« Environnement - Géo-ingénierie - Développement »

Aquarelle de Mimi Lamaison

Le centre de documentation de l’institut « Environnement - Géo-ingénierie - Développement » (EGID) de Bordeaux-III (Université Michel-de-Montaigne) possède une double caractéristique, géographique et disciplinaire.

En effet, l’institut EGID de Bordeaux-III est installé, depuis 1999, dans l’ancien bâtiment du Bureau de recherches géologiques et minières (BRGM) rénové et agrandi, sur le campus de Bordeaux-I (Université de sciences et technologies), d’où un éloignement géographique de Bordeaux-III.

L’EGID accueille plus de 100 étudiants par an qui suivent leurs études en L3 (Licence~IUP), M1 (Master~IUP), IUP3, DESS G2R (Géoressources et risques), DESS Image et DESS Ingénierie de l’eau - Mesures et méthodes, ainsi qu’une dizaine de doctorants.

Les thèmes représentés dans le fonds documentaire sont le reflet de l’enseignement et de la recherche à l’institut : environnement, eau, géoressources, risques naturels, géoimagerie, écologie, modélisation, génie civil. Par conséquent le centre de documentation – CDD – est à consonance « sciences dures » au sein de l’université des lettres et sciences humaines, Bordeaux-III, qui s’est donné le nom de Michel de Montaigne. Cette spécificité induit des difficultés de gestion évidentes pour le service commun de la documentation de l’université Bordeaux-III lorsque l’on aborde des sujets comme la politique documentaire ou, plus récemment, la mise en commun des besoins en vue du choix de revues électroniques dans le cadre du consortium Couperin.

Une associée qui souhaite s’intégrer

Le centre de documentation de l’EGID est une petite bibliothèque associée au SCD de l’université Bordeaux-III, qui souhaite devenir intégrée. Elle dispose de 32 places assises pour une superficie de 230 m² englobant la salle de lecture plus les deux réserves ; elle offre 24 heures d’ouverture hebdomadaire. Dotée d’un budget de 6 000 € pour 2004‑2005, financée entièrement par l’institut EGID, elle consacre 1 700 € aux abonnements de périodiques et 2 500 € aux achats d’ouvrages et de cartes, le reste étant affecté au fonctionnement de la bibliothèque. La moitié des étudiants de l’EGID est représentée parmi les 100 lecteurs recensés en 2004-2005 au centre de documentation. Il y a aussi les enseignants-chercheurs de l’EGID automatiquement inscrits et des lecteurs extérieurs, des universités de Bordeaux ou non. La bibliothèque possède un fonds spécialisé dans l’environnement et très diversifié : plus de 2 000 monographies, plus de 700 périodiques (titres morts compris), plus de 3 500 cartes, environ une centaine de vidéos, des photos aériennes, des diagraphies, des cédéroms et une importante littérature grise avec plus de 1 500 thèses, des mémoires d’étudiants, des rapports internes (travaux de l’EGID, du BRGM, etc.), des actes de colloques, ainsi que des publications de chercheurs – des tirés à part essentiellement.

Un « avant » et un « après » Sudoc

L’ancien logiciel documentaire GESSICAT, installé en 1991 à l’EGID, a permis le démarrage de l’informatisation du fonds mais il n’y avait pas de catalogue informatique consultable par les usagers. Un seul PC servait au catalogage et à l’interrogation, il fallait alors se renseigner auprès de la responsable du centre de documentation. De plus, le catalogue représentait très mal le fonds documentaire, car il n’était pas mis à jour. Bien que donnant une bonne représentation de la littérature grise, les périodiques étaient manquants puisque non « catalogables » sur GESSICAT. L’adhésion, en 1993, au Catalogue collectif national des publications en série (CCN-PS) a permis de localiser 243 titres de publications en séries dans le Système universitaire de documentation, le Sudoc ; ceci grâce au CR du Sudoc-PS (Centre régional du Système universitaire de documentation pour les publications en série). Afin de rendre la recherche documentaire plus indépendante aux lecteurs, des catalogues sur papier ont été mis à leur disposition en 1999. En 2004, afin d’amorcer l’interrogation documentaire du fonds à distance pour les lecteurs, la documentaliste a créé quelques pages web sur le site de l’EGID, pour le centre de ressources de documentation, avec accès aux références de littérature grise ; cette littérature n’est pas prioritaire pour le catalogage. Cela permet, concomitamment, de pallier le problème de référencement des mémoires d’étudiants soumis à la confidentialité en utilisant des liens vers l’intranet. Depuis 1998, plusieurs actions ont été menées en vue de cette intégration :

