Cataloguant dans la base BN-Opale, la base de la Bibliothèque nationale de France, le service commun de la documentation de l’université de Saint‑Étienne (après les sept sites pilotes et les trente-quatre centres de publications en série) fait partie de la première vague des bibliothèques qui migreront vers SUDOC, le système universitaire de documentation. Ce changement important intervient dans une période de profonde mutation pour l’université et son service de documentation.
L’université de Saint-Étienne, créée en 1969, est profondément pluridisciplinaire, puisqu’elle couvre toutes les disciplines, à l’exception de l’odontologie. Après une période d’augmentation massive du nombre d’étudiants, on assiste depuis trois ans à une chute significative des effectifs, conséquence de la chute démographique scolaire et de la reprise économique. Les effectifs tendant à se stabiliser autour de 13 000 étudiants l’université met à profit cette accalmie pour développer la recherche et mettre en place une école doctorale, réorganiser ses différentes filières, regrouper de manière plus rationnelle les sept sites stéphanois existants ; à Roanne, elle dispose d’un IUT de plein exercice et d’un premier cycle en sciences et AES.
Le SCD de l’université est implanté sur les trois principaux sites stéphanois et dispose de 1 500 m2 au rez-de-chaussée de la médiathèque de Roanne construite en 1997, à proximité des locaux universitaires. Un programme immobilier ambitieux permettra un meilleur accueil des étudiants sur tous les sites : la bibliothèque scientifique inaugura en décembre 2000 des locaux entièrement rénovés, la bibliothèque de médecine bénéficiera en 2001 d’une restructuration, avec 300 m2 supplémentaires, la bibliothèque de droit et lettres devrait en 2003 être agrandie de 3 800 m2. La coopération documentaire est depuis longtemps l’une des préoccupations prioritaires.1 Le réseau BRISE, bibliothèques en réseau informatisé de Saint‑Étienne, regroupe actuellement 11 établissements relevant des collectivités territoriales ou de l’enseignement supérieur sur 22 implantations. Il donne accès à 600 000 ouvrages répartis sur la ville et permet au lecteur de connaître ou d’utiliser les collections des différents partenaires. Actuellement, 30 % des lecteurs fréquentent au moins deux bibliothèques et 10 % du public non étudiant utilisent au moins une bibliothèque de l’enseignement supérieur. A l’exception de trois bibliothèques qui n’ont pu, pour des raisons techniques ou de personnels entrer dans le réseau, toutes les bibliothèques du SCD en font partie, et sur les 240 000 ouvrages que compte l’université, 160 000 figurent dans la base BRISE.
La nécessité de disposer d’un système de gestion capable de dialoguer avec le système universitaire de documentation, la saturation et l’obsolescence du système actuel nous ont conduit à envisager son changement. Envisageant dans un premier temps de maintenir un système unique pour préserver le même niveau de service (catalogue commun et carte de lecteur unique), les partenaires confrontés à des difficultés d’ordre juridique (élaboration d’un marché unique, droits liés aux notices de SUDOC) et de calendrier ont décidé de constituer deux réseaux distincts mais communicants : un réseau de l’enseignement supérieur piloté par l’université, avec l’École d’architecture de Saint‑Étienne, l’École d’ingénieurs de Saint‑Étienne et l’École de commerce, les autres établissements restant dans le réseau municipal piloté par la bibliothèque municipale. Souhaitant disposer de deux systèmes interconnectables, les deux partenaires ont choisi le même consultant pour les aider à élaborer leur cahier des charges, et le basculement du système actuel dans les futurs systèmes s’effectuera en même temps en juillet 2001.
La mise en place de SUDOC, prévue à l’Université Jean Monnet au printemps 2001, devrait précéder le changement du système de gestion, et il est envisagé que les nouvelles notices créées ou récupérées dans SUDOC soient stockées pour être reversées en une seule fois lors du basculement de la base bibliographique dans le système local. A l’heure actuelle, seule la bibliothèque de droit et lettres catalogue dans la base BN‑Opale, les autres sections se localisant sous des notices BN, récupérant des notices déchargées à partir du cédérom BN-Opale ou créant directement dans la base BRISE. La bibliothèque universitaire, souhaitant que toutes ses localisations rattachées à une notice BN‑Opale figurent dans SUDOC, a extrait ces notices qui ont été transmises à la Bibliothèque nationale de France pour que les localisations soient chargées dans la base BN‑Opale.
Il est certain que les changements qui vont intervenir au cours du premier semestre 2001 vont entraîner une surcharge de travail et un effort de formation très importants, mais par sa richesse, le système universitaire de documentation sera très rapidement un instrument de travail indispensable pour alléger les tâches de catalogage et terminer rapidement la numérisation des catalogues.
