La veille au sein du consortium Couperin est multiforme. Elle repose sur un dispositif en partie informel d’échanges entre individus.
L’Afnor1 définit ainsi la veille informationnelle : « Activité continue en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc., pour en anticiper les évolutions ». Couperin, l’un des plus grands consortiums d’Europe, par le nombre de ses négociations et de ses membres, n’échappe pas à cette nécessité d’anticipation et d’information. Il organise sa veille informationnelle selon une architecture distribuée basée sur les membres de son Bureau Professionnel (BP), ses groupes de travail (GT) et les réseaux qu’il a su tisser.
Des lieux d’échange et de prise d’information multiples et ciblés
Les groupes de travail Couperin – CeB (Cellule ebook), GTI (Indicateurs), GTAO (Accès Ouvert) – constitués d’experts dans leur domaine, sont autant de lieux d’échange d’informations. Chaque membre, inscrit lui-même dans un réseau, fait bénéficier le groupe de sa veille, et une montée en puissance s’organise. Le GTAO, par exemple, invite un spécialiste du monde de l’IST à chacune de ses réunions et renforce les connaissances de ses membres. Les groupes de travail extérieurs (CoSO, EPRIST, ADBU, etc.) dont font partie les membres du BP de Couperin sont également des lieux d’échange et de prise d’information importants.
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Parmi les autres éléments du dispositif de veille, on peut citer : les journées d’étude et les conférences ; les liens avec d’autres organisations (JISC, EUA, etc.) lors des stages, des réunions, des visites ; les collègues mandatés par Couperin au sein d’instances internationales (SPARC, COUNTER, Afnor, ICOLC, etc.), qui restituent leurs discussions et prises de décisions, alimentant ainsi une veille active. Ces contacts à l’international sont renforcés et facilités par les partenariats officiels de Couperin au sein de projets européens (OpenAIRE, FOSTER) pour lesquels les réseaux de partage d’information sur la Science ouverte sont formellement organisés. Enfin, la veille classique de chacun des membres des instances du consortium enrichit la veille collective : les agrégateurs de contenu, les alertes thématiques, twitter, les réseaux sociaux en général, les flux RSS, les relations interpersonnelles en sont autant d’avatars.
Veille et partage d’information, une importance stratégique pour les négociations
Au sein de Couperin, la journée des négociateurs organisée tous les ans est l’occasion d’échanger sur les négociations passées. Un invité étranger y présente ses bonnes pratiques et y prodigue ses conseils afin de mener au mieux une négociation. Les négociateurs eux-mêmes font une veille sur les ressources qu’ils négocient. De plus, deux rendez-vous annuels internationaux, dans le cadre des « consortiums de consortiums » (ICOLC, SELL), rythment le partage d’informations sur les négociations, l’open access, les bonnes pratiques et les retours d’expérience.
Si ces partages d’informations au niveau des consortiums internationaux sont autant de points d’entrée alimentant la veille de Couperin, notamment pour les négociations avec les grands éditeurs, les relations de confiance qui se tissent au fil des ans avec les partenaires et interlocuteurs étrangers sont aussi à l’origine d’échanges d’informations qui auraient pu, sinon, rester confidentielles. Ces échanges sur les techniques de négociation ou les tarifs pratiqués dans d’autres pays s’avèrent stratégiques lorsqu’il s’agit de négocier à la baisse les tarifs pour la France.
Une mise en commun régulière
Une partie des informations collectées est relayée sur les listes de diffusion de Couperin, ses sites web2, les sites de conférences organisées par le consortium via la plateforme sciencesconf3, et son compte twitter (@Couperin_consor). La plateforme de partage de signets Diigo4 alimente la veille de la CeB et du GTAO. De plus, Couperin participe au projet de veille collective Open Access Tracking Project (OATP) mis en place à Harvard par Peter Suber dans le but de recueillir des informations sur l’accès ouvert aux résultats de la recherche.
Un ensemble de réseaux organisés, une présence dans de nombreuses instances et groupes de travail, une prise d’information ciblée, une mise en commun régulière : ainsi avance la veille de Couperin, et c’est à ce régime que le consortium reste svelte face à l’infobésité. Néanmoins, un dispositif plus structuré et pleinement dédié à la veille permettrait certainement de diffuser plus largement les informations collectées.
