Les responsables de CR du CCNPS1, en « inactivité forcée » depuis le 14 juillet 2000, date de l’arrêt de la production dans l’application CCNPS, ont été conviés à une session de formation destinée à leur permettre de pouvoir reprendre leurs activités, dans le système universitaire de documentation. Cette formation s’est déroulée en trois sessions de quatre jours (17-20 octobre, 7-10 novembre et 14-17 novembre 2000) à Montpellier, au CINES, le Centre informatique national de l’enseignement supérieur, qui est le serveur informatique de l’ABES.
Le programme de cette formation était forcément assez lourd, car il fallait à la fois repréciser tout le nouveau contexte de travail induit par l’intégration du CCNPS dans le système universitaire de documentation, découvrir et prendre en main une nouvelle interface de travail (WinIBW), mais également découvrir un « nouveau » format de catalogage bibliographique et surtout trois autres formats de catalogage : données d’exemplaires, notices d’autorités et notices de centre de ressources (bibliothèque).
Le circuit de production des notices de publications en série n’était pas la partie la plus nouvelle de la formation, dans la mesure où il reprend pour l’essentiel ce qui existait dans le CCNPS : toute publication en série pour laquelle il n’existe aucune notice dans le registre de l’ISSN doit faire l’objet d’une demande de numérotation ; cette demande, établie par la bibliothèque qui possède la publication, transite par le centre régional (chargé du contrôle bibliographique), puis par l’ABES (chargée de la centralisation des demandes), pour être acheminée au centre de l’ISSN compétent.
Pour les responsables de centres régionaux, il y a cependant quelques nouveautés.
Le nouveau format UNIMARC (du système universitaire de documentation) doit être utilisé complètement, y compris pour les zones non contrôlées par l’ISSN.
Les bibliothèques déployées cataloguent elles‑mêmes leurs périodiques et leurs exemplaires (ce qui représentera à terme un allègement de la tâche des CR).
Le catalogage bibliographique change dans la mesure où tous les points d’accès susceptibles d’être contrôlés par autorité doivent l’être dans le système universitaire de documentation, ce qui suppose, soit l’établissement d’un lien avec une autorité existante (essentiellement collectivité-auteur et Rameau), soit la création préalable d’une notice d’autorité.
Les notices provenant de plusieurs sources, un des objectifs de la reprise des données a été de dédoublonner. Ceci concerne également les publications en série, pour lesquelles 15 000 notices ont été identifiées comme candidats doublons, et qu’il convient donc de traiter (en demandant la fusion ou non).
A l’occasion de cette formation, les responsables de centres régionaux ont également pu découvrir la vraie nouveauté du système universitaire de documentation, le format des données d’exemplaires, dans toute sa rigueur, puisqu’il s’agit désormais d’un format structuré. Ils ont également pu prendre la mesure du travail qui reste à accomplir sur les données reprises du CCNPS pour que tant l’affichage que l’utilisation de ces données d’exemplaires par le prêt entre bibliothèques deviennent optimaux : à savoir la vérification et la correction de TOUS les exemplaires repris. C’est un énorme travail, et c’est le prix à payer pour passer d’un format CCNPS « texte libre » difficilement exploitable à un format structuré, qui par définition peut être échangé entre système central et systèmes locaux, et exploité (automatiquement) dans le cadre des opérations de prêt entre bibliothèques.
De plus, les « entrées secondaires » du CCNPS étant supprimées, le responsable de centre régional est désormais le seul à pouvoir mettre à jour des données d’exemplaires pour les bibliothèques non‑déployées (ce qui au moins pendant la période du déploiement représente une énorme charge de travail supplémentaire pour le CR).
À la suite de cette formation, et après une période d’entraînement sur une base test destinée à permettre l’assimilation des outils et des nouveaux formats, les responsables de centres régionaux ont donc pu reprendre leurs activités « habituelles » dans le système universitaire de documentation. Par « habituelles » on entendra ici une énorme masse de travail de production (au moins jusqu’à ce que les bibliothèques dépendant du centre soient toutes déployées), ainsi qu’une énorme masse de travail rétroactif sur les exemplaires.
Par ailleurs, l’ABES reprend les chargements de notices en provenance de l’ISSN, à la fois pour constituer un réservoir de notices et pour mettre à jour les notices présentes dans le système universitaire de documentation ; plus exactement pour mettre à jour les zones « sous autorité ISSN ».
