« Les bibliothèques et les services d’information doivent, sans tenir compte des frontières et grâce à la diversité des médias, rendre accessibles l’information, les opinions et les créations. Ces ouvertures sur le monde du savoir, de la connaissance, de la pensée et de la culture sont les garants des choix librement effectués, du développement culturel, de la recherche et de la formation continue offerts à la fois aux individus et aux collectivités. » Cf. l’IFLA, Glasgow le 19 août 1982
Les publications en série constituent des documents précieux pour la recherche historique, toujours à l’affût de sources d’informations primaires ou secondaires. Parallèlement à l’explosion naissante du nombre de périodiques sur support électronique, le catalogage rétrospectif des publications anciennes fait émerger des trésors, jusqu’alors ignorés de tous, car dissimulés dans des fichiers imprimés, consultables seulement dans les établissements d’origine, que le Sudoc rend, à présent, accessibles à des chercheurs du monde entier, grâce à Internet. Les centres régionaux du Sudoc-PS travaillent donc, avec tous les acteurs du Sudoc, à faciliter l’accès aux publications en série et à l’information qu’elles contiennent, en décrivant et en localisant les ressources documentaires disponibles dans une ou plusieurs bibliothèques du réseau.
Leur mission est double :
- l’animation, la formation et l’extension du réseau des bibliothèques adhérentes et participantes au Sudoc-PS, ce qui permet de maintenir une bonne couverture documentaire du Sudoc dans tous les domaines du savoir, en assurant notamment le signalement des collections de publications en série ;
- le contrôle bibliographique de l’ensemble des notices créées ou existantes, faisant l’objet d’une demande de numérotation ISSN ou d’une demande de modification sur les zones des notices sous autorité ISSN, en liaison avec l’ABES et le Centre international de l’ISSN, ce qui vise à garantir la qualité et la fiabilité des données.
Parmi les 3 000 bibliothèques ou centres de documentation qui participent au Sudoc-PS, cinquante‑quatre sont rattachés au centre régional 27.
Actualité, qualité, responsabilité… et réseau
Le CR 27, localisé à la bibliothèque Cujas, est responsable du signalement des publications en série, pour le compte de 35 bibliothèques ou centres de documentation n’ayant pas la possibilité de travailler directement dans le Sudoc. Fin octobre 2003, le CR 27 gère et met à jour 14 983 localisations et états de collection, correspondant à 10 406 notices bibliographiques différentes, ainsi que les notices des bibliothèques figurant dans le Répertoire des centres de ressources – RCR. Il est toutefois prévu d’équiper prochainement deux de ces bibliothèques avec le logiciel WinIBW : la bibliothèque de la Documentation française (4 284 localisations) et la bibliothèque administrative de la Ville de Paris (2 672 titres localisés), bibliothèque en cours d’informatisation et de « rétroconversion » de son catalogue.
Le CR 27 assure également le contrôle bibliographique des notices de publications en série créées par les 19 bibliothèques, de type universitaire, déployées dans le Sudoc, dont la bibliothèque Cujas.
- L’animation du réseau : un travail nécessaire pour maintenir et étendre la couverture documentaire du Sudoc-PS et pour garantir la mise à jour et l’actualité des données du Sudoc.
La participation au Sudoc-PS de centres de documentation, ayant des fonds très spécialisés, comme celle de bibliothèques prestigieuses, conservant des collections historiques et de référence, est une condition nécessaire pour atteindre l’exhaustivité concernant le signalement des publications en série.
Cependant, la gestion et l’animation d’un réseau de 35 bibliothèques nécessitent beaucoup de contacts et un plan de travail pluriannuel. C’est un travail de relations publiques qui prend du temps et qui exige une grande disponibilité de la part du responsable de CR.
