Dès la fin de la rétroconversion du catalogue général des manuscrits (CGM), début 2008, une dizaine d'établissements seront en mesure d'enrichir et de compléter leurs notices, grâce à l'outil de catalogage en EAD de Calames. Il s'agit d'un premier cercle de déploiement, qui comprend les bibliothèques qui ont accompagné le projet CGM, que rejoignent la bibliothèque littéraire Jacques-Doucet et la bibliothèque de documentation internationale contemporaine (BDIC).

En deux mots : « un XMetal enrichi dans mon navigateur »

Pour utiliser l'outil de catalogage de Calames, il suffira de se rendre à une URL donnée. En effet, il s'agit d'un outil en ligne : le catalogueur peut ainsi l'utiliser à partir de n'importe quel poste connecté au web. Son institution n'aura pas à payer deux licences pour travailler sur deux postes différents.

L'outil lui-même est construit autour d'XMetal, l'éditeur XML privilégié par de nombreux praticiens de l'EAD à travers le monde. L'ABES a développé autour de ce cœur des fonctionnalités supplémentaires, afin de répondre aux besoins spécifiques de notre contexte et de faciliter le travail de catalogage.

Cataloguer dans Calames, est-ce cataloguer en XML ?

XMetal est un éditeur XML, mais cela ne signifie pas que les catalogueurs de manuscrits travailleront en XML. Les membres du groupe de travail qui ont collaboré avec l'ABES ont préféré une interface graphique qui masque la syntaxe XML, mais pas la structure EAD (voir copie d’écran ci-contre).

Il s'agit d'un bon compromis entre l'EAD nu et des formulaires de saisie qui masquent la structure des données et limitent les possibilités.

La formation à EAD sera un prérequis pour rejoindre le réseau Calames.

Pourquoi cataloguer les manuscrits dans un outil commun ?

Il peut sembler étrange d'effectuer un catalogage partagé de documents par définition uniques : le partage et la réutilisation des notices n'ont pas de sens dans le cas des manuscrits. C'est plutôt d'un catalogage parallèle ou cohérent qu'il s'agit, en vue d'un catalogue collectif. Cette ambition suppose des règles de catalogage communes, un environnement de travail commun et l'entraide dans un réseau vivant. Le rôle de l'ABES est de fournir cet environnement de travail et d'animer ce réseau.

L'outil mis à la disposition par l'ABES est un outil sur mesure. Tout en s'appuyant sur une solution commerciale éprouvée et sur des standards, il a été conçu pour s'adapter à la nature des données issues de la rétroconversion du CGM et pour répondre aux besoins des bibliothèques de l'enseignement supérieur : en particulier, l'intégration dans Calames du contrôle d'autorité Sudoc (voir l'encart). L'ABES offrira aussi des outils de contrôle qualité appuyés sur des standards et réutilisables par n'importe quel outil XML – en l'occurrence des règles Schematron.

Bien qu'il s'agisse d'un outil collectif, le catalogueur aura son propre espace de travail et gardera la maîtrise de ce qu'il fait. Ainsi, c'est lui qui décidera du nombre de fichiers qu'il veut gérer, de la manière de les lier entre eux... Il pourra travailler sur un simple composant ou sur une hiérarchie plus profonde. C'est encore lui qui, d'un clic, décidera de « publier » son inventaire, c’est-à-dire de le rendre visible et interrogeable sur le web. À moins qu'il ne préfère travailler dans la base de formation et tester la publication « à blanc ».

Le fait de disposer d'un outil intégré et en ligne lui permet de se concentrer sur sa démarche intellectuelle, sans se demander sur quel ordinateur travailler ou quels fichiers manipuler.

Quelles règles de catalogage ?

Les règles de catalogage communes émergeront à la fois des pratiques de ce réseau et de la concertation avec d'autres partenaires – BNF, bibliothèques municipales, expériences internationales... Dans ce mode de fonctionnement collectif, le rôle de l'ABES est de relayer les discussions, de proposer des solutions, de formaliser le consensus et de proposer les outils qui facilitent la collaboration. L'ABES ne veut ni ne doit être perçue comme l'autorité supérieure qui édicte la loi.

Les données sont-elles enfermées dans Calames ?

Toujours au sein de son espace de travail, le catalogueur pourra, en activant un bouton, exporter ses données soit en EAD, soit en UNIMARC ou encore sous d'autres formes (HTML, PDF). Les établissements du réseau pourront dès lors exploiter les données de Calames avec leurs propres outils.

Elles pourront également être exploitées à travers des web services (SRU) ou à travers la personnalisation de l'interface par les établissements.

Comment et quand rejoindre le réseau de catalogage Calames ?

Tout établissement relevant du périmètre de l'enseignement supérieur possédant des manuscrits ou des archives a vocation à travailler dans Calames. C'est le cas également des sociétés savantes françaises qui se seront associées, sous une forme ou une autre, à une bibliothèque du supérieur.

Le premier semestre 2008 sera consacré à une période de rodage de la part des bibliothèques du premier cercle.

Cette expérience permettra d'accueillir dans le réseau d'autres bibliothèques, qui devront avoir candidaté en mars 2008.

La connaissance du format EAD est un préalable : l'ABES n'assure pas les formations au format, mais bien les formations à l'outil.