souhait d’un accompagnement pérenne et régulier dans l’élaboration de listes de publications exhaustives.

Au sein du 3RSO, les référents ont souhaité renforcer le lien de proximité avec les chercheurs acquis au cours des échanges, anticiper les occasions futures, et sensibiliser les communautés de recherche au partage de leurs travaux et à l'enrichissement de leurs données dans HAL.

Le partage de ces réflexions et objectifs au sein du réseau CasuHAL1 a démontré un large consensus au sein de la communauté concernant le besoin de mise en qualité des dépôts HAL, ainsi que la mise en place d’indicateurs ouverts et reproductibles.

Encouragé par la politique Science Ouverte de l’Université2, le projet de Bilan Science Ouverte3 (BiSO) s’inscrit dans une motivation multiple :

• Renforcer la culture du dépôt en archives ouverte, et spécifiquement sur HAL, dans toute la communauté
• Valoriser les travaux partagés en garantissant des métadonnées riches, suivies et harmonisées
• Consolider le lien entre référents et laboratoires.

Le BiSO, c’est quoi ?

Livrable

Un rapport annuel automatique, présentant les atouts d’un laboratoire de recherche en termes de Science Ouverte, et fondé essentiellement sur les données de HAL. Etant donné le caractère volontaire et souvent retardé des dépôts dans HAL par rapport au processus de publication, le BiSO est un bilan à année n-1 : les bilans produits en 2025 sont fondés sur les données des publications de l’année 2024.

Conçu et réalisé par une équipe de quatre personnes au sein de la DiBISO, dont un développeur, un bibliomètre et deux spécialistes de la science ouverte, cet outil répond directement à l’objectif4 de transparence et de mesure des pratiques de recherche de l'établissement.

Données de référence

Le choix d’utiliser comme base de référence HAL, et spécifiquement l’entrée par collections, poursuit plusieurs objectifs :

1. Valoriser toute la richesse des productions de recherche des unités, sans se limiter aux publications traditionnelles
2. Faciliter le suivi annuel des productions dans HAL, en vue de gagner du temps lors des phases d’évaluation quinquennales
3. Améliorer la culture du dépôt en archive ouverte dans toute la communauté en valorisant les publications dont les métadonnées sont suffisamment riches.

Les données sont croisées avec celles de ScanR5, du Baromètre français de la Science Ouverte (BSO)6, et d’OpenAlex7. Chaque source de données permet d’ajouter des informations utiles : ScanR permet de déterminer quelles publications sont produites en collaboration avec des entreprises du secteur privé, le BSO permet de déterminer quelles publications ont donné lieu au paiement d’APC, et OpenAlex donne accès à des données géolocalisées concernant toutes les structures, permettant des visualisations de collaborations à l’échelle européenne ou mondiale.

 

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Valeur ajoutée

La première valeur ajoutée du BiSO est le gain de temps : une interface très simple permet de choisir une collection HAL représentant le laboratoire dont on veut produire le rapport, et l’année de publication à prendre en compte. Un simple clic lance alors le processus de création du rapport. Dans ce processus, le générateur interroge d’abord les API de HAL pour agréger et afficher l'ensemble des données de la collection HAL choisie.

En combinant de nombreuses sources de données ouvertes dans un même processus d’acquisition de données, le BiSO produit un état des lieux annuel de la production scientifique en accès ouvert pour chaque unité de recherche. Sa deuxième valeur ajoutée est donc sa reproductibilité à l’identique, permettant un suivi temporel sur les indicateurs observés. Un preprint8 disponible sur HAL détaille le contexte de développement et les choix techniques du projet.

La méthode d’élaboration des rapports BiSO

Le processus d’élaboration

Au-delà de la production automatisée des rapports, les données produites et visualisées dans le BiSO sont élaborées de manière collaborative, avec la participation active des chercheurs. La production du rapport final suit un processus en trois étapes :

 

Le BiSO, une course de relais

Les visualisations de données obtenues dans le rapport final sont le résultat de l’appropriation par les chercheurs et doctorants de la saisie de leurs travaux dans HAL. La première étape consiste donc pour les référents à préparer et envoyer aux unités les listes de publications repérées dans d’autres bases de données mais absentes de la collection HAL de l’unité.

