La KBR lance un plan d’action 2019-2021 tourné résolument vers l’avenir.

Devenue récemment KBR1, la Bibliothèque royale de Belgique est une bibliothèque nationale et de recherche qui conserve les publications belges et dispose d’une vaste collection de plus de huit millions de références. Tournée résolument vers l’avenir et vers les nouveaux besoins des usagers, la KBR a rédigé son plan d’actions pour 2019-2021. L’un des 5 objectifs de ce plan stratégique vise à accroître l’exposition des données sur le web pour en faciliter la réutilisation. L’enjeu est d’offrir aux lecteurs des données accessibles et de bonne qualité. Pour augmenter la qualité de ses données, la KBR travaille sur plusieurs axes : la révision des procédures internes de travail ; la mise en œuvre d’une nouvelle structure chargée du développement des collections contemporaines ; la conception de deux outils intégrés dans le nouveau système de gestion de bibliothèque (SGB), l’un pour le dépôt des ouvrages soumis au dépôt légal, l’autre pour l’identification et le catalogage des documents entrant à la KBR.

Un nouveau système de gestion de bibliothèque nommé Syracuse

Pendant de nombreuses années, la KBR a été limitée dans ses développements et souhaits d’ouverture des données en raison de l’obsolescence de son SGB. Par ailleurs, la KBR avait développé son propre format MARC, ce qui rendait les échanges de données entre institutions très complexes. Pour évoluer et rendre les données accessibles et communicables, il était devenu vital pour la KBR de se tourner vers un nouvel outil de gestion de bibliothèque et en parallèle, de passer à un format ouvert et interopérable.

Depuis le mois de septembre dernier, une page est définitivement tournée, puisqu’un nouveau SGB a été installé après de nombreux mois de développement : Syracuse a remplacé Vubis. Après plusieurs mois de rodage et d’apprivoisement, l’outil est aujourd’hui opérationnel. Par ailleurs, la KBR utilise désormais le standard MARC21, ce qui rend possible les échanges de données... et le lancement des travaux en vue de la Transition bibliographique. Bien que ce format ne soit plus entièrement adapté au monde des données en lien avec le web, le passage à MARC21 constitue une étape, transitoire mais indispensable, pour effectuer la délicate migration des données vers le nouveau catalogue.

Vers une nécessaire transition bibliographique

Comme toutes les bibliothèques, la KBR n’échappe pas à la question de la visibilité et de l’accès de ses collections sur le web. Aujourd’hui, pour exister, il faut être vu sur le web. Pour ce faire, il est nécessaire de transformer les catalogues vers une modélisation orientée vers l’œuvre et ses différentes formes, afin d’assurer une identification directe sur le web. Aujourd’hui, l’adoption du code de catalogage RDA permet d’envisager cette bascule des données des catalogues vers le monde du web. La KBR doit donc également se préparer à ce changement. Par ailleurs, de plus en plus de bibliothèques étrangères utilisant RDA, il est également important d’assurer la communication avec ces catalogues.

Pour préparer cette transition, la KBR a décidé de travailler à l’amélioration de la qualité de ses données. L’objectif étant d’offrir aux usagers un accès de qualité aux collections, les données doivent répondre aux standards internationaux. Dans cette optique, il est impératif de travailler sur l’uniformisation des pratiques de catalogage et de disposer d’un référentiel qui définisse le cadre de l’encodage pour chaque champ. Pour ce faire, une charte de catalogage, référentiel de qualité inspiré de l’ISBD, a été rédigée pour l’ensemble du traitement des collections contemporaines. L’objectif est d’étendre l’utilisation de cette charte à tous les catalogueurs de l’institution, quel que soit le type de collection, afin d’en faire un véritable outil de référence. Il s’agit évidemment d’un document vivant et évolutif, répondant aux nouveaux défis de la transition bibliographique. Il constitue un point de départ incontournable pour consolider les bases avant de se lancer dans la transition bibliographique.

