À Lyon 2, les catalogueurs sont passés de BN-Opale au système universitaire de documentation.

Il y a maintenant plus de six mois que nous utilisons le système universitaire de documentation pour créer et « exemplariser » nos notices, dans le cadre d’un catalogage partagé avec les autres sites pilotes et, prochainement, avec les futures bibliothèques déployées. Après les premiers jours d’adaptation au logiciel WinIBW et la découverte de cette base riche de quatre millions de notices, le système universitaire de documentation est devenu le cadre normal de notre travail.

Avant l’expérimentation, divers moyens ont été mis en œuvre pour préparer ce changement : réunions des coordinateurs des sites pilotes, constitution en interne d’un groupe de travail, remises à niveau ou formations initiales aux prérequis, diffusion des documents de l’ABES...

L’expérience acquise au sein du réseau BN‑Opale a également constitué une bonne base pour aborder le système universitaire de documentation : nous retrouvons, par exemple, la procédure d’établissement de liens aux notices d’autorité, la construction des vedettes Rameau ou la gestion de statuts de notices.

Parmi les changements apportés par le système universitaire de documentation dans notre pratique quotidienne du catalogage, les plus marquants sont au nombre de quatre.

Un changement d’environnement

L’utilisation par le logiciel des fonctionnalités de Windows permet une grande variété d’affichages ; elle doit encore être améliorée, en particulier en ce qui concerne la navigation à l’intérieur de la base, un peu déroutante. En revanche l’accès en ligne au Guide méthodologique à l’aide d’un « navigateur », est un outil accueilli très favorablement. La possibilité de cataloguer en réseau sur un nombre de postes plus important que précédemment autorisera davantage de souplesse dans l’organisation du travail, donc une participation plus active des bibliothèques intégrées à ce catalogage partagé.

L’hétérogénéité des notices issues de la reprise des sources

Comme elles résultent de la fusion de notices de sources différentes, elles ont été enrichies par des informations d’origines diverses. Excepté pour les autorités, nous ne retrouvons pas les notices BN dans leur état initial. Le statut mis par défaut au moment de la constitution de la base ne permet donc pas de juger immédiatement de la complétude des notices reprises des sources. Nous rencontrons une grande variété de situations : notice bibliographique avec ou sans liens aux autorités, présence ou absence des notices d’autorité, etc. Cela oblige le catalogueur, dans un certain nombre de cas, à compléter la notice avant de se localiser ; de même devra‑t-il procéder à des modifications sur toutes les notices dérivées d’une base externe, telle que la base du catalogue RLG – Research Libraries Group.

L’absence de fichier de travail

Seul le statut saisi lors de la création permet d’indiquer le caractère inachevé d’une notice. À la bibliothèque universitaire, les catalogueurs insèrent dans l’ouvrage une fiche de circulation permettant de savoir à tout moment à quelle étape en est le catalogage. L’absence de fichier de travail est en partie compensée par la possibilité offerte aux personnes en formation d’utiliser une base d’entraînement et par l’existence d’une grille de saisie dite « novice ».

Le niveau d’attribution des droits pour les catalogueurs

C’est le coordinateur local, au niveau de l’établissement, qui crée les logins des utilisateurs dans le cadre de catégories définies au niveau national par l’ABES telles que « l’exemplarisation », le catalogage ou le catalogage avec autorisation de verrouiller les notices. Cette attribution nécessite, au démarrage, d’avoir fait le point sur les formations acquises et sur la répartition du travail. Elle est heureusement évolutive, ce qui devrait permettre, au fur et à mesure de l’expérience acquise et du bilan qui en est tiré, de modifier si nécessaire l’organisation du catalogage.