En effet, pour pouvoir mettre à jour l’ensemble des données (signalement des publications, états de collection et informations sur les bibliothèques et leurs conditions d’accès), il est nécessaire d’entretenir des contacts réguliers avec les établissements rattachés au CR. Depuis le remplacement du CCNPS (Catalogue collectif national des publications en série) par le Sudoc-PS, le CR 27 a ainsi noué ou renoué le contact avec les responsables de plus de la moitié des 35 bibliothèques participantes (représentant 83 % des localisations actuelles), grâce à des actions d’information collectives ou personnalisées, par téléphone ou par courrier – envoi de documentation, diffusion d’Arabesques, visites de sites, etc.– ou de formation – au catalogage des périodiques, par exemple.
La localisation, l’identification et la création des titres absents du Sudoc peut prendre de plusieurs mois à plus d’un an, quand il doit être mené pour plusieurs bibliothèques simultanément. Depuis deux ans, de nombreux catalogues de périodiques ont ainsi été transmis au CR 27 par les établissements participants, pour effectuer le signalement (catalogage ou localisation) ou la mise à jour des états de collection du Sudoc. C’est ainsi que la quasi-totalité des catalogues de périodiques de la bibliothèque du Sénat, (soit plus de 1 000 titres) et de la bibliothèque de l’Assemblée nationale (soit plus de 800 titres), a pu être localisée dans le Sudoc, en 2003.
Ce n’est qu’une fois ce travail de localisation et de mise à jour achevé, que le centre régional peut proposer l’édition annuelle d’une « Liste des titres de publications en série localisées dans le Sudoc », sous forme imprimée ou sur cédérom. Le potentiel existe pour étendre le réseau du Sudoc-PS et, par‑là même, la couverture documentaire du Sudoc ; le recrutement de nouvelles bibliothèques adhérentes est nécessaire pour le maintien d’un réseau aussi riche et diversifié qu’aujourd’hui.
Si le signalement rapide des nouveaux titres et le catalogage rétrospectif des publications en série anciennes sont des étapes indispensables sur le chemin de l’actualité et de l’exhaustivité du Sudoc, le contrôle bibliographique (modifications, enrichissements, mise à jour des notices) est lui le garant de la qualité et de la fiabilité des données. - La qualité des données du Sudoc et le contrôle bibliographique des notices de publications en série : des procédures lourdes mais efficaces.
Grâce au travail en réseau et au catalogage partagé, la qualité des quelques 690 000 notices de publications en série du Sudoc ne cesse de s’améliorer : les erreurs sont progressivement repérées et corrigées, les contenus enrichis (ajouts d’accès, titres, sigles…), de liens bibliographiques (chronologiques ou entre différents supports), de liens aux notices d’autorité, d’une indexation, etc. Le contrôle bibliographique, effectué par les responsables de CR, concerne la totalité des notices faisant l’objet d’une demande de numérotation ISSN ou d’une demande de modification de zones de la notice sous autorité ISSN. Le responsable de CR, qui a accès à la base « ISSN on line » (contenant 1 104 010 notices), vérifie le bien‑fondé de la demande d’ISSN et, après relecture et éventuellement corrections ou enrichissement de la notice, établit un dossier constitué du bordereau de demande d’ISSN, auquel sont joints des justificatifs – photocopies des éléments de la publication ayant servi de base à la description. Les dossiers, classés par pays, sont régulièrement envoyés à l’ABES, par courrier recommandé.
Actuellement, ce sont les notices de collections qui génèrent le plus de demandes d’ISSN. Depuis janvier 2003, plusieurs centaines de demandes ont été transmises au CR 27… ce qui explique les délais de transmission des dossiers. - Concilier enracinement local et responsabilité du CR 27 : un défi au quotidien dans l’intérêt du Sudoc.
Le CR 27 dispose à peine d’un mi-temps de travail – 0,4 équivalent temps plein. Sa responsable consacre l’autre mi‑temps au signalement des collections de la bibliothèque Cujas, au sein du département des périodiques, où deux chantiers relatifs au catalogue des périodiques sont en cours de réalisation : le projet de catalogage rétrospectif des publications en série, pour obtenir dès 2005 un signalement exhaustif de l’ensemble des titres conservés, et le projet d’exemplarisation des collections, volume par volume, dans le système local, pour établir un inventaire informatisé détaillé de l’ensemble des ressources, pouvant être communiquées aux lecteurs.