La Bibliothèque royale de Belgique

Nouveau module pour le dépôt légal

Jusqu’à il y a peu, les acteurs du dépôt légal (éditeurs, auteurs, auto-éditeurs et autres déposants) déclaraient leurs publications via une procédure papier. Avec la mise en service du nouveau SGB Syracuse, un module dédié au dépôt des publications pour le dépôt légal a été développé2. Tous les déposants peuvent effectuer leur déclaration de dépôt et saisir les données bibliographiques, soit manuellement soit par lot via l’envoi d’un fichier CSV. Il est également prévu que les éditeurs puissent envoyer leurs données au format ONIX utilisé par les maisons d’édition pour échanger leurs données avec leurs différents partenaires. La procédure est considérée comme validée dès que la publication imprimée est arrivée à la KBR ou déposée via le module pour les e-books et autres publications numériques. Par ailleurs, le dépôt des métadonnées des déposants va permettre d’automatiser une partie du travail catalographique.

La KBR souhaite valoriser le dépôt légal en tant qu’outil de développement et de préservation du patrimoine culturel. Un véritable travail de communication est en cours afin de créer des liens durables avec les différents partenaires de la chaîne du livre. Ainsi, pour accroître la visibilité des nouvelles parutions et soutenir les différents acteurs dans la promotion de leurs activités, une vitrine dédiée aux nouveautés de l’édition belge a été conçue : une fois le dépôt effectué, les nouvelles parutions seront visibles sur cet espace. Une fois les publications contrôlées et cataloguées, les métadonnées ne seront accessibles que via le catalogue.

Une agence pour la gestion de données bibliographiques

Pour développer ses collections contemporaines, la KBR dispose de trois voies d’acquisition : le dépôt légal, les achats et les dons. Chacune de ces voies ayant leurs propres procédures, il est impératif que chaque publication qui entre dans les collections de la KBR bénéficie du même traitement catalographique. C’est pour répondre à ce besoin que l’organisation du traitement catalographique des publications a été entièrement revue. Toutes les procédures de travail ont été analysées et modifiées afin d’offrir un traitement uniforme. Cette révision des procédures de travail a engendré un gain de temps conséquent sur le traitement catalographique et une meilleure répartition du personnel entre les deux nouvelles cellules créées au sein de l’agence, l’une pour le catalogage « de base », l’autre pour le contrôle de la qualité des données.

Développer les collaborations avec les acteurs de la chaîne du livre

Dans le cadre de leurs activités, les différents acteurs de la chaîne du livre, qu’ils soient éditeurs, agrégateurs, auteurs, libraires ou distributeurs, produisent des métadonnées. Celles-ci ont une réelle valeur et peuvent être réutilisées par la KBR pour développer l’automatisation de l’encodage des informations bibliographiques. Par ailleurs, certains partenaires, conscients de l’intérêt de disposer de données de qualité pour favoriser leurs activités, sont également intéressés par ces données afin d’améliorer les leurs. C’est le cas de la Boekenbank, association flamande qui gère une plateforme de métadonnées bibliographiques centralisée accessible en ligne et met ce réservoir à la disposition des acteurs de la chaîne du livre en Flandre, ce qui leur permet d’effectuer toute une série d’activités en lien avec leur métier. À terme, une fois contrôlées, les données de la KBR seront renvoyées à la Boekenbank3, qui pourra ainsi offrir un service plus performant à ses usagers grâce à des données améliorées.

À l’heure où il faut repenser la relation avec les publics et rendre les collections plus accessibles, la rationalisation des activités de catalogage et d’encodage permet de consacrer plus de temps au contrôle de la qualité des données et à la relation avec les publics. La KBR souhaite construire une nouvelle architecture de relations avec l’ensemble de ses partenaires et offrir ainsi un nouveau cadre d’échanges au sein duquel chacun trouve une véritable plus-value.

La bibliothèque royale de Belgique

Trouvant son origine dans la bibliothèque personnelle des ducs de Bourgogne et située dans le quartier royal de Bruxelles, la Bibliothèque royale de Belgique (en néerlandais : Koninklijke Bibliotheek van België), surnommée Bibliothèque royale Albert I^er, l’Albertine ou la Royale, est la bibliothèque scientifique nationale de l’État fédéral belge. À ce titre, elle acquiert et gère, notamment par dépôt légal, les publications parues en Belgique et celles des auteurs belges parues à l’étranger.