L’ABES, de par son rôle central, son expertise fonctionnelle et technique, est le pilote idéal pour assurer le succès du projet de mise en œuvre d’un système de gestion de bibliothèque mutualisé (SGBM).Dans un contexte budgétaire et humain contraint, ce projet de mutualisation prend tout son sens et a immédiatement suscité l’intérêt du groupe EPRIST(établissements publics de recherche – information scientifique et technique), lieu d’échange et de discussion entre les responsables de l’information scientifique et technique (IST) des organismes de recherche sur divers sujets tels les archives ouvertes, les négociations avec les éditeurs, les outils, le droit d’auteur. Ces organismes de recherche ne pouvant participer directement au comité technique du projet, un groupe de travail composé du CEA, du CIRAD, de l’INIST-CNRS, de l’Institut Pasteur et de l’IRSTEA a été créé afin de formaliser leurs besoins quant à ce type d’outil. Ce groupe suit les travaux du comité technique et fait part de ses remarques directement à Jean Bernon, responsable du projet à l’ABES. En parallèle, le groupe EPRIST participe au comité de pilotage.
Diminuer les coûts et améliorer les services proposés…
Dans ce contexte, plusieurs réunions de travail ont eu lieu et une enquête rapide a été menée auprès des services IST des établissements de recherche. Celle-ci a eu pour objectif de connaître les fonctionnalités et les coûts de leur SIGB, de leur système de recherche et de leur base de connaissance. L’analyse des réponses nous a conduits aux mêmes conclusions que celles du comité technique :
- une majorité des fonctionnalités utilisées est commune aux besoins des universités et à ceux des organismes, démontrant ainsi qu’une unification partielle est possible ;
- les coûts sont disparates (les coûts de maintenance et de licences du SIGB varient de 5 000 à 45 000 euros par an).
La centralisation du SGBM est évidemment un levier pour diminuer les coûts des infrastructures IST des organismes, mais aussi pour améliorer la qualité des services proposés. En effet, nous constatons de manière générale que les outils utilisés en bibliothèque deviennent de plus en plus obsolètes (ergonomie, fonctionnalités, technologies).Même si certains membres du groupe EPRIST ont déjà commencé un travail de rénovation de leur offre, d’autres voient dans le SGBM une opportunité pour apporter des services innovants et attendus par leurs lecteurs. On peut citer entre autres : un moteur de recherche (DiscoveryTool), un accès unique et simplifié à des ressources nationales (ISTEX, par exemple) et locales, plus nombreuses qu’auparavant. Il en va de même pour les gestionnaires qui attendent de longue date, pour certains, une gestion des ressources adaptée au contexte électronique actuel (ebooks), ainsi que des statistiques dignes de ce nom.
… tout en maintenant une maîtrise locale
Néanmoins, malgré les nombreux points communs entre organismes, les membres du groupe de travail souhaitent conserver une certaine maîtrise « locale », concernant les types de contenus catalogués, la gestion des mots clés, la visibilité et l’accès aux ressources locales. Ils souhaitent également que les services proposés soient a minima iso-fonctionnels. Par exemple, certains souhaitent conserver les fonctionnalités de leur système de gestion et de suivi des demandes de leurs utilisateurs en fourniture de documents (FDD). Cette dernière est complémentaire aux travaux de BSN 8 qui propose un service de FDD national. L’approche modulaire et les trois niveaux de services préconisés par les responsables du SGBM sont les ingrédients pour satisfaire à la fois les besoins locaux et nationaux (communs). Grâce à cette modularité, chaque organisme pourra s’intégrer à son rythme et « sélectionner » les fonctionnalités qu’il juge indispensables (moteur de découverte, FDD, contenu catalogué, authentification).
En 2013, le groupe de travail EPRIST continuera de suivre l’évolution du projet SGBM et lira attentivement l’étude d’impact et le cahier des charges. Ensuite, en fonction des fonctionnalités retenues, du coût du « ticket d’entrée », mais également de la facilité à migrer les données (coût, assistance), certains organismes, comme le CEA, participeront certainement à la phase pilote du SGBM.
Pour conclure, le projet de SGBM est actuellement prometteur et offre la meilleure opportunité pour remplacer une partie des outils de bibliothèque qui sont souvent devenus, au fil du temps, obsolètes et coûteux par rapport aux services innovants attendus par les lecteurs et les gestionnaires.