• le rangement des documents par types et non plus par thèmes,
• la mise en place de la cotation avec la classification Dewey,
• le repérage des documents les plus consultés afin d’établir un ordre de priorité dans le catalogage,
• le catalogage papier de chaque document avant la localisation dans le Sudoc.

Le centre de documentation, fin 2004, a intégré le Sudoc ; ainsi le catalogage a effectivement débuté en septembre 2004. Les notices de GESSICAT n’étant pas récupérables pour travailler dans le système Horizon / Sudoc, un gros travail de « recatalogage » est à faire. La priorité a été donnée logiquement aux nouvelles acquisitions ; sinon, le catalogage en 2005 concerne les monographies de la salle de lecture car, dès l’année prochaine, il est prévu de débuter l’informatisation du prêt. N’ayant pas de personnel particulier affecté pour le catalogage et afin de faciliter ce travail, la documentaliste y consacre une journée en fermant le centre de documentation aux usagers.

Si l’on fait le bilan des 300 titres localisés à l’EGID dans le Sudoc, on s’aperçoit que le taux de recouvrement sur le thème de l’environnement est très bon (92 %), que le fonds de l’EGID permet un enrichissement des collections de Bordeaux III, ce qui était prévisible au vu de sa caractéristique « sciences dures ». Précisons que les 8 % de notices créés sont souvent dérivés de notices de la base d’appui RLG (Research Library Group).

Carte de Blaye circa 1777

Photo : service de communication de l’Université Montesquieu Bordeaux-IV

Incontournable Sudoc

Les projets et perspectives sont de continuer à enrichir le catalogue informatique afin d’avoir une meilleure représentation du fonds documentaire pour les monographies, d’éliminer ainsi les demandes de prêt entre bibliothèques mal dirigées et d’assurer l’accès à un maximum de documentation à tout lecteur intéressé. Fin 2005, il s’agira de mettre à jour les états de collection et de créer les titres de publications en série manquants dans le Sudoc afin que ce fonds soit également bien représenté. Dans le même temps nous mettrons en place l’informatisation des prêts, afin de commencer à gagner du temps dans ce domaine.

L’intégration au Sudoc est une démarche incontournable pour le centre de documentation. Elle a permis de nombreuses améliorations :

• engager l’intégration future du CDD au SCD de Bordeaux-III,
• faciliter le travail en commun dans le réseau des bibliothèques de Bordeaux-III, ce qui n’était pas évident a priori au vu des deux caractéristiques du CDD (Cf. ci-dessus),
• être plus actif dans les réseaux de documentation où nous sommes cités comme partenaires et, entre autres, apporter des renseignements statistiques plus précis au SCD,
• posséder un catalogue informatique représentatif du fonds faisant appel aux techniques les plus récentes afin de mieux diffuser les informations documentaires ; une augmentation sensible des lecteurs extérieurs et des demandes de PEB se fait déjà sentir,
• gagner du temps dans le catalogage, dans les recherches documentaires (un catalogue en ligne est disponible pour la consultation) et bientôt sur les emprunts est très appréciable pour une petite bibliothèque gérée par une seule documentaliste.

La difficulté réside dans la quantité d’informations reçues par semaine pour effectuer à bien le travail dans le Sudoc. Ceci reste inévitable lorsque l’on travaille en réseau, mais il est nécessaire de garder une formation permanente des catalogueurs afin de remettre à jour régulièrement leurs connaissances.