Le 2 mai dernier, les 13 établissements du réseau BN-Opale ont « démarré » dans le système universitaire de documentation (voir Arabesques n° 21). Après plus de trois mois de préparation, le début du travail de production dans le catalogue du Sudoc a marqué le passage d’un réseau à un autre.
Le réseau BN-Opale
Les établissements concernés par cette première étape du déploiement – les étapes suivantes étant consacrées aux réseaux Sibil et Auroc, puis aux établissements dits « hors source » – étaient répartis, rappelons-le, en deux groupes. Le groupe 1 comprenait les SCD de Caen, Dijon, Lyon 3 et Saint‑Étienne, le SICD Lettres et sciences humaines de Lyon, et les bibliothèques Sainte‑Geneviève et de l’Institut national de recherche pédagogique. Dans le groupe 2, on retrouvait les SCD de Besançon, Orléans, Paris 1 et Paris 7, le SICD de Toulouse et la Bibliothèque de documentation internationale contemporaine. Lors d’une réunion à Paris le 17 janvier, tous les directeurs et les coordinateurs, accompagnés de représentants des services informatiques des universités, ont rencontré les experts de l’ABES et des représentants des sociétés Pica et Bull. Cette journée de lancement a été l’occasion de présenter le déroulement général de l’opération, les dates prévues pour les différentes actions, les tâches à accomplir dans les différents domaines.
Le travail de préparation
Entre le 18 janvier et le 2 mai, les deux groupes ont été successivement concernés par les actions de préparation nécessaires avant de pouvoir entamer le travail de catalogage dans le Sudoc et la véritable intégration au réseau. Deux phases se succèdent dans cette période du projet : l’une dite de préparation, l’autre dite de déploiement. Les établissements du groupe 1, ont procédé à la préparation du 22 janvier au 2 mars et au déploiement du 2 au 30 mars. Pour le groupe 2, la préparation a duré du 19 février au 30 mars, et le déploiement du 30 mars au 30 avril.
Pendant ces dix semaines, quatre domaines principaux ont été couverts : périmètre du déploiement à l’intérieur des établissements, formation des utilisateurs, déploiement des logiciels et alimentation des systèmes locaux. Pour le premier, après accord entre l’ABES et les établissements sur le nombre de bibliothèques devant être déployées (pour chaque SCD, peuvent travailler dans le Sudoc plusieurs sections ou bibliothèques intégrées), l’ABES et Pica ont procédé à une opération technique de transfert de données pour les publications en série, visant à permette aux établissements déployés de procéder au catalogage de leurs périodiques dans le Sudoc, tâche qui était jusque‑là assurée par les centres régionaux des publications en série – déployés, eux, à l’automne 2000.
La formation était répartie en trois modules distincts. Les sensibilisations, tout d’abord, étaient des présentations d’une demi‑journée proposées par deux experts ABES, dans chaque établissement, à tout le personnel. Elles se sont déroulées entre le 15 février et le 27 mars et ont souvent été l’occasion d’élargir la présentation aux personnels des bibliothèques associées ou unités documentaires non intégrées dans le Sudoc, ainsi qu’à des enseignants ou membres du personnel administratif des universités. La formation initiale, ensuite, a concerné les utilisateurs professionnels du Sudoc, catalogueurs ou responsables de PEB. 200 personnes ont été formées en mars et avril, soit à Paris soit à Montpellier, par les 10 formateurs relais externes chargés de cette opération. Le programme de cette semaine de formation, consacrée à l’utilisation professionnelle du logiciel WinIBW, parcourait l’interrogation, le catalogage et le prêt entre bibliothèques par l’interface PebNet/SU. Il a été revu et amélioré après chaque semaine de formation, à la suite de bilans faits par les stagiaires eux‑mêmes. Enfin, les coordinateurs ont reçu une formation particulière à leurs missions, lors d’une semaine passée à Montpellier (3,5 jours de formation suivis d’une journée de réunion), formation assurée par les formateurs relais internes de l’ABES. La société Bull, dans le même temps, a procédé à l’installation sur les différents sites des logiciels nécessaires au travail dans le Sudoc : WinIBW, PC Anywhere, un logiciel de prise de main à distance, module d’interfaçage entre PebNet et le Sudoc, et remise à niveau du navigateur Web si nécessaire. Préparée par un inventaire précis des postes informatiques concernés, cette opération s’est déroulée dans chaque établissement en mars et avril.
Enfin, le bon fonctionnement de l’alimentation des systèmes locaux dès le démarrage dans le Sudoc a été préparé par une série de tests. Chaque établissement, après un choix entre différentes options proposées pour la récupération des données dans le système local, a reçu de l’ABES des échantillons de notices sur lesquels tester les différents transferts intervenant dans cette opération.
2 mai 2001 : intégration du réseau BN‑Opale dans le Sudoc
Le mercredi 2 mai, les treize établissements ont démarré officiellement dans le Sudoc. Concrètement, cela a signifié pour les catalogueurs un changement de base de travail : jusqu’au 30 avril, leur travail de catalogage se faisait dans la base et le réseau BN‑Opale ; à partir du 2 mai, leur travail quotidien se fait dans la base et le réseau Sudoc. Pica a ensuite procédé à un dernier chargement en provenance du réseau BN‑Opale : celui du travail effectué par les établissements en avril, juste avant le changement de réseau.
Le travail de production dans le catalogue est accompagné par diverses opérations destinées à permettre les échanges et la communication entre les membres du réseau. Les catalogueurs sont inscrits dans une liste de diffusion leur permettant d’échanger leurs questions sur les principes et règles de catalogage dans le nouveau réseau ; les coordinateurs ont eux aussi une liste destinée à des échanges plus généraux. Le service assistance de l’ABES est là également pour aider les catalogueurs et les professionnels à traiter les éventuels problèmes rencontrés avec l’utilisation de WinIBW.
D’autre part, depuis le 2 mai, les échanges entre le système central et les systèmes locaux se sont progressivement mis en place. La fourniture de listes de correspondance permettant d’initialiser les échanges entre catalogue collectif et base locale a été suivie des premiers transferts réguliers (quotidiens) pour la plupart des établissements.
La phase de « démarrage » devait se terminer, au bout d’un mois, par une vérification, prévue dans le marché, du bon déroulement de toute l’opération du déploiement. Après cette ultime étape, le réseau du Sudoc se trouvait enrichi de treize nouveaux membres, ayant rejoint les sept bibliothèques pilotes et les trente quatre centres régionaux des publications en série.