L’évolution de la fonction de Coordinateur Sudoc : une opportunité pour la construction d’une politique globale des métadonnées

DOI : 10.35562/arabesques.1792

p. 18-19

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La fonction de Coordinateur Sudoc évolue pour prendre en compte l’évolution des métiers et des relations entre les établissements et l’Abes.

Depuis plusieurs années, les activités de signalement bibliographique évoluent dans les établissements. Les personnels des structures documentaires, mobilisés par le développement de fonctions centrées sur les besoins des utilisateurs (formations aux usagers, communication et action culturelle, services d’appui à la recherche, etc.), consacrent désormais moins de temps à l’activité de catalogage des documents.

Accompagner l’évolution des services des bibliothèques

Pour autant, la réflexion sur la gestion des métadonnées reste centrale et exige d’être menée de façon globale, au-delà des frontières des équipes de catalogueurs. En effet, d’autres acteurs sont partie prenante de cette mission : les gestionnaires de ressources électroniques, les administrateurs des SIGB, des portails ou des plateformes d’archives institutionnelles, les services à la recherche.

Définie au début des années 2000 pour permettre aux établissements de coordonner les étapes successives de leur déploiement dans le réseau Sudoc, la fonction de Coordinateur n’avait pas évolué. Après avoir été chef d’un projet passé en production, il assurait les très nombreuses tâches, indispensables pour proposer aux usagers un catalogue fiable et de qualité, mais relevant du fonctionnement courant. De ce fait, il n’était pas forcément perçu comme un interlocuteur naturel et légitime dans les réflexions ou les projets liés à la refonte d’une « politique de la donnée » …

Les témoignages recueillis – auprès des acteurs de terrain lors de la première étape de l’Abes Tour organisée par la commission ADBU-SSI, mais aussi lors des formations ou des évènements professionnels – faisaient état de ce manque de reconnaissance. Avec une fiche de fonction très « Sudoco-centrée », le Coordinateur se sentait parfois isolé, ayant du mal à valoriser son expertise et ses compétences auprès d’autres équipes qui manipulent également des métadonnées, mais dans d’autres environnements que le Sudoc. La séparation entre les missions relevant de la gestion du catalogue et celles relevant des acquisitions de ressources électroniques en est l’illustration la plus courante.

C’est pour ces raisons que, dès septembre 2018, la direction de l’Abes, désireuse de valoriser l’image et la position des Coordinateurs Sudoc et encouragée par les préconisations de la commission ADBU-SSI, a lancé le projet d’évolution de la fonction.

 

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Vers un rôle de référent métadonnées

Pour replacer le Coordinateur Sudoc au cœur d’une politique des métadonnées, trois scénarios ont été élaborés et proposés aux établissements du réseau (directeurs et coordinateurs) et à nos partenaires de la Commission SSI-ADBU, via une enquête en ligne, puis lors d’une journée d’étude, et enfin lors d’une session parallèle des Journées Abes 2019. L’un de ces scénarios proposait simplement de doter le Coordinateur Sudoc d’un adjoint, pour lui permettre de consacrer davantage de temps à la prospective et à la communication. N’apportant guère de nouveautés, ce scénario fut rapidement écarté. Les deux autres furent estimés intéressants et novateurs, sans pour autant faire l’unanimité :

  • le premier proposait l’instauration d’une nouvelle fonction, plus stratégique, dont la mission serait de coordonner la participation de l’établissement à tous les réseaux, et d’élargir la diffusion des informations aux services de la bibliothèque sans contacts avec l’Abes
  • le second proposait d’ajouter, à la fonction de Coordinateur Sudoc, de nouvelles missions liées à l’expertise, l’administration et la valorisation des données bibliographiques. Le profil obtenu était séduisant, mais sans doute irréaliste tant les missions s’accumulaient au sein d’une même fonction.

Trois axes d’évolution

La meilleure solution se trouvait dans un compromis, décliné en 3 axes :

  • La création d’une nouvelle fonction, le « Chargé de relations avec l’Abes » : cette fonction ne se substitue pas à celle de Coordinateur Sudoc, ni à aucune autre fonction de correspondant Abes. À finalité plus stratégique, elle est basée sur la coordination des actions transversales aux différents réseaux auxquels participe l’établissement, et sur le partage d’informations avec l’équipe de direction. Elle doit permettre de rester informé des dossiers en cours avec l’Agence, sans pour autant intervenir dans les volets technique et fonctionnel.
  • La répartition de certaines des missions actuelles du Coordinateur, entre, d’une part, la fonction « Chargé de relations avec l’Abes » (ex : suivi des conventions et de la facturation) et, d’autre part, la fonction de Correspondant Catalogage (ex. : expertise et formations).
  • L’ajout d’une coloration « données » dans les fonctions du Coordinateur Sudoc, par ailleurs allégée de certaines missions « historiques ». Dans cette nouvelle fiche de fonction, le Coordinateur Sudoc conserve la coordination technique et fonctionnelle du workflow des données Sudoc, mais avec la possibilité de la poursuivre au-delà du SIGB local. Ainsi dans les établissements où les métadonnées bibliographiques peuvent alimenter bases de connaissance, outils de découvertes, plateformes d’archives institutionnelles, son expertise et ses compétences pourront être utilisées.

À son rôle bien établi de référent sur le format Unimarc des données de signalement, il est proposé d’ajouter sa collaboration avec les équipes travaillant sur d’autres formats de données (TEF pour les thèses électroniques françaises, EAD pour les archives et manuscrits). Il ne s’agit pas pour le Coordinateur de devenir expert ès formats, mais de faciliter les échanges avec des collègues référents afin d’être potentiellement associé à une équipe plus large, dans laquelle chacun partage son expertise.

À son rôle de responsable de la qualité des données produites, il est proposé d’ajouter l’aspect « valorisation ». Il s’agirait par exemple, suite à un chantier de reprise des notices d’autorité des enseignants et chercheurs, de communiquer largement auprès d’eux au sujet de la qualité de leurs identités numériques ; à l’issue d’une ré-informatisation, de détailler dans le rapport final les étapes d’analyse et de corrections des données qu’il a fallu mener ; dans un rapport d’activité au sujet des services aux publics, de valoriser les chantiers Qualité réalisés sur les notices du catalogue, l’accès aux données du catalogue restant une finalité au cœur des missions.

Pour résumer, on pourrait dire que le Coordinateur Sudoc devrait, à chaque fois que c’est possible et pertinent dans son établissement, aller à la rencontre des acteurs collaborant, comme lui, au système d’information ; partager sa connaissance des workflows de données et sa maîtrise des formats ; transmettre les compétences acquises en termes d’organisation de chantiers qualités ; valoriser son expérience en termes d’administration et de correction de données.

Montée en compétences du coordinateur sudoc

Si la perception de l’enjeu de cette évolution est globalement satisfaisante, les attentes différent selon les établissements comme en témoignent les 87 réponses recueillies via l’enquête en ligne à ce sujet ou les retours des 114 participants à la Journée d’étude organisée sur cette question. Ainsi, les plus « petites » bibliothèques Sudoc n’offrant pas d’autres services autour des métadonnées – et pour lesquelles un seul agent cumule parfois toutes les fonctions – ne se sont pas – ou peu – exprimées se sentant a priori moins concernées par cette problématique. En revanche, les établissements documentaires multi-sites, dans lesquels les fonctions autour du Sudoc sont partagées, ont manifesté un grand intérêt pour ce projet d’évolution. Les attentes sont donc fortes, mais, à l’image de la diversité du réseau, très diversifiées. C’est légitime, puisque l’évolution de la fonction de Coordinateur est fortement liée à l’organigramme fonctionnel de la structure, et que chaque directeur d’établissement reste entièrement libre de l’appliquer ou non. Dans l’hypothèse où elle serait mise en œuvre dans un établissement, cette évolution ne pourrait être que progressive, car elle demande l’acquisition de nouvelles compétences. Pour assurer ses nouvelles fonctions, il s’agit pour le Coordinateur Sudoc de mieux connaître l’environnement technique et fonctionnel de son établissement documentaire, parfois même de l’organisme dont il dépend : quels autres services sont proposés ? Lesquels, parmi ceux-ci, utilisent des métadonnées ? Y a-t-il, par exemple, un service d’appui à la recherche qui pourrait profiter d’une expertise sur les métadonnées bibliographiques et d’autorité ? Il s’agit de mieux connaître les workflows de données, et peut-être de pratiquer pour cela une veille technique. Il est utile de s’intéresser aux circuits d’acquisition, de signalement et d’accès à la documentation électronique, et de se familiariser avec des outils, tels que les résolveurs de liens, les bases de connaissance ou les index centraux, qui ne font pas toujours partie de l’environnement de travail traditionnel. Il convient enfin de se doter de méthodes et d’outils de communication adaptés, afin de faire valoir la dimension stratégique du « management des données » : ajouter, au « savoir-faire », le « faire-savoir ».

Pour accompagner les Coordinateurs Sudoc dans l’acquisition de ces nouvelles compétences, l’Abes se charge maintenant de faire évoluer les contenus des formations – initiale et continue – à leur disposition. Gageons que le dispositif de Formation à Distance, et notamment les rendez-vous réguliers des J’e-Cours, permettra au plus grand nombre d’en bénéficier.

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References

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Laurent Piquemal, « L’évolution de la fonction de Coordinateur Sudoc : une opportunité pour la construction d’une politique globale des métadonnées », Arabesques [Online], 97 | 2020, Online since 02 avril 2020, connection on 20 septembre 2020. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=1792

Author

Laurent Piquemal

Service Accompagnement des Réseaux – Abes

piquemal@abes.fr

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