Trois applications et une base d’autorités
Si le contrôle d’autorité est bon pour le Sudoc, il ne peut pas être mauvais pour les autres. Vers 2005, ce raisonnement de bon sens a conduit l’ABES à mettre la question des autorités au cœur de la conception de ses nouvelles applications, Star et Calames.
Seconde évidence : il ne fallait pas créer une nouvelle base d’autorités pour chaque nouvelle application. Les autorités de Star et les autorités de Calames devaient être les autorités Sudoc. L’idée même de contrôle d’autorité imposait cette conclusion.
Si la fonction du contrôle d’autorité est de fixer la forme linguistique par laquelle on désigne un auteur, un établissement de soutenance, un lieu ou un sujet, alors il est préférable de ne pas multiplier les référentiels responsables de fixer cette bonne parole, pour des raisons de gestion des risques et de coût de maintenance évidentes.
Mais l’utilité du contrôle d’autorité ne tient pas seulement à cette gestion des synonymes – pour le dire vite. En effet, l’idée qu’il faudrait fixer LA bonne forme linguistique de tel nom de personne ou de tel concept est de plus en plus difficile à soutenir, face à la diversité des contextes culturels ou documentaires. L’essence d’une notice d’autorité est moins dans sa forme retenue que dans son identifiant. Tant que les données bibliographiques du Sudoc, de Star et de Calames contiennent la référence au ppn de la notice d’autorité Sudoc, c’est‑à-dire à son identifiant unique et stable, peu importe qu’elles affichent la même forme linguistique ou non. C’est cet identifiant qui assure la fonction essentielle du contrôle d’autorité : la collocation, c’est‑à-dire le fait qu’on puisse regrouper toutes les productions d’une personne, qu’il soit auteur dans le Sudoc, directeur de thèse dans Star ou producteur de fonds d’archives dans Calames.
Interagir avec la base des autorités du Sudoc
Comment soumettre les données de Star et Calames au contrôle d’autorité Sudoc ? Le principe directeur est simple : imiter le Sudoc. Dans le Sudoc, la zone 700 d’une notice bibliographique (Nom de personne - Mention de responsabilité principale) ne contient pas le nom de la personne correspondante ; elle ne contient que les 9 caractères de l’identifiant de la notice d’autorité Sudoc de cette personne. Si, à l’affichage, la notice présente le nom de la personne en toutes lettres, c’est que le logiciel du Sudoc utilise l’identifiant en question, appelle la notice d’autorité correspondante et en extrait la forme retenue pour l’afficher. Idéalement, le même fonctionnement devrait présider, que la notice bibliographique et la notice d’autorité soient stockées dans la même base (c’est le cas du Sudoc) ou pas (comme pour Star et Calames). Ainsi, notices TEF de la base Star et les fichiers EAD de la base Calames sont en XML, rien ne s’oppose à ce qu’elles pointent vers une notice UNIMARC du Sudoc.
Extrait d’une notice TEF1
Extrait d’une instance EAD2
Mais, au-delà des données, d’un point de vue fonctionnel et technique, comment Star et Calames interagissent-elles avec les autorités Sudoc ?
Là encore, le principe est d’imiter le fonctionnement interne au Sudoc. Quand le catalogueur de thèses électroniques ou de manuscrits veut lier un élément d’information à une autorité Sudoc, il faut absolument lui éviter d’avoir à quitter Star ou Calames pour WinIBW3. Il doit pouvoir effectuer cette tâche au sein même de son application.
De fait, le processus standard est le suivant :
- le catalogueur saisit, par exemple, le nom d’une personne ;
- il clique sur un bouton qui lance une recherche sur la base des autorités Sudoc (via le protocole SRU) ;
- le serveur SRU renvoie une liste d’autorités en XML/UNIMARC ;
- d’un clic, le catalogueur sélectionne la bonne notice parmi les résultats proposés ;
- Star (ou Calames) rapatrie dans la notice TEF (ou EAD) les informations utiles, à savoir l’identifiant de la notice d’autorité et la forme retenue. Un tel fonctionnement est aujourd’hui opérationnel dans Star et Calames, même si nous souhaitons le perfectionner : affiner les index interrogés, réduire les temps de réponse et améliorer l’ergonomie. Mais il manque encore un volet essentiel, à savoir la création et la mise à jour des autorités.
