Mes contacts avec le projet de « SU (Système universitaire) », puis avec la mise en service du Système universitaire de documentation (Sudoc), remontent à une dizaine d’années environ. Ils sont passés par des facettes très variées. C’est seulement depuis trois ans que j’ai affaire à l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur et au Sudoc en tant que directeur du service commun de la documentation d’une université. Mon point de vue de directeur de SCD est donc marqué par mes expériences précédentes.
J’ai découvert le projet de Sudoc en 1995 à travers l’épais cahier des charges pour la réalisation du système envoyé aux fournisseurs de logiciels. La société pour laquelle je travaillais en tant que chef de projet (pas sur le projet de Sudoc !), avait reçu l’appel d’offres avec un mélange d’inquiétude et de scepticisme. L’enjeu d’un nouveau système national était très important. Mais les difficultés à cerner précisément et à réaliser certaines fonctionnalités plus ou moins spécifiques, surtout dans un contexte de coopération entre de nombreux établissements, pouvaient faire craindre des délais et des difficultés de mise en service analogues à celles du système d’information de la Bibliothèque nationale de France – le SI de la BNF – dans lequel la société avait été impliquée. La réponse à l’appel d’offres resta sans suite, mais cet épisode traduit assez bien l’état d’esprit de certaines personnes extérieures au projet à l’époque.
Des trois réseaux nationaux aux trois progrès du Sudoc
J’ai participé, de 1997 à 2000, au réseau BN-Opale en tant que responsable du service informatique du SCD de l’université Lyon‑III et secrétaire de l’association des utilisateurs. Les établissements participants avaient quelques problèmes, temps de réponse et pannes de service essentiellement. Mais ils considéraient que la qualité bibliographique et un coût modéré constituaient deux atouts importants qu’il convenait de ne pas perdre lors du passage au Sudoc.
L’ABES lança dans ce contexte, en 1998, des groupes d’études de la culture de réseau des trois réseaux nationaux (BN-Opale, OCLC, SIBIL).
L’expérience du groupe d’études sur BN‑Opale, auquel je participais, fut déterminante. Les deux personnes de l’ABES qui animaient le groupe, firent preuve d’une grande qualité d’écoute et de professionnalisme. Le rapport final sur la culture de réseau de BN‑Opale donnait une image très précise des points clefs du changement aussi bien aux établissements qu’à l’ABES. Il me donna la conviction que les promoteurs du projet se donnaient tous les moyens de réussir.
Je devins, de 2000 à 2001, coordinateur pour le Sudoc au SCD Lyon‑III. D’une part je suivis diverses formations et participai activement aux Journées réseau. Ce fut l’occasion de rencontrer de nombreux collègues d’autres établissements dans une ambiance souvent studieuse, mais aussi parfois très conviviale. Le bon niveau de préparation, par l’ABES, des formations et des journées d’études continuait à m’apparaître comme un atout essentiel de la réussite du projet.
D’autre part je travaillai à la mise au point des échanges de données avec notre fournisseur de logiciel local, avec le club des utilisateurs du logiciel et avec l’ABES. Globalement le chargement initial et les chargements réguliers du système local ont immédiatement très bien fonctionné, ce qui est plutôt rare dans ce type de projet.
Les catalogueurs ont été rapidement sensibles à trois progrès :
- meilleurs temps de réponse,
- très rares interruptions de service,
- interface plus conviviale, notamment grâce au guide méthodologique en ligne.
Dans le détail il y a eu bien sûr quelques problèmes de mise au point. Le contrôle des transferts de fichiers reste compliqué et l’automatisation complète des chargements réguliers fut un peu longue à démarrer. Le chargement des autorités complètes constitue théoriquement un plus par rapport à BN‑Opale qui n’envoyait que les renvois « Voir », mais le logiciel local n’est pas capable de traiter tous les aspects et, de toute façon, des notices destinées à orienter les catalogueurs ne sont peut-être pas les plus pertinentes pour orienter le public.
Qualité de réflexion collective
Directeur du SCD depuis début 2002, j’ai abandonné le travail de coordinateur et suis désormais plutôt concerné par les nouveaux projets, les contrats, les coûts ou par des aspects particuliers comme le Sudoc‑PS (Système universitaire de documentation pour les publications en série) ou le prêt entre bibliothèques (PEB).
Les services traditionnels du Sudoc (catalogue des monographies, catalogue des périodiques, prêt entre bibliothèques) fonctionnent plutôt bien et sont précieux au quotidien pour les établissements. Travaillant dans une université de sciences humaines, je suis persuadé, aujourd’hui plus encore qu’il y a quelques années, que le traitement des collections imprimées et leur signalement national restent un des services essentiels que nous rendons à nos usagers et dont ils nous savent gré. Il faut continuer à investir ces domaines et à les moderniser. Le passage à UNICODE est donc un projet majeur. Les réflexions pour faire évoluer le Sudoc‑PS ou le PEB vont dans le même sens. En revanche, la généralisation des remontées de données d’exemplaires ou les réflexions sur les traitements automatiques (corrections, « dédoublonnage » et pourquoi pas indexation) ne sont peut-être pas suffisamment mises en avant, alors que le temps de débat consacré aux questions de coût ou de contrat semble parfois un peu excessif.
En ce qui concerne les projets plus récents, aide à l’acquisition de ressources électroniques, portail, aide à la constitution d’archives ouvertes (thèses), les établissements sont dans une situation en partie analogue à celle qui a précédé le passage au Sudoc. Ils font face à une offre multiple et sont déjà engagés dans des projets connexes. Le rôle exact de l’ABES dans l’ensemble de cette offre se précisera au fur et à mesure. L’essentiel est de maintenir pour ces nouveaux projets la qualité de réflexion collective qui a permis la mise en route du Sudoc.