La deuxième étape revient à la communauté de recherche, qui, à partir des listes envoyées par le référent, a la charge de procéder aux dépôts, que ce soit au fil de l'eau ou lors de la campagne de rappel durant l'été. Même durant cette étape, les référents apportent leur expertise en soutien pour l’enrichissement et les corrections de métadonnées ainsi que la suppression des doublons.

Enfin, la troisième étape consiste à produire les rapports finaux à partir des données complétées dans HAL. La production des indicateurs étant rendue instantanée par l’outil, les référents consacrent à chaque rapport un temps d’analyse dédié. A partir des indicateurs et visualisations automatiques, ils adaptent leurs commentaires en fonction des disciplines et cultures de recherche spécifiques des unités auxquelles ils s’adressent. Ainsi, chaque version du BiSO est unique et pensée pour sa cible.

Un outil de sensibilisation

Les différentes parties du rapport apportent des occasions de sensibiliser les acteurs aux enjeux liés à l’utilisation de HAL.

Valoriser les dépôts les plus complets

Les indicateurs produits sont conçus pour valoriser les dépôts dont les métadonnées sont les plus complètes, afin d’encourager les chercheurs à l’exhaustivité de leurs dépôts dans HAL. Par exemple, la saisie rigoureuse des affiliations, qui révèle toute la diversité des réseaux de collaboration des laboratoires, rend plus complets et plus fiables les cartes de collaborations internationales et les tableaux de collaboration avec le secteur privé. Par ce biais, tout l’écosystème de recherche qui orbite autour des laboratoires gagne en visibilité, depuis les start-up et groupes privés jusqu’aux partenaires publics de profils variés.

Sensibiliser aux types d’accès ouvert

Plusieurs indicateurs sont prévus pour faire l’objet d’éclaircissements. Ainsi, le tableau des revues dans lesquels le laboratoire publie le plus, associées aux éventuels frais de publication en accès ouvert (APC) qu’elles appliquent, permet d’analyser les tendances et d’expliquer les modèles de publication et les modes d’ouverture : différence entre les fichiers de type postprint auto-archivés, dits « Green », et les versions finales dites « éditeur », mais aussi tendances entre revues partiellement ou entièrement Open Access (hybrides ou Gold), avec les modèles économiques associés... Cet indicateur permet aux référents d’évoquer les risques liés aux revues prédatrices, ou de valoriser les revues en modèle « Diamant ». L’outil d’auto-évaluation est finalement un outil d’accompagnement des chercheurs, par la pédagogie, dans la compréhension de leurs propres pratiques de publication.

Ouvrir le dialogue pour le pilotage

La fin du document présente la synthèse des atouts et les préconisations. Ces parties sont très appréciées par les équipes ou directions d’unités car elles leur apportent des exemples concrets d’avancées réalisées et d’efforts encore à fournir.

Atouts des unités

Dans la partie consacrée aux atouts, sont compilés les points forts de l’unité en matière de science ouverte. Cela peut être un large éventail de productions déposées dans HAL (articles, conférences, chapitres, thèses, ouvrages, cours, logiciels, data papers etc.) permettant d’évoquer la bibliodiversité quand les titres de revues sont variés, ou un fort taux de dépôt en accès ouvert par comparaison avec les baromètres nationaux de leurs disciplines9. Aux indicateurs du BiSO s'ajoutent dans cette rubrique les initiatives concrètes de chercheurs qui ont pu être identifiées par les référents.

L’objectif est de valoriser toutes les actions qui font progresser la Science Ouverte : par exemple, l’intervention d’un chercheur expert en archivage de jeux de donnée au sein du laboratoire, l’organisation d’une dépôt-party dans HAL par un correspondant investi, ou encore l'application de la stratégie de non-cession des droits par certains chercheurs10. Sont particulièrement valorisées les réalisations au long cours adaptées aux spécificités disciplinaires des communautés touchées.

 

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Préconisations

Enfin, les préconisations sont des leviers intéressants pour les directeurs et directrices : elles sont l’occasion de proposer d’instaurer des rendez-vous de sensibilisation, de dédier un correspondant dans leur laboratoire, de rappeler les nouveautés ou actualités de l’année concernant la science ouverte, d’inciter à considérer le partage comme un atout, dans certains cas comprendre ce qui bloque les chercheurs au dépôt, ou simplement de laisser maturer le temps de la réflexion, pour que toutes les communautés y trouvent leur intérêt.

La clôture du bilan laisse place à un dialogue constructif. Des sessions dédiées au BiSO, proposées par les référents aux directions d’unités voire à tous les chercheurs et chercheuses, permettent de répondre aux questions sur les APC, de consolider les bonnes pratiques et de définir par exemple des stratégies pour accompagner les déposants moins actifs.

Retours d’expérience après la première édition

Au terme de la première campagne de production de BiSO, les porteurs du projet ainsi que les référents impliqués sont très satisfaits du résultat et de cette aventure collaborative à plusieurs échelles : les indicateurs ont fait l’objet, dès la phase exploratoire du projet, de discussions avec des laboratoires pilotes, selon des méthodes d'UX Design. Les testeurs issus des laboratoires se sont montrés enthousiastes et particulièrement satisfaits du résultat final, tant pour l'automatisation que pour l'apport qualitatif des commentaires. Les échanges lors de sessions avec les laboratoires, qui ont majoritairement porté sur le décryptage des modèles économiques des revues dans lesquels ils publient et sur la question épineuse des APC, ont constitué une source de satisfaction pour toutes les parties.

Les interactions ont non seulement répondu aux attentes des directions d’unités, mais également renforcé l'expertise des référents du 3RSO, qui ont été clairement identifiés comme interlocuteurs de proximité pour ces thématiques.

Les objectifs initiaux du BiSO sont en passe d’être atteints : une augmentation des dépôts en texte intégral a été remarquée pour 2024, signe qu’une partie des chercheurs ont fait l’effort attendu même s’il reste encore à soutenir certains laboratoires dans leur démarche. Les métadonnées sont riches, spécialement grâce à la curation effectuée par les référents recherche. Ceux-ci ont pu monter en compétences, surtout grâce aux incitations à être plus attentifs à la richesse des métadonnées lors des dépôts et à contacter les chercheurs en cas de besoin.

En ce qui concerne l’objectif de valorisation de la diversité des initiatives dans les laboratoires, la première édition a été l’occasion de découvrir des situations très variées, avec une unité affichant des publications dans 11 revues diamant différentes, une autre accompagnant souvent ses publications de data papers ou déposant plusieurs jeux de données. Ces premiers résultats très encourageants sont source de motivation pour préparer les prochaines éditions.

Perspectives

L’avenir du projet doit faire progresser les deux pans que sont l’outil de production des rapports et le processus d’échanges entre unités de recherche et référents, en suivant les principes d’ouverture qui ont présidé à son lancement.

Nouveaux indicateurs

Tout en conservant une compatibilité complète pour permettre de comparer les versions d’une année sur l’autre, les évolutions de l’outil doivent permettre de valoriser davantage, par des indicateurs et visualisations dédiées, les productions scientifiques autres que les publications, notamment les jeux de données et les logiciels. Par ailleurs, pour continuer de poursuivre son objectif de valorisation des solutions encore peu adoptées pour ouvrir la science, le BiSO pourra servir plus directement la visibilité des revues de modèle “Diamant” en intégrant des données dédiées, comme celles du Diamond Discovery Hub (DDH)11.

Elargissement des échanges

Afin d’animer les réseaux créés grâce aux premières éditions, en plus de s’appuyer sur les évaluations quinquennales qui ont été à l’origine de l’idée d’origine, les équipes pourront s’appuyer sur un format événementiel à même de compléter la course de relais annuelle que constitue la production des rapports BiSO. Des « Jeux Olympiques de la Science Ouverte », filant la métaphore de la course, permettraient de mettre en avant les réussites les plus notables des unités à travers les évolutions tracées dans les BiSO.

Enfin l’outil, comme les méthodes, n’ont pas vocation à rester cantonnés à l’Université Paris-Saclay : le code utilisé est déjà ouvert12, toutes les réutilisations, que ce soient des évolutions ou des enrichissements de l’existant, sont bienvenues. Mais l’outil n’est qu’un prétexte à ouvrir la discussion avec un objectif : accompagner toutes les communautés dans la valorisation de leurs pratiques de science ouverte.