En effet, que se passe-t-il quand la notice d’autorité n’existe pas dans le Sudoc ? Aujourd’hui, le catalogueur est obligé d’utiliser WinIBW pour la créer dans le Sudoc. La nouvelle notice est alors instantanément accessible depuis Star et Calames, via SRU. Ce n’est pas un mode de fonctionnement optimal. Nous travaillons à une nouvelle solution qui permettra de créer, mettre à jour et supprimer des autorités Sudoc sans WinIBW. Elle prendra la forme d’un formulaire web qui enregistrera les données directement dans la base Sudoc, sans quitter Star ni Calames.
Le dernier étage du dispositif concerne l’exploitation des autorités au sein de l’interface de recherche et de consultation. Côté Star, la question ne se pose pas encore car il s’agit d’une application de gestion, mais le futur portail des thèses devra s’attaquer à cette question : comment exploiter les autorités Sudoc pour améliorer la recherche des thèses ? Côté Calames, on est à mi‑chemin : la recherche et le feuilletage des index utilisent les formes retenues des autorités, mais pas encore les formes rejetées. Par ailleurs, les points d’accès issus des rétroconversions (CGM) ne sont pas encore liés aux autorités Sudoc. Des modifications en masse tenteront d’effectuer ce lien de manière automatisée.
Les autorités du Sudoc au service d’applications extérieures à l’ABES
Si le contrôle d’autorité est bon pour les trois applications principales de l’ABES, il ne peut pas être mauvais pour d’autres bases bibliographiques ou documentaires. L’ABES a proposé à certains de ses partenaires d’utiliser les autorités Sudoc pour leurs propres applications. Une collaboration s’est engagée avec l’équipe d’ORI‑OAI4, logiciel Open Source qui veut répondre à tous les besoins documentaires des institutions universitaires. Dans les établissements d’enseignement supérieur, les archives institutionnelles ou les répertoires de ressources pédagogiques ont autant besoin des autorités que Star ou Calames5. Elles en ont besoin pour normaliser les noms des personnes, collectivités, lieux, sujets... qui peuplent leurs bases. On retrouve ici la première fonction des autorités. Mais l’effet de collocation est également très prometteur. Il deviendra aisé de regrouper toute l’activité documentaire d’un chercheur : ouvrages du Sudoc, thèses de Star (en tant qu’auteur, directeur, rapporteur, jury...), archives de Calames, articles déposés sur l’archive institutionnelle, cours dispensés... De plus, le rebond d’une application vers une autre sera grandement facilité. Ainsi, en consultant une fiche du futur portail des thèses, on pourrait connaître les publications (Sudoc) du directeur de la thèse correspondante. Cette exploitation des autorités Sudoc au‑delà du Sudoc et des applications ABES est riche de promesses pour chaque application qui en tirera profit, mais également pour l’ensemble de la communauté universitaire : l’enjeu est bien de constituer un vaste réseau des ressources documentaires de cette communauté, en passant outre les frontières respectives de chaque base. Cependant, en chemin, certaines questions devront trouver une réponse.
Les applications partenaires seront-elles assez souples pour intégrer les web services de l’ABES, qui permettront la lecture et l’écriture dans la base des autorités Sudoc ?
Quelle organisation installer et quelles compétences soutenir afin de garantir la qualité et la cohérence de la base des autorités ? La gestion des autorités demande toujours une expertise bibliothéconomique, même quand on s’affranchit du périmètre Sudoc.
Les données déjà saisies dans ces applications pourront-elles être liées a posteriori aux autorités Sudoc ?
Quelles technologies et quels formats sont les plus efficaces pour transformer les autorités Sudoc en service ouvert à d’autres applications web ?
Aujourd’hui, le recours au protocole SRU, au langage UNIMARC et à la syntaxe XML semble le bon mix car il permet une implémentation aisée. Mais les technologies du web sémantique offriront peut-être, demain, des possibilités plus riches et des services plus puissants. C’est un des axes de travail de l’ABES.
