L’Abes a réalisé un état de l’art, quantitatif et qualitatif, des 36 plans de conservation partagée des périodiques (PCPP) actuellement recensés.
En matière de gestion des collections, les plans de conservation partagée qui, pour l’heure, concernent exclusivement les périodiques, ont constitué pour les bibliothèques impliquées un changement de paradigme notable. Il s’agissait en effet de dépasser les pratiques, habituelles, de coopération en matière d’acquisition pour mutualiser la gestion des collections, mais aussi leur élimination.
Aussi bien pour ce qui est de la qualité de la description bibliographique des collections impliquées que pour la gestion la plus fine possible des entités matérielles, l’Abes, ses données et ses services, offrent des outils indispensables à la bonne gestion des PCPP par leurs gestionnaires et par les établissements participants.
Un document synthétique et statistique
Disposant d’outils d’exploitation statistique des données nationales en la matière, l’Abes a réalisé, pour la première fois, une étude chiffrée sur les PCPP1 . Ce document synthétique et statistique a pour ambition de proposer un ensemble de données compilées (indicateurs) aux gestionnaires de PCPP, mais aussi à l’ensemble des professionnels, qu’ils soient ou non impliqués dans de tels projets. De ce fait, l’ensemble des notions indispensables à la bonne compréhension des données présentées et commentées sont explicitées, et la lecture de cet état de l’art ne suppose, en matière de PCPP, aucune connaissance préalable.
L’étude recense 36 PCPP, parmi lesquels on distingue 16 PCPP thématiques, dont une large part est pilotée par le CTLes, avec lequel l’Abes entretient d’étroites relations dans ce domaine. Les 20 PCPP régionaux sont, quant à eux, pilotés exclusivement par des établissements déployés dans le réseau Sudoc. Dans les deux cas, mais surtout pour les PCPP régionaux, les participants sont ou non membres du réseau Sudoc. La plupart des « non membres » sont, par contre, membres du réseau Sudoc-PS, tant l’utilisation des données proposées par l’Abes semble indispensable à la participation effective et raisonnée à un PCPP.
L’étude se concentre sur l’analyse de la qualité des données bibliographiques et des données d’exemplaires, en soulignant, pour ce qui est des données bibliographique, l’importance de disposer de notices en provenance du Registre de l’ISSN géré par le CIEPS, si possible enrichies du travail catalographique spécifique aux réseaux Sudoc et Sudoc-PS. Pour aller au-delà de la simple gestion de stocks, et proposer la gestion de véritables corpus intellectuels de documents sur un même sujet, la présence d’indexation matière, l’ajout de la collectivité auteur, le signalement de versions en ligne des périodiques conservés, sont des « plus » indéniables à l’amélioration du signalement, notamment quand ces enrichissements comportent des liens vers d’autres notices.
Un outil d’évaluation, pas de comparaison
En ce qui concerne les données d’exemplaires, il est indispensable que les collections physiques effectivement conservées soient décrites avec la plus grande précision possible : états de collection et lacunes (le cas échéant) détaillées. L’outil Périscope proposé par l’Abes permet ensuite de visualiser manques et redondances, pour une gestion véritablement partagée des exemplaires, non seulement à l’échelon d’un PCPP donné, mais aussi de l’ensemble des PCPP et plus généralement de l’ensemble des collections décrites – la présence de titres rares ou d’unica, c’est-à-dire de ressources possédées par un seul établissement, étant un élément d’information primordial.
L’étude n’a aucunement pour vocation de proposer un comparatif entre les différents PCPP, une telle démarche n’ayant pas de sens s’agissant de projets intellectuels quantitativement et qualitativement hétérogènes (de 6 à 36 établissements participants, de 50 à plus de 10 000 titres conservés) et ayant chacun leurs objectifs et leur raison d’être spécifiques. Il s’agit de proposer, à un instant t, une vision globale de l’ensemble des plans, chaque gestionnaire de plan qui le souhaite pouvant par ailleurs être destinataire de données détaillées pour ce qui concerne « son » PCPP.
Surtout, ce travail est destiné à s’inscrire dans le temps. Les collectes statistiques ont été automatisées, de façon à en permettre le renouvellement à une périodicité à déterminer en fonction de l’intérêt des utilisateurs, qui permettra de suivre le développement de ces projets documentaires originaux, puisque, en l’espèce, « conservation » et « évolution » ne sont pas antinomiques.