Cependant, grâce au catalogage partagé, le travail sur le catalogue de la bibliothèque Cujas, qui contient plus de 9 000 titres de publications en série, dont de nombreuses collections patrimoniales dans les domaines du droit et de la science économique, profite à tous les établissements… dont ceux rattachés au CR 27.
De même, les relations étroites entre le CR 27 et le département des périodiques de la bibliothèque Cujas, permet d’obtenir la remontée des informations sur la vie des publications en série (nouvelles parutions, changements de titres, etc.) et donc la mise à jour rapide des données du Sudoc.
La salle de lecture de la bibliothèque administrative de la Ville de Paris servant de salle à manger pour le bal de la presse du 11 avril 1885. Au centre, la maquette du nouvel hôtel de ville. Gravure parue dans Le Monde illustré du 18 avril 1885
Photo BAVP
Le Sudoc un outil précieux pour la recherche
Intermédiaire entre usagers et documents, la valeur et l’intérêt d’un catalogue dépendent à la fois de son contenu – exhaustivité et actualité – et de sa qualité – mise à jour et fiabilité des données.
Les centres régionaux contribuent chaque jour à façonner un catalogue collectif, qui tend à l’exhaustivité, en matière de signalement des publications en série, anciennes, récentes et sur tous les supports, et à l’encyclopédisme, en terme de couverture documentaire, tout en veillant à la cohérence et à l’actualité des données, mises à la disposition de tous.
Histoire juridique
Héritière d’une histoire ancienne – la première mention d’une « bibliothèque de l’École de droit » remonte à 1475 – la bibliothèque Cujas, riche d’environ 1 million de documents imprimés (monographies, encyclopédies, ouvrages à feuillets mobiles, thèses, mémoires, périodiques) est devenue la bibliothèque de référence dans le domaine de l’histoire du droit et de l’actualité juridique.
http://biu-cujas.univ-paris1.fr
Bibliothèques parlementaires
Créée en 1800, la bibliothèque du Sénat est destinée aux sénateurs. Des autorisations exceptionnelles peuvent être délivrées pour les recherches portant sur l’institution sénatoriale, ses bâtiments ou sur les documents uniquement détenus par elle. Ses collections se répartissent comme suit : 450 000 ouvrages, des manuscrits et plus de 850 titres de périodiques. Les travaux parlementaires y sont entièrement consultables.
http://www.senat.fr/ et pour l’aspect historique http://www.senat.fr/histoire/
Créée par la loi du 14 ventôse an IV (4 mars 1796) la bibliothèque de l’Assemblée nationale est destinée aux députés. C’est une bibliothèque à l’accès réservé et de dernier recours, dont les collections se répartissent comme suit : 700 000 ouvrages en français, principalement de droit, de science politique, d’histoire, d’économie et de sciences sociales, thèses universitaires (dans les mêmes domaines), 670 périodiques, 220 quotidiens (compte tenu des éditions locales), ainsi qu’un fonds ancien riche de 2 000 manuscrits environ, de 80 incunables et de nombreuses éditions originales.
http://www.assemblee-nationale.fr/ et pour l’aspect historique http://www.assemblee-nationale.fr/histoire/
Histoire administrative
La bibliothèque administrative de la Ville de Paris (BAVP) a été créée en 1872. L’essentiel de ses collections concerne les XIXe et XXe siècles. Ouverte au public, ses collections comprennent 500 000 ouvrages, 3 100 titres de périodiques, dont 1 260 vivants, un fonds de manuscrits et des fonds iconographiques. On y trouve la plus riche collection de publications officielles de la Ville de Paris et de l’ancien département de la Seine